封筒の中に入れた書類の証明方法

質問

文章の内容証明ではなく、封筒の中に入れた書類を証明する方法はありますでしょうか？
先方に必要な書類を入れて送付したものの入っていなかったと相手の確認ミスなどによるものを防ぐためにおこないたいと思っています。
「封筒」「中身」「証明」で検索しても内容証明しかみつかりません。
方法はありますでしょうか？
例としては、源泉徴収票、相手から預かった書類、給与明細書などです。

回答No.1

noname#219804 · ベストアンサー

同じものをコピーして手元に置いておく。
内容物のリストをつくって同封する。「○○と▽△が入っています。確認してください」というふうに。
封筒に入れる作業を動画に撮ってもらう。
書留で送って、発送したことを証明できるようにしておく。

お礼

回答ありがとうございます。
相手方の状況を考えるとやや不足感があるのですが、実際方法としてはこれぐらいですかね。

回答No.7

hue2011

普通こういうことは「コンテンツリスト」をつけて行いませんか。

送り状と言うのが普通ですけど、1枚紙をつけて、お世話になっているとか季節の挨拶のあとに
「以下の書類をお送りいたします。
　　記
　源泉徴収票　　　　　　　1通
　訴訟告知書　　　　　　　1通
　賠償請求書　　　　　　　1通
　　　　　以上」
のような文面でつくる書面です。
（この内容は冗談で並べました。他意はありません）

これをつければ、仮に何かがないときに、即ありませんよ、という電話をもらうことができます。

人間のやることですから、同封し忘れはありえます。
確認の上投函しても、絶対大丈夫か、はわかりません。

普通そういう形で文書のやり取りをするのがビジネスです。

お礼

回答ありがとうございます。
書類的には大した？ものではないはずなのですが、いろいろと難しいことが想定されるケースがありまして、、、。
方法としてまずはこのあたりからでしょうかね。

回答No.6

mnb098

ご質問の送付物を見ますと、会社の人事関係の部署のようです。
　他の回答にあります以外の事を書きますと、私の企業では個人情報取り扱い業種なので、大変手間のかかる方法を採用しております。

　重要な書類の送付では、3部複写の書類送付書というものを冊子で作成し、1枚目が「控え」、2枚目が「送付書」、3枚目が「受領書」となっております。
　ワンライティングで記入事項が写るので、後から書き足したり手を加えると不一致がわかるような仕組みです。

　当然、社外に出す場合は送付時に郵送物作成者と点検者のダブルチェックで、作成者が封筒に入れ、点検者が点検後に封函して封筒裏に2者押印としています。
　返信封筒も同封し、受領書を返信してもらうことにしています。

　チェックリストや送付書はパソコンでいくらでも印刷できますし、コピーもとるまでは書類があったことはわかっても、封入したかどうかは確認のしようがありません。
　いちいち到着の電話確認も無理だと思いますし記録を残すのも大変ですので、悪意の相手というのは例外としても、大事な書類の到着を相手にしてもらうしか方法はないのであれば、届いたよと書面でもらうしかないのでしょうね。(これを証明とするので保管が必要)

　ご参考までにしていただければ

お礼

回答ありがとうございます。
現在想定しているケースでは書類のタイプなどで準備がすぐにはできないなどがありますが、今後の別なケースでたいへん参考になりそうです。

回答No.5

seble

内容証明は、第三者である郵便局がそのコピーを取りますので法的に証明できますが、それ以外で発送物品の内容を法的に証明する手段は無いと思います。せいぜい、弁護士立ち会いとかする程度かと。
完璧にするならば、直接手渡ししてその場で内容確認、受け取りの文書をもらうしかありませんし、重要な物品ならそうしていると思います。
しかし、お訊ねの状況はそこまで厳密なものではなく、悪く言えば適当で良いのでしょう。
コピーなどを取っておく程度で十分な気がします。

お礼

回答ありがとうございます。
希望的には内容証明レベルぐらいのことができるといいのですが。
弁護士の方にお願いすることもこじれることがあれば必要かもですね。

回答No.4

kimamaoyaji

チェックリスト（控えも残す）を同封するのと、封筒の表に書類5枚とか枚数を書いておく、最後に送る前に宛先を書いた封筒と送る書類全部が写った写真を取っておく（内容物の証拠写真、保存用）

お礼

回答ありがとうございます。
上の方で書かれていた方もいますが相手がその気なら困難ではありますが、できる手段としてはこのあたりですかね。

回答No.3

ROMIO_KUN

まず、送った内容物に誤りがないか不足がないかの証明を送り側がする手段はありません。

送った送らないのトラブルが出がちな職場では紙面上側１～２センチ以内に資料タイトルを付けて、
必要資料を１～２センチずつズラせて、送り状を最上面にしてコピーして控えている職場がありました。
送った資料の種類と枚数はその場では確認できます。

コピーと封筒に入れて封をするのは専業の人を割り当てていました。
結局非効率で長くは続きませんでしたが。

お礼

回答ありがとうございます。
想定しているケースとしては方法が当てはまりづらい部分はありますが、いろいろなケースの参考とさせていただきます。

回答No.2

k-josui

受取人が悪意の人でなければ・・・
同封品のリストを作成し、上司などに頼んで確認をして貰う。
（ダブルチェック）
確認済みの署名もしてもらい、そのコピーも同封して受取人にリストと照らし合わせて貰う。

受取人が悪意の人であれば何をしても無駄です。

お礼

回答ありがとうございます。
やはりそうですかね。
悪意というと言い過ぎかもですが、いろいろと心配な点はあります。