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仕事での文書について…
小さなことかもしれませんが、困ってます。 某小売店のギフト売り場でのことです。 お歳暮の発送票の控えを、こちらの手違いでお客様に渡し忘れてしまいました。 上司に相談して郵送することになったのですが、 その時何か、添え状(お詫び状？)みたいなものが必要ですよね。 お客様は近所の自動車修理屋さんなのですが、 「相手は会社、ビジネス文書だから『拝啓、貴社益々…』と書くべきだ」という人と 「丁寧にお詫びをすれば、そんなに堅苦しくなくていい」という人がいました。 どちらが正しいのでしょうか？(上司は一筆書く程度でいい、と言っていましたが…) きちんと拝啓・敬具を使わなければ失礼にあたりますか？
- hachi3
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質問者が選んだベストアンサー
こういう失敗の対処の仕方、ちょっと悩みますよね。 お客様が遠方であれば、丁寧な詫び状を添えるのがいいと思いますが、 今回はご近所のお客様と言うこともあり、 直接発送票の控えを持って、お詫びに行ってはいかがですか？ 直接お客様にお会いして「すみませんでした」と言うことにより、 こちら側の気持ちも伝わると思います。 どうしても何か持っていくとしたら、季節柄、 会社のカレンダーなどを持って行くといいと思います。
その他の回答 (3)
- morimaru47
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お客様が会社であれ個人であれ、誠実にお詫びすることに変わりはないのであって、相手が会社だからビジネス文書になるというのは如何なものかと思います。 書き出しを「拝啓、貴社益々…」という形にしたとしても、肝心のお詫びに関する文面が２・３行程度にとどまるなら、ただ儀礼的な感じを持たれるだけです。 ビジネス文書にするのなら、手違いに対する原因や再発防止策も入れて、クレームに対する回答書のような文章にしないと、それ相応の体裁が整いません。 これでは、かえってお客様が恐縮感を抱きますし、「一筆書く程度でいい」という上司の方の方針にも沿いません。 この場合は、お詫びするという目的に適った、誠実で簡潔な文章を添えることが肝要です。 尚、ご商売上、十分に心得ていることと思いますが、文末は「今後共、お引き立て下さるようお願い申し上げます」というような形で締めることになるでしょう。
お礼
回答ありがとうございます。 その通りですね、相手が会社だから・個人だから、ということで内容を変えていたのでは、すべてのお客様に公平ではありませんよね… 今回は直接伺ってお詫びすることになったのですが、頂いた回答は今後の為にもとても勉強になりました。 本当にありがとうございました。
いきなり送り付けるのであればできるだけ丁寧なものがいいと思いますが、事前に電話などで十分お詫びした上で送るのであれば、「先般お電話申し上げました書類をお送りいたします。ご迷惑をおかけ致しました。」程度のものでも大丈夫だと思います。 いずれにせよ、上司が簡単でいい、というのであれば、文面を確認してもらった上で、それに従えばよろしいのではないでしょうか。
お礼
回答頂きありがとうございます。 今回はこちらでのアドバイスを参考に、上司に相談して直接訪問することになりました。 ですが、頂いた回答は今後のためにもとても勉強になりました、ありがとうございました。
- mac_res
- ベストアンサー率36% (568/1571)
正しい、間違っているの問題ではないと思います。 迷うくらいなら、より丁寧な詫び状を添えてください。
お礼
回答頂きありがとうございます。 そうですよね、ビジネスに限らず、より丁寧なほうがお詫びの気持ちも伝わりますよね… 今後に生かしたいと思います、ありがとうございました。
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