ビジネス文書の形式について

質問

秘書業務等されている方教えてください。
社外文書の形式について教えてください。
私は、文書作成の形式について、下の形式が正しい（一般的）と理解し
ていますが、いかがでしょうか。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（日付）
（受信者名）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（発信者名）
　　　　　　　　　　　　（件名）

（頭語）（あいさつ文）
さて、（主文）
（結びのことば）（結語）

　　　　　　　　　　　　　　　（記）
1
2
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（以上）

クレーム対応業務をしていますが、お客様に対してミス原因と改善策に
ついてのお詫び状兼報告書を作成することを要求されます。

以前から、上記の順で文書を作成してきましたが、いろいろな上司に見
せるたびに、（以上）という言葉に違和感があるらしく、修正をしてこ
られます。
そのたびに、これはビジネス文書で正しい書き方だからと伝えてきまし
たが、だんだん自信がなくなってきました。

お詫びをするときに（以上）という言葉はそぐわないのでしょうか。

実際の文書は下のようになります。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成19年7月18日
○○株式会社　御中
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　××株式会社
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　取締役　■■

　　　　　　　　　▼▼の不良におけるお詫びとご報告
謹啓　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別の
お引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
　さて、このたび「▼▼」におきまして、汚れのついた製品を混入さ
せ、貴社に多大なご迷惑をおかけしましたこと、衷心より陳謝申し上げ
ます。
　この度の不良について、原因と今後同様の不良を発生させない対策を
ここにご報告申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　謹白

　　　　　　　　　　　　　　　　記

【原因】
1.
2.

【対策】
1.
2.

今後とも品質管理には徹底して取り組んでまいりますので、今回の不始
末にはご寛容な処置を賜りますよう、伏してお願い申し上げます。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

回答No.3

maron-kuri · ベストアンサー

No.２です。

＜謹啓→本文→謹白→記→以上
とすると大丈夫でしょうか。

私は、経験上大丈夫と考えます。

社外文章（詫び状）は、自社の謝罪意向をまずもって客先に伝え、改善措置を報告して寛容な対応を依頼し、今後の愛顧を願って作成されるものと思います。

(1)　謝罪、改善策、取引継続依頼は、一連の必須事項として本文中にて記載すべき事項です。
(2)　(1)における改善策を具体的に報告することが「記」以下の記載事項に求められます。

質問者さんの上司は、訪問謝罪と混同されていると思われます。
訪問謝罪の場合は、お詫び、改善事項報告、今後の継続取引依頼が時系列にしたがって進みますので、上司が主張されるようなイメージと捉えられ書面でも同様の内容を記載したいのでしょう。

「記」における原因と対策を記載した後は、付記する事項があれば記載する。

例：なお、原因が新たに判明した場合は、遅滞なくご報告申しあげます。

付記する事項が、会社の取り組みと今後の継続依頼では、客先から見て誠実性を疑問視されますよ。

参考URL：

http://www.akaitori.com/wabi.html

お礼

ありがとうございます。
今日中に回答くださった内容を添付して上司に再提出することができました。
大変参考になりましたので、必要な部分を取り出して、ワードに貼り付け保存しました。

回答No.2

maron-kuri

こんにちは。

「以上」は「ことのおわり」を意味する記述ですから、【対策】１.ないし２．の後に記載する。

＞今後とも品質管理には徹底して取り組んでまいりますので、今回の不始末にはご寛容な処置を賜りますよう、伏してお願い申し上げます。

の記述は、「謹白」の前に記載する。

「以上」の前に今後とも・・・・と会社の意向と寛容依頼が記載されているため、口語形式における「以上」と錯覚されるのではないでしょうか？

「伏してお願い申し上げます。」とお願いしながら、「以上」（終わり）と挨拶したかのように印象付けられるからでしょう。

「記」から以下に会社の意向、依頼などを記載することは適切ではありません。
本文にかかれるべき事項が後述別記になったことが適切性を欠いたと思います。

お礼

おかげさまで、上司も笑顔で「修正してくれたほうにしておいて」と言ってくださり、よかったです。
ありがとうございました。

補足

ありがとうございます。
実は、投稿する前にどうしようかと思ったのですが、私は、寛容をお願いする文を、「記」の前に入れていたのですが、それも、この位置に持ってくるようにとの上司の指示があり、投稿の前にこちらへ持ってきました。

maron-kuriさんがおっしゃるように
謹啓→本文→謹白→記→以上
とすると大丈夫でしょうか。

今回の上司は、下の者から意見されるのを嫌われる方なので、十分に調べてから説明したいと思っています。

よろしくお願いします。

回答No.1

newbranch

文体としては特に問題があるとは思いませんが、記で始まる文は了で終わる方が違和感がないのではと思います。以上とは、将に上記を持ってということですが、「おしまい」との感覚があるからではありませんか？

補足

ありがとうございます。
「了」を使われている例をあまり見かけませんが、一般的でしょうか。
何か例になるサイトなどあれば教えて下さい。