書類のデジタル化について詳しく知りたい！

質問

書類を机や棚において置くと嵩張るので、スキャンしてPDF化し、PCやスマートフォンに入れてしまおう！という方法がよく紹介されているみたいですが、これって検索をかけられるのでしょうか？閲覧性に優れたビューワーを用いてもやはり、バッと広げたときの見やすさは紙媒体の方が勝ると思うんですよ。
　しかし、検索（Macの場合spotlight検索とか）で特定のキーワードを指定して膨大な量の書類から必要なものをすぐに取り出せるなら一気に利便性が逆転します、個人的には。何らかの方法で上記の方法を日常的に実践できないものでしょうか？スキャナー等の知識に詳しい方、ご回答をよろしくお願いします。

回答No.4

mk48a · ベストアンサー

スキャンしてPDFにする際に、OCR機能を持ったPDF作成ソフトで作成しなければ、ただの画像データなので、検索は不可能です。（手入力してものを除く）
OCR機能でPDFに透明テキストを追加しておけば、PDFに対応した検索ソフトで検索可能になります。
業務用スキャナではそのようなソフトウェアが付いている場合があります。
無い場合は以下のようなソフトを購入する必要があります。
http://www.google.co.jp/search?hl=ja&rlz=1B3GGIC_jaJP279JP310&q=%E3%82%B9%E3%82%AD%E3%83%A3%E3%83%8A%E3%83%BC+PDF+%E9%80%8F%E6%98%8E%E3%83%86%E3%82%AD%E3%82%B9%E3%83%88+%E3%82%BD%E3%83%95%E3%83%88&btnG=%E6%A4%9C%E7%B4%A2&lr=&aq=f&oq=

お礼

お礼が遅くなりました。皆様方のアドバイスのおかげで、スキャナやPDFについての知識が大変深まりました。失礼ですが、こちらを全ての回答に対するまとめとさせていただきます。ご回答いただきありがとうございました。大変参考になりました。

回答No.3

ts3m-ickw

うちの会社では文書の電子化を進めています。個人レベルの話ではないので参考までに。
作成した文書の電子データ（WordやPPTなど）を登録して発行すると、PDF化してサーバ保存されます。
サーバ上では社内Googleで全文検索できるので検索はとてつもなく便利です。
文書の配布もURLをメールで送るだけなので、システマチックで簡単です。
閲覧は慣れですね。PDFリーダでもそんなに苦労しませんよ（仕事柄、特許明細書を全文PDFで読んでるせいもあるかもしれませんが）。

紙媒体のスキャナによるPDF化もやってますが、OCRを併設してないので必要最小限の事項は手入力して登録しているようです。
まあ紙媒体なんて社内作成のものはほとんど無いんですけどね。

回答No.2

khngrncr

紙には紙の、ＰＤＦにはＰＤＦのそれぞれ長所・短所はありますが、こと「検索」するならばＰＤＦの方が圧倒的に便利かと思います。
ファイル名に日付やタイトルをつけるだけでも整理ができるのですが、「透明テキスト付きＰＤＦ」にすると、完璧とはいいませんが、ページ内の語句でも検索できるようになると思います。

回答No.1

Cupper

仕事で PDFファイルのドキュメントを利用している者です
正直なところ、紙での閲覧のほうが便利

語句の検索は確かに便利ですが、その前後の文章の閲覧は紙媒体にはかないません
A4サイズの紙を持って移動することを考えていてください
パソコンを持っていく…
パソコンを持っていくなんて冗談じゃないよ
数ページに渡る文章を前後を確認しながら読む
パソコンじゃ1600x1200ドットくらいのモニタでなければ話にならない

小説を読むくらいなら問題はないかもしれませんが、参考資料やドキュメントを閲覧するのであれば
お奨めはしません
自分が勤める会社はドキュメントが常に最新状態にあることが義務付けられてるので
PDFでの配布（閲覧）はしかたがないものだとあきらめています
（必要なら紙に印刷して使いますけどね）

ちなみにスマートフォンに入れて閲覧できるファイルサイズはそんなに大きくありません
ファイルサイズが大きすぎると閲覧そのものができませんので注意しましょう

お礼

素早い回答ありがとうございます。やはり紙ならではの閲覧性のよさっていうのもあるのですね。改めて、なんでもかんでもデジタル化すれば良いというものではないのだなと痛感しました。ちなみに、結局スキャンする際にPDFとして保存しておくとあとでPC等で検索できるのでしょうか？もし宜しければ補足していただけると助かります。