Word 差込印刷 (宛名ラベル) で ノンレコードの箇所の「様」「〒」の非表示の仕方を教えてください。

質問

初めて質問させていただきます。宜しくお願い致します。
宛名ラベルの作成で、【差込フィールド】挿入時に、「〒」や「様」を手入力し作成すると、印刷時に、レコードのない箇所に、「〒」「様」だけ表示されてしまうことで、それの回避方法を教えてください。

ただ、過去の質問を検索しましたら、http://oshiete1.goo.ne.jp/kotaeru.php3?q=1316791
があったのですが、

これは、Excelでデータファイル作成時に、
「〒」や「様」を表示形式で予め作成するということで解決されていましたが、
それ以外で、Word（差込印刷）上から設定する方法をご存知の方がいらっしゃいましたら是非教えて下さい。
宜しくお願い致します。

回答No.3

tokpy · ベストアンサー

#1です。

> この方法は、ページ内の全レコードにコピーするなりで設定しなければいけない

そういうことになりますね。やっぱりこの手の処理はExcelのほうで設定する方が楽だと思います。入力の都合でExcel側で設定したくないという場合は，例えば空いている列を利用して，（A列に名前を入力すると仮定，F列が空いている場合）

　　列　A　・・・　F
2行目　tokpy　　　=IF(A2="",A2," 様")

としてからフィルハンドルによるコピーでF列にコピーし，入力セル以外の部分をロックすると良いかもしれません。
ロックの仕方は，

ロックしたくないセル（後から入力するセル）を選択して右クリック→「セルの書式設定」→「保護」タブ→「ロック」のチェックをはずす→「OK」→
メニューの「ツール」→「保護」→「シートの保護」

こうすれば違う部分を間違って変更してしまうことがありません。
あらかじめ入力するセルの背景に色を付けておくとわかりやすいです。
この方法の欠点は，差し込むときにレコードの数を指定しないといけないことです。後で，F列の設定を行うならその必要が無いですが，だったら普通にA列に設定する方がスマートだし，まあF列に設定することによって勘違いを防ぐ効果はあるわけですがどっちが便利でしょうね？
やっぱり面倒でもWordで設定するか，素直にExcelで処理した方がスマートのような気がします。f(^～^；

お礼

丁寧にご解答いただき、どうもありがとうございました。

やはりWord側で処理するにも、Excel側で処理するにも多少の手間はかかってしまうということでなのですね。

おかげさまで気になっておりました事が解決でき、とても嬉しく思います。
どうもありがとうございました<(_ _)>

回答No.5

noname#252648

検索してみましたが　作成のみで見つかりませんでしたので
もし時間があれば、大きな本屋さんに行ってFOM出版MOUS試験問題集Word2002上級の219～221ページを見てみてください。

当方2002,2003にて検証してみましたが、問題なく画面上は削除出来ています。(印刷は試してません ごめんなさい。)

お礼

了解いたしました。
指定のテキストを探して試してみたいと思います。
この方法でできるとシンプルで誰にでも紹介しやすいので、是非試してみたいと思います。
どうもありがとうございました<(_ _)>

回答No.4

tokpy

#3です。うっかりミスしてしまいました。一応訂正しておきます。

誤： 2行目　tokpy　　　=IF(A2="",A2," 様")
　　　↓
正： 2行目　tokpy　　　=IF(A2<>"",A2&" 様")

回答No.2

noname#252648

レコードの無い「〒」「様」を消したいと言う事ですよね
選択してDELキーで良いのではないでしょうか。

見当違いでしたらすみません

お礼

さっそくのご解答、どうもありがとうございます。

紹介いただいた方法ですと、
例えば、レコードが3ページ分あった場合に、
3ページ目のノンレコードの箇所だけ削除したつもりでも、レコードの存在する1・2ページ目の同じ箇所の「様」「〒」も削除されてしまうと理解しているのですが、いかがでしょうか？

私の勘違いでありましたら、また教えてください。
宜しくお願い致します。<(_ _)>

回答No.1

tokpy

ちょっと面倒ですが，IFこんな方法があります。

今までWord上で

　{MERGEFIELD 名前}

となっているところを，

　{IF {MERGEFIELD 名前}<>"" "{MERGEFIELD 名前} 様"}

というようにします。つまり，IFフィールドを使って，未入力でなければ表示するようにします。IFフィールドは，Wordの差し込み印刷ツールバーの「Wordフィールドの挿入」ボタンを押して入力するか，[Ctrl]＋[F9]でフィールド文字の"{}"を入力してから自分で入力してください。（{MERGEFIELD
名前}の部分は，「差し込みフィールド挿入」ボタンを使って入力したほうが早いです）

お礼

さっそくのご解答、どうもありがとうございます。

実は今現在、tokpyさんに紹介していただいた方法で処理しているところでございます。
この方法は、ページ内の全レコードにコピーするなりで設定しなければいけないのですよね？
1度の操作で設定するということはできないものなのでしょうか？
分かる範囲内で構いませんので、ご解答お待ちしております。<(_ _)>