現在社会人3年目です。

質問

現在社会人3年目です。
私は今、仕事で責任者をやっています。
ただ、部署が異動になり1年が経ち、去年の10月から責任者をやっています。

まだ私の力量や知識不足と大量の仕事に追われ、私自身要領が悪くスケジュール管理や整理整頓ができておらず、机も頭の中もごちゃごちゃなままでミスや失敗ばかりです。

皆様はどうやってスケジュール管理やデスクや書類の整理整頓をされていますか？

私がガサツでなんで後回しにしてしまう性格なため、教えてほしいです。

よろしくお願いします。

回答No.1

noname#244420 · ベストアンサー

ん！？　段取りと一口に言っても、作業と思考とは切り離して考えた方が良いです。　管理者という立場なりのアドバイスとして・・・
複数の方（実働スタッフ）がおられるのですよね！？　全員が今現在（今日現在、または１クール、短期目標、成果としているもの）を把握しておれれますか？把握させてますか？

例えば１０人ひとりひとりに「右見て！左見て！」と指示している状態だと、人間としての進展性を損なうどころか、人間ですからそのことに集中していてもミスが出ます。・・・ということは、最初っからあなたの思考以上のことは絶対に望めないのと同時に１００点以上が無い、途中の修正が利かない状況でのスタートいうことになりませんか？　全員が全体を見通せていないので、其々の自分の尺度、スピード、勤務条件が優先され意志の疎通が図れません。　あなたが毎回「同じようなことを言わせる人たちだ！」と感じたら、あなた自身が責任者としての役目を果たしていないと思ってください。
じゃー具体的にどうすれば、、、あなたが仕事モードにスイッチが入ったと同時に先ずは職場の法規安全確認と今日の成果（数字では表せない目標）。「誰々が臨機応変にこんな対処の仕方をした。」と褒め報告。逆に名前を挙げずに注意事例（危険行為や自分のミスも含む）を１例ずつ報告する。　スタッフ皆さんへの告知になりますし、そこまで見てくれていると励みにもなる。　一番の成果は、あなたのスタッフに対する洞察力と対処法が研かれる。

責任者だからといってスタッフの皆さんと同じことを一緒にするべきではない！
（どんな職種でも手元仕事でせいぜい稼いでも３万円前後。あなたが一生懸命やってみせても瞬間に1.2~1.3倍の効率を上げて精一杯）そんなことをするくらいなら低賃金のスタッフをもうひとり増員すればよいこと。
あなたの仕事は、他の部署や外注先、仕入先との連絡を密に取り（自分を中心に円を書けば一番外側の堀）、次は周囲のスタッフへの指示（先程も言いましたが、目的を告げてどうするかを考えさせてその方法にアドバイスやＧＯサインを出す！サバを読んだ時間厳守も忘れずに・・・また大量生産の場合は、1クール終わった時点で完成度（クオリティーと時短の工夫）をチェックする。
ここまで軌道に乗せれば、総理大臣もどこの社長も自分の時間が空いてくる。　「昔から段取り８０％！発想２０％！」というのは、人の上に立つ者は常に自分しか出来ない事（２０％）の究極を追い求めて一日を行動する。　全てをオープンにして、部分的に得意としている人材に少しずつあなたの管理の下で任せてみる（マル投げは絶対にダメ！）出来るようになったら次のステップに行く。
整理整頓、タイムスケジュール管理も上述の手本通り実行すれば自ずと自分の時間が取れるようになるので「見える化」を進めて見せれば要領が分かってきます。　他のスタッフも「最初の抵抗」が「通常」に変わり「工夫」へと変化します。　するとあなたは次の２０％を追います。　その連続連鎖があなたの管理能力です。　だから段取りが成功している会社は大きくなるんです。