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この社内文書についてアドバイス、訂正お願いします。
中小企業の社内文書を作成をしているのですが。（メールで 送ることが多いです） どうも堅い文章が苦手で困っています。 以下の文書でおかしいところがあればなおしていただけませんか？ よろしくお願いします。 （会議について以前も皆さんに、案内文書を送っているのですが 、リマインダという形で再度案内し、 皆さんがどの日に出席するのか確認する名目の文書です。 必ず送っておくように上司にいわれていて、困っています よろしくお願いします） ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー ●●部各位 以前もメールにてご案内させて頂いておりますが山田さん主催の 会議について、下記の通りご案内いたします。 日程 １１月１日 又は １１月２日 o １日か、2日どちらか、都合の良い日を選んでご出席ください。 時間 １５：００－１６：００ 場所 ●×会議室 お忙しいところをお手数ですが、１日か、2日、どちらに出席 されるか明記の上、必ずお返事をお願い致します。 全員参加必須の会議です。お忙しいとは存じますが必ずご出席をお願い致します。 宜しくお願い致します。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
- petiterose
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質問文を元に下記案内文作成致しました。 お粗末ながら、参考になれば幸いです。 ●●部各位 先般メールにてご案内させて頂いております山田様主催の会議の件、下記のとおり詳細が決定致しましたので、改めてご案内申し上げます。 日時：11月1日（土）または11月2日（日） 《どちらか一方を選択下さい》 15：00～16：00（両日共通） 於：●×会議室 ※誠に勝手ながら、この会議は全員参加必須とさせて頂いております。万障お繰り合わせの上ご出席下さい。 尚、準備の都合もございますので、ご多忙中の折、大変恐縮ではございますが、〇月〇日××時までに△△課（担当▲▲）まで返答下さいます様、宜しくお願い申し上げます。 ご不明な点等ございましたら、△△課（担当▲▲）までお問い合わせください。
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- ojisan-man
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No.４さんの文例でほぼＯＫと思います。 ビジネス文書に不可欠なものとして、 ・表題（No.４さんにはこれだけが抜けています） 今回なら『○○会議開催について（出席者再確認のため再送）』 ・発信日付 ・宛先、発信者（責任者名で発信した場合は別途連絡担当者名も明記） ・この文書の目的（会議開催を知らせるだけなのか、出欠報告を要請するのか等々） ・説明内容（会議の開催日時、主旨、所要時間等） ・出欠回答の宛先、担当者名、報告手段等 ・文書の最後には必ず『以上』を入れる 簡潔かつ明確（誰が読んでも間違わないということが重要）に。 あとビジネス文書は基本的に「である」調です。
お礼
ありがとうございます。 簡潔に明確に。これは非常に大切ですね！！ 皆忙しいので、長ったらしく読みにくいメールは 避けたいはずです。できるだけわかりやすく、すぐ読めるような 文章を心がけたいと思います！！ ありがとうございました。
- t-aka
- ベストアンサー率36% (114/314)
ぱっと見た感じ、それほど悪くないな、とは思いましたが、 所々修正したほうがよいのでは？と思うところがあります。 文頭からすすめると… ●発信者氏名 会社に依って異なると思いますが 記載しておいたほうが無難です。 ●書き出しについて 少し対外向けな感じがします。 「以前にもメールにて連絡いたしましたが」 で良いと思います。 ただし役職等にも送付する場合は別ですが。 また、下記のとおり、と来ると必ず「記」をおく必要があります。 「記」をおかない場合は、以下のとおり、でよいでしょう。 そして一番大事なのが、 この辺りに「全員必須」の記述をすることです。 一番言いたいことはなるべく頭のほうに載せるようにしましょう。 ●質問の重複 どちらか出席の旨の問い掛けが二回でています。 一方を削除したほうがよいでしょう。 ●締め お忙しいかと思いますが、 ○日までに（×）に返信ください。 以上… とすればよいでしょう。 社内メールはなるべく簡潔にを心がければ大丈夫です。 頑張ってくださいね。
お礼
ありがとうございます。 トップの人にも出すメールなので、あまりフレンドリーすぎるのは どうなのかなと思い、堅い書き方になってしまいました・・ おっしゃるとおり、言いたいことはなるべく頭のほうで言うべきですね。あと同じことを２回書かないようにしたいと思います。 お忙しいかと思いますが、●日までに返信ください、 でいいですよね。 本当に参考になりました！ ありがとうございました！！
