PTA活動で請求できる経費とは？

質問

小学校の校外委員をしています。

緊急連絡網を流したり（《緊急》なので、留守の場合は次の方へまわす必要があり、１本の連絡に１０本以上の電話をした事もありました）、関係資料を集める為に自宅のパソコンでインターネット検索したり、配布文書を自宅で作成、印刷したりと《持ち出し分》が多いなぁと思います。会計さんに話したら、「かかった費用は経費として申請していいんだよ」と言われますが、一年間に何件の連絡網を流したか、とか、１年間に作った文書に使った用紙の枚数は？なんて、正確には把握できません。

委員は、持ち回りで皆がするんだから、お互い様という考えでいましたが、同じ委員でもやる気の無い人は何もしないで（連絡網くらいはまわしているかもしれませんが）終ろうとしています。また、子供が何人いようと、一度も委員活動をしないで（仕事を持っている人など）卒業してしまう人も何人もいます。その辺の平等を考えると、どのようにするのが最も好ましいのか悩んでいます。

そこで、質問ですが、皆さんの学校ではそのような持ち出し分はどうなさっていますか？
《通信費》とか、《活動費》などを貰っているという方はいませんか？

回答No.3

Spur · ベストアンサー

インクの件ですが、もらえばよいと思いますよ。
紙と一緒に１本買って、その領収書でもらえばよいと思います。
会の印刷には半分しか使わなくても良いじゃないですか。
手間隙もかけているのですから、それくらいは出してもらっても良いと思います。
紙も、200枚とか300枚しか使わなくても、500枚の領収書でよいですよ。
もちろん、インクは使えないですが、紙は余ったら次年度の人に渡せばそいのですけどね。

お礼

お礼が遅くなり、申し訳ありませんでした。

昨日、最後の委員会があり、インクについては（とうとう交換する事になり、領収書があったので）経費として認めてもらえる事になりました。

回答ありがとうございました。

回答No.2

Bokkemon

印刷用紙は現物支給しています（年間の必要数は、特別印刷ミスが多い人でもなければ、概ね予想できますので）。その他の経費も経年でだいたい見積もれますから、みなしで必要費を前渡ししてもらっています。

もし、活動内容が大きく変わったり（例えばイベントが追加されたり）、物価に合わなくなったりした場合は、年度末決算のときに報告して、必要費を改定しています。

多少の誤差は目をつぶるという感覚がないと、できないこととは思いますが。

お礼

＞みなしで必要費を前渡ししてもらっています。
ということは、委員は全員同等の働きをするという前提でな訳ですね？うちの学校の場合、委員さんの中でも働きに大きな差があるので（だから、一部の人にしわ寄せがいってしまい、持ち出しもその分多くなるのですが）《みなし》とすると誰を基準にするかがすごく問題になると思うのです。でも、《みなし》でやってもらえたら、すごくいいですよね。

＞多少の誤差は目をつぶるという感覚がないと
それは、そうですよね。金額としてカウントできない部分も絶対あると思うし。

他の委員さんは、自腹でやっていても「委員になったんだから仕方ない」と目をつぶっているんですが、何か間違っているような気がして仕方ないのです。具体的なやり方が聞けて、参考になりました。ありがとうございました。

回答No.1

Spur

役柄は違いますが、私は小さな町の区の仕事を民間ボランティアでしています。
参考にしてください。
ポイントは、実際に費用を使った請求書や領収書が必要ということです。

印刷に使う紙やインクは、その都度、使った量を把握するのは無理なので、500枚単位で買って、その領収書で処理してもらいます。
電話や車のガソリン代も把握できないので、規則を作り、年間３千円もらっています。
それ以外にファイルや文房具などを購入したときは、その領収書で処理してもらっています。

とにかく、「その会のために使った」という領収書が必要ですから、電話が何回とか、車で何km走ったとかは請求するのが難しいでしょう。

お礼

＞「その会のために使った」という領収書が必要

そうですよね。やはり、領収書が必要ですよね。プリンターの黒インクの減りが早くて、とうとう交換したんですけど、１本全部をその会の為だけにつかったのではないと思うと、請求しづらくて…やっぱり泣き寝入りしかないのかなぁという気持ちになります。

回答、ありがとうございました。