業務フロー

質問

請求書・注文書などをメールで受け取る場合があります。当社に関してはそういった証憑類はまだ紙です。
紙の場合、決裁はハンコで済むのですがメールで送る場合どのようにして決裁をしているのか不思議です。
また、エクセルで添付した請求書なんかも数字を簡単に変えられてしまう可能性もあると思います。
ここらへんのリスクヘッジはどうのようなシステムに
なっているのかご存知のかた教えてください

回答No.1

marlborough · ベストアンサー

当社も電子的な受注を行うシステムにまさに改変しようと企みおるところですが、ご指摘の問題は頭が痛いところです。
決済については、
１．電子印鑑を導入する（費用がかかる）
２．セキュアなシステムを導入し、送信元メールアドレス
　　等を登録し、そこからの注文しか受付けない
３．電子ファイルは明細、資料と見做し、合計金額等を記載し印鑑を押した「発注書」を表紙だけ紙でもらう（画竜点睛を欠く感がありますね）

注文書の改竄については、ファイルの保護機能を使う、発注ファイルと受注ファイルの突合せをシステム的に行う

などといった手が考えられます。

どちらにせよ、電子受発注を行うにあたっては、あらかじめ双方のリスクと発注ミス時等の対応、損害賠償等について約定した契約を交わしておいたほうがよいかと思われます。