この社内文書についてアドバイス、訂正お願いします。

質問

中小企業の社内文書を作成をしているのですが。（メールで
送ることが多いです）

どうも堅い文章が苦手で困っています。
以下の文書でおかしいところがあればなおしていただけませんか？

よろしくお願いします。

（会議について以前も皆さんに、案内文書を送っているのですが
、リマインダという形で再度案内し、
皆さんがどの日に出席するのか確認する名目の文書です。
必ず送っておくように上司にいわれていて、困っています
よろしくお願いします）

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●●部各位

以前もメールにてご案内させて頂いておりますが山田さん主催の
会議について、下記の通りご案内いたします。

日程　１１月１日　又は　１１月２日　

o １日か、2日どちらか、都合の良い日を選んでご出席ください。

時間　１５：００－１６：００

場所　●×会議室　

お忙しいところをお手数ですが、１日か、2日、どちらに出席
されるか明記の上、必ずお返事をお願い致します。

全員参加必須の会議です。お忙しいとは存じますが必ずご出席をお願い致します。

宜しくお願い致します。
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回答No.4

896966 · ベストアンサー

質問文を元に下記案内文作成致しました。
お粗末ながら、参考になれば幸いです。

●●部各位

先般メールにてご案内させて頂いております山田様主催の会議の件、下記のとおり詳細が決定致しましたので、改めてご案内申し上げます。

日時：11月1日（土）または11月2日（日） 《どちらか一方を選択下さい》
15：00～16：00（両日共通）
於：●×会議室

※誠に勝手ながら、この会議は全員参加必須とさせて頂いております。万障お繰り合わせの上ご出席下さい。
尚、準備の都合もございますので、ご多忙中の折、大変恐縮ではございますが、〇月〇日××時までに△△課（担当▲▲）まで返答下さいます様、宜しくお願い申し上げます。

ご不明な点等ございましたら、△△課（担当▲▲）までお問い合わせください。

お礼

大変丁寧な回答をありがとうございます。
なんて書けばいいのか、いつも困るのでとても参考になりました！
本当にありがとうございます。

早速参考に文章を作成したいと思います！！

回答No.5

ojisan-man

No.４さんの文例でほぼＯＫと思います。

ビジネス文書に不可欠なものとして、
・表題（No.４さんにはこれだけが抜けています）
　今回なら『○○会議開催について（出席者再確認のため再送）』
・発信日付
・宛先、発信者（責任者名で発信した場合は別途連絡担当者名も明記）
・この文書の目的（会議開催を知らせるだけなのか、出欠報告を要請するのか等々）
・説明内容（会議の開催日時、主旨、所要時間等）
・出欠回答の宛先、担当者名、報告手段等
・文書の最後には必ず『以上』を入れる

簡潔かつ明確（誰が読んでも間違わないということが重要）に。
あとビジネス文書は基本的に「である」調です。

お礼

ありがとうございます。
簡潔に明確に。これは非常に大切ですね！！

皆忙しいので、長ったらしく読みにくいメールは
避けたいはずです。できるだけわかりやすく、すぐ読めるような
文章を心がけたいと思います！！

ありがとうございました。

回答No.3

t-aka

ぱっと見た感じ、それほど悪くないな、とは思いましたが、
所々修正したほうがよいのでは？と思うところがあります。
文頭からすすめると…

●発信者氏名
会社に依って異なると思いますが
記載しておいたほうが無難です。

●書き出しについて
少し対外向けな感じがします。
「以前にもメールにて連絡いたしましたが」
で良いと思います。
ただし役職等にも送付する場合は別ですが。
また、下記のとおり、と来ると必ず「記」をおく必要があります。
「記」をおかない場合は、以下のとおり、でよいでしょう。
そして一番大事なのが、
この辺りに「全員必須」の記述をすることです。
一番言いたいことはなるべく頭のほうに載せるようにしましょう。

●質問の重複
どちらか出席の旨の問い掛けが二回でています。
一方を削除したほうがよいでしょう。

●締め
お忙しいかと思いますが、
○日までに（×）に返信ください。
以上…
とすればよいでしょう。

社内メールはなるべく簡潔にを心がければ大丈夫です。

頑張ってくださいね。

お礼

ありがとうございます。

トップの人にも出すメールなので、あまりフレンドリーすぎるのは
どうなのかなと思い、堅い書き方になってしまいました・・

おっしゃるとおり、言いたいことはなるべく頭のほうで言うべきですね。あと同じことを２回書かないようにしたいと思います。

お忙しいかと思いますが、●日までに返信ください、
でいいですよね。

本当に参考になりました！
ありがとうございました！！

回答No.2

gisahann

返事は何処へ、何時までに、どのような方法で？
５W１Hの法則に則って必ず書くことです。
本筋は、文章の堅さは問題ではありません。
いあとは、１番さんのおっしゃると通り。

お礼

どうもありがとうございます。確かにそのあたりを明確にすべきですね！
ご指摘ありがとうございます！

回答No.1

noname#77845

「全員参加必須」の会議なのに2回も開催するのですか？
どちらかに参加すればOKなのですか？
1日目の会議で決定した事項が2日目で変更になったら1日目の人にはどう説明するのでしょうか？
ということで、「どちらか都合の良い日を選んで…」は変です。

「全員参加」なら業務命令でいいんじゃないんですか？
業務命令なら「ご案内…」は変でしょう、「連絡」又は「通知」で十分です。
業務命令なら「お忙しいとは存じますが…」は変でしょう。仕事をしている以上、忙しいに決まってます。

どちらも都合が悪かったら誰に連絡すればいいんでしょう？
「山田さん」に直接参加日を通知してもいいんですか？
会議の主催者又は関係者の連絡先は必須でしょう。

お礼

どうもありがとうございます。

全員参加なのですが、皆忙しく、１日だけでは皆集まらないので
、２回に分けてやることになったのです

業務命令なんですが、もう少しやわらかい言い方はないかなと
思いあのような書き方になりました。

また、都合が悪いときは、山田（仮名）に
直接メールしていただきたいと思います。

確かに誰に連絡すべきなのか、明確にすべきですね！！！
ありがとうございました。