名刺と年賀状などのファイリングの仕方！

質問

現在総務で仕事をしているのですがその仕事の中に社長が受け取った名刺と年賀状の整理・ファイリングがあります。
4月から私の仕事になったのですが、前任者の引継ぎも特になく最初から整理しなければなりません。
そこでどの様な方法でファイリングしたら一番良いでしょうか？（ファイリングする順番や整理するための道具は何を使ったら整理しやすいでしょうか？取り出す時に探しやすいでしょうか？）また参考にできるサイトなどがあれば教えて下さい。
よろしくお願いします。

回答No.2

koma24 · ベストアンサー

こんにちは、
私のおすすめはＢＯＸ型のものです。特に名刺が大量にある場合、図書館にある図書カード（本別、作者別になっていてあいうえお順でさがせるあれです）形式で整理するのがいちばんです。この形式できっちり整理しとけば最初ちょっとたいへんかもしれませんがあとあと楽ですよ。
というのも、いままである名刺を単に整理するだけなら、クリアーホルダー型のブックタイプでもいいんですが、順不同で増えていくんですよね～。一見見開きで見やすそうですけど、増えていくにつれあとあと大変になってきます。
やってみると分るんですが、順番に並べていくと（ルーズリーフタイプでも）途中でいちいち入れ替えないといけない場所が必ずでてくるんです。
それに、名刺を途中で必要とされるときは大概、相手の連絡先をしらべたり教えたりするときなんで、コピーをとることも多いです。そういったときにＢＯＸタイプだとさっととりだせるし、出したところにポストイットでも張っとけば戻すときも楽です。
はがきは利用頻度を考えると、やはりこっちも箱がで管理するか１年ごとで輪ゴムであいうえお順にまとめておくだけでもよいかもしれませんね。
こういったグッズは文房具屋さんでいろいろ探せますよ。

お礼

回答ありがとうございます。
BOX型というのはいいですね！
社長の名刺なので半端ではない数があるのでブック型で大丈夫かな・・？と心配でした。
BOX型ならkoma24さんが言うように後からたくさん増えても困らなさそうですしね。
とても参考になりました。

回答No.1

kisukeblue

こんばんは。
名刺は、専用の名刺フォルダーがあります。Ａ４～Ｂ４くらいの大きさで見開きで４０枚くらい入ったような・・・（写真やさんでくれる透明ポケットのアルバムをイメージしていただければ。ポケットが名刺サイズになってます。）
わかりやすいのは会社名のあいうえお順が一番わかりやすいかと思います。例えば1ページ目は　あ○○株式会社の方の名刺、少しスペースを開けて次は　い○○株式会社という風に。ページにあいうえおのインデックスをつければわかりやすいと思います。
年賀状はそのままボックスに横向きに入れ、同じく会社名であいうえお順に入れてます。穴を開けてリングで閉じてもいいかと思います。

お礼

回答ありがとうございます。
総務関係のファイリング等ならいつもの通りさっとやってしまうことはできるのですが、社長のものとなるとどうしてもキチントやらなくてはと思ってしまいどうしたらよいものかと悩んでしましました。
やはり会社の名前あいうえお順で入れていくのがよいのですね。