会社から校友会名簿を借りることは個人情報保護の観点から問題になるのでしょうか？

質問

お尋ねいたします。

会社内で、大学のＯＢ会を結成しようと思っていますが、
社員データを管理している総務部門から、
ＯＢ名簿を借り受けたり、ＯＢの名前を教えてもらったりすることは、
個人情報保護の観点から問題とされてしまうのでしょうか？

よろしくご指導ください。

回答No.6

sophia77 · ベストアンサー

1.会社の同意の問題
会社の同意なく、OB名簿を持ち出せば、社の物の無断持ち出しであり、個人情報保護法の問題には無関係に違法な行為ということになります。
しかし、お尋ねの趣旨には「ＯＢ名簿を借り受けたり、ＯＢの名前を教えてもらったり」とあり、補足として「会社側の命令のもとに」とあるので、少なくとも名簿の持ち出しや、名前の聴き取りについて、会社の同意の有無という問題は生じないものとしてお答えします。
2.個人情報保護法上の問題点
会社の命令ということになると、ご質問者は会社の従業員なので、OB会の結成という行為自体が、会社としての行為と見られるものと思われます。したがって、社内でOB会を結成するために、会社自体が総務部門の保有する社員の個人情報を利用して差し支えないかという問題になりますが、OB会の結成目的が何かという問題とも関連し、それが福利厚生のためということができるものであれば、総務部門の保有する社員の個人情報は、通常は福利厚生目的での利用も含むと考えられるため問題はないと思いますが、福利厚生といえるためには、社員全員について平等にその機会や恩恵が与えられることが必要と思われ、OB会の結成はそれ自体直ちに福利厚生目的とは言えないと思われます。
3.プライバシーの問題
OB会の結成ということになると、社員の「学歴」に関係してくるため、総務部門(職務の性質上当然に、社員の学歴を知りうる人)でない社員に他の社員の学歴情報を知らせるということは適切でないと考えます。たとえば、社員の健康増進を担当する部門が「社員を成人病から守る」ために、「体重75kg以上の社員」に食生活上のアドバイスをするとしたとき、関係ない部門の社員に、体重75kg以上の社員のリストを渡し、連絡させるのはまずいと思いますが、それは体重は個人情報であるという理由よりも、プライバシーの保護という理由になります。また、これは法律論ではなく、個人的な感想ですが、「学閥」のようなものになる可能性もあり、社内に新たな緊張要素を作り出すものになりかねず、OB会の結成が会社のためになるかどうか疑問のように思います。

お礼

今後、慎重に対応していきたいと存じます、
重ねがさね、詳しくお教えいただき、
ありがとうございました！

回答No.5

mike_momo

逆にNo3様へのご質問を含めてご質問になってしまうかもしれません。

会社側が個人情報の取り扱いに関して（例えば個人情報保護宣言等）で社員の個人情報利用目的の中に「自社(及びグループ会社等)社員相互親睦のためまたは社員の福利厚生に関連する一切の事項」と規定してあった場合は、社員ひとりひとり個別に明示する必要はないと思慮します。（実務上は電話確認等を行うことで事故回避することを勧めていますが）極論便法になってしまうかもしれませんが、その辺も含め、また会社に内緒でということも問題があり「会社の同意」という表現をしました。（私が個人情報保護宣言作成に携わった法人にはこの辺をよく理解していただいたものですから）
もっともＰマークを取得している法人は別として、大概の法人では顧客に対する情報に関してはシビアになっていますが、自社の社員の情報が「個人情報」と認識してもそこまでプライバシーポリシーで明示しているところは少ないと聞いています。（更に言えばこの点は労使間の機密保持誓約を交わしていればいちいち保護宣言する必要はないとも考えられます）その観点からすると会社の同意云々ではなく当然情報の主体(者)たる社員の同意とすることが本旨です。
他の質問に関してもそうですが、私の説明が稚拙で申し訳ありません。
関係者各位お間違えなき様、お願いいたします。

回答No.4

sophia77

ANo.3ですが、回答の中で「会社以外の者」というのは、「社員以外の者」という意味ではなく、あなたも「会社以外の者」になりますので、念のため申し添えます。個人情報保護法の法文を読めば、明瞭にご理解いただけると思います。

お礼

新たな質問で恐縮ですが、
逆に、
「会社側の命令のもとに、出身大学別のＯＢ会を作るとして、
該当するＯＢ社員に連絡を取る」
としたら、いかがなものでしょうか？

回答No.3

sophia77

一部誤解があるようなので、口をはさみます。会社が個人情報取扱事業者であることを前提に申し上げますと、個人情報保護法上、会社の人事データを会社以外の者に提供することは、第三者への提供となり、目的を明示して本人から同意を得なければなりません。つまり、お尋ねの場合は、会社の同意の有無の問題ではありません。

お礼

回答をお寄せくださり、ありがとうございます！
なお、ＮＯ．４で新たな質問をさせていただきました、
重ねてご指導の程、よろしくお願いいたします。

回答No.2

mike_momo

当然問題ありです。
そもそも「社員データを管理している総務部門」が首を縦に振るはずがありません。

手順
(1)「社員データを管理している総務部門」に○○の目的でＯＢ会を設立し該当者の募集をするという許可を得ます。
(2)会則を作り、「プライバシーポリシー」または「個人情報の取り扱いについて」ということで（収集目的）（利用目的）（管理者・管理方法）（第三者利用・ＯＢ会以外への情報の提供の有無）（退会・個人情報の利用停止）（登録者の第三者利用・ＯＢ会以外への情報の提供の有無、有であれば手続き方法）についての項目を最低限盛り込みます。
(3)従業員全員が閲覧可能な掲示板またはイントラネットで案内を掲示します。勿論(2)で作成した会則をきちんと明示します。

クチコミで行うのが手っ取り早く、登録時は本人の了解も一応得ている形ですのでよさそうに思えますが、その作成した名簿が流出しては意味がありません。
個人情報の紛失・流失は90％以上身内（社内）からです。

皆さんＤＭ送付だとか、名簿作成だとか案外簡単に考えておられるようですが、慎重に慎重を重ねることは言うまでもないですよね。
「個人情報取扱事業者」（過去半年間で5000件のデータ保有の個人・法人）でなければ何をしてもＯＫというわけではありません。

個人情報保護に関する法律（通称：個人情報保護法）はそれほどボリュームのある法律ではありませんから、一読された方が良いかもしれません。参考ＵＲＬに入れておきます。

参考URL：

http://www.kantei.go.jp/jp/it/privacy/houseika/hourituan/

お礼

詳しくわかりやすくお教えくださり、
ありがとうございました！

回答No.1

meitoku

当然です。
口コミで賛同者をつのり名簿を作成するのがいいと思います。
必ず業務外の時間で行い会社支給品等の消耗品も使用しない事。

お礼

わかりました、早速お教えくださり、ありがとうございました！