- gisahann
- ベストアンサー率37% (973/2616)
返事は何処へ、何時までに、どのような方法で？ ５W１Hの法則に則って必ず書くことです。 本筋は、文章の堅さは問題ではありません。 いあとは、１番さんのおっしゃると通り。
お礼
どうもありがとうございます。確かにそのあたりを明確にすべきですね！ ご指摘ありがとうございます！
「全員参加必須」の会議なのに2回も開催するのですか？ どちらかに参加すればOKなのですか？ 1日目の会議で決定した事項が2日目で変更になったら1日目の人にはどう説明するのでしょうか？ ということで、「どちらか都合の良い日を選んで…」は変です。 「全員参加」なら業務命令でいいんじゃないんですか？ 業務命令なら「ご案内…」は変でしょう、「連絡」又は「通知」で十分です。 業務命令なら「お忙しいとは存じますが…」は変でしょう。仕事をしている以上、忙しいに決まってます。 どちらも都合が悪かったら誰に連絡すればいいんでしょう？ 「山田さん」に直接参加日を通知してもいいんですか？ 会議の主催者又は関係者の連絡先は必須でしょう。
お礼
どうもありがとうございます。 全員参加なのですが、皆忙しく、１日だけでは皆集まらないので 、２回に分けてやることになったのです 業務命令なんですが、もう少しやわらかい言い方はないかなと 思いあのような書き方になりました。 また、都合が悪いときは、山田（仮名）に 直接メールしていただきたいと思います。 確かに誰に連絡すべきなのか、明確にすべきですね！！！ ありがとうございました。
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エステで事務をしています。入社して3カ月になります。 お店から上がってくる日報（手書き）を毎日エクセルで打ち込んでいますが、 記入漏れ・ミス・提出漏れなど毎日必ずどこか間違っています。 毎月1日と15日にエステティシャンのみんなとインストラクター2名・社長・副社長で会館などを借りて会議をしているのですが、 私が入社当初顔合わせで一回出席しただけで、副社長より帰っていいと言われ 事務所に誰もいなくなるので留守番の意味もあるのかな？と思い、一日会議に出席すると事務仕事も溜まってしまうので 以降は出席せずにいました（出席しなくても特に何も言われませんせした）。 私としては、お店でみんながどんな働き方をしていようと 数字や記入ミスさえしてくれなければそれでいいのですが、今日副社長から 「お店のひとたちとあなたとの間でひずみが生まれているようだ。あなたもお店の流れをわかっていないといけないし、エステティシャンのみんなもあなたの仕事の流れをある程度つかむ必要があると思う。あなたから会議に出ますと言われるのを待っていたのだったが、まず日報の間違いを減らすには、会議に出てお店の流れをつかむべきではないか？仕事がきついのならもう一人雇わないといけないが、それもあなたから言ってくれないとわからない。私は最近別の支店に行っていて事務所に来られないことも多いけど、わからないことを電話で相談してくれる機会も少ないみたいだし。。」と言われました。 会議は10：00から21：00までみっちりやっており 事務と商品管理を私一人で3店舗分切り盛りしているので全日出ていると事務が全くできず、はっきり言ってきついです。 みんなが事務の流れを知ったところで、記入ミスや計算間違い・提出遅れが減るとは思えないし （何度も私からも言っているのに直らない） 私の中でも、もう一人雇ってほしいという気持ちはあったのですが、私はまだ入社して3カ月なので 人をもう一人雇ってくださいと進言できる立場でもないと思っていたので、今は黙って与えられた仕事をこなす時期かと思っていました。 私だって本当は副社長にわからないことを相談したいのですが、電話をするとエステティシャンのみんなの指導に入っていたり、留守電になっていたりお休みだったり（気を遣ってかけられない）でつながらないこともしばしばあり、副社長の事務所出勤日にまとめて聞くしかないかと思い溜めておくのですが、シフトも直前に変更しているらしく、いつ出勤か休みか全く読めません。 何より、副社長はちょっとヒステリックな部分があるので、すごく聞きづらいです。 余談をたくさんしてしまいすみません。。 最近、もしかしたらこの仕事に向いてないのかな。。と思うようになったのですが 事務仕事がたまってでも会議に出るべきですか？半日しか出られないと言ったら、また巻き返しをくらいそうで怖いです。
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- 社会・職場
お礼
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