wordの差し込み印刷、データの変更を簡単にしたい

質問

いつもお世話になっています。

Access2010からword2010に差し込み印刷をする際、
Accessのデータのフォルダ位置を変更したり、データベース名を変更したら、
wordの参照を変更が必要だと思うのですが、
これをなるべく一括、もしくは簡単にできないでしょうか？

差し込みするwordファイルがかなり多いので、Accessのフォルダ位置や名称を
簡単に変更できなくて困っています。

回答No.1

thincl · ベストアンサー

質問に答える前に、差し込み印刷やホームページ等のフォイルにリンクを貼る場合は、
ディレクトリ構成・ファイルやフォルダ名称は変えないのが原則です。
それに、どういう目的で運用しているか分かりませんが、普通ならaccessのレポートで
済むのではないでしょうか。

お礼

回答ありがとうございます。

レポートを使用したいところですが、
定型フォームを使用するのが原則のようなのです。

Wordを使用することがあまりなく、もしかして簡単にする方法があるかもとおもい
相談させていただきました。

回答No.3

imogasi

下記のことを思い出したので追加してみます。
参考になれば。
周りにマクロやVBAを少々理解できる人がいる必要がありますが。
エクセルとワードには、マクロの記録という仕組みがあります。操作を１回すると
VBAコードにしてくれるものです。
ワードの差し込み印刷もマクロの記録が取れます。
その記録を見ると、手作業で入力したデータ（ファイル指定、シート指定など）もコードに
出ていますから、それがどこか判ります。
それを前もって指定して入力しておいて、同じ差し込み印刷のプログラムを実行できます。
引数にする方法です。本筋は同じ作業を繰り返すことも、複数行に書いてプログラム実行すれ
ばよい。
例
（A)シートを指定し
（B)そのシートのセル範囲に
（C)セルの色を設定する
操作を、一例を決めて操作し、マクロの記録を取る。
上記の３か所を決めている箇所を、変数化ｃ、ｒ、ｓし
Sub　Macro1(）を　Sub Macro1(c, r, s)にします。
Sub Macro1(c, r, s)
'
' Macro1 Macro
'

Sheets(s).Select
Range(r).Select
With Selection.Interior
.Pattern = xlSolid
.PatternColorIndex = xlAutomatic
.Color = c
.TintAndShade = 0
.PatternTintAndShade = 0
End With
Range("D9").Select
End Sub
シートを指定し、セル範囲を指定し、セル範囲に色を設定する作業です。
そして
Sub test05()
Macro1 4000, "b20:c23", 1
Macro1 34000, "b20:c29", 2
Macro1 38000, "b20:c20", 3
End Sub
を作って実行すると、シートの１、２、３に対しセル範囲とセルの
色を一遍に済ますことができます。実際は３本のプログラムが実行されるが、
実行者には１度で済むように見えます。
デスクワークで
4000, "b20:c23", 1
34000, "b20:c29", 2
38000, "b20:c20", 3
の部分の内容を固めてめもにして、それに基づいてMacro1のあとに入力して、
実行すればよい。
用紙の設定のような間の作業は休止のコードを入れて止まらせ、用紙挿入後
ゴーを入力して作業を続ければよい。

お礼

回答ありがとうございました。

AccessVBAは自分が操作できるのですが、基本的に自分以外の複数で使用するため
なるべく基本操作に含まれるもので～と思っています。

wordはあまり使用しないもので、差し込み印刷で簡単になる処理があれば、、、とおもい
相談させていただきました。

回答No.2

imogasi

質問が愚痴やつぶやきのように感じる。この程度の記述や表現で、ぴたりの回答が得られると思いますか。
ーー
思い付きの提案ですが、１か月分の作業の内容（細かく）（差し込み文書の件数）と所要時間と件数（アウトプット。例１００枚印刷）などを書き上げてみて、何がこまるのか客観化してみることを勧めます。
そして自分と同僚や上司と考えるほかないでしょう。
少量多種の作業が困りますが、パソコンの画面操作が多数回でたいへんなのかな。
人間だから、ごく似たタイプの作業を繰り返すのは「いやになる」と思がこの要素が大きいのかな。
それと日ごろの準備作業で軽減（手間を減らせる）しませんか。
ーー
作業スケジューリングのソフトなどはパソコンでは作られていないようだが。
大手企業は、主要なオフラインバッチ作業は、できるだけ自動化・スケジュール化していると思うが。
（１）知識を広げ、良い方法を探す。（たとえばショートカットキーがありました、ようなイメージ）
（２）繰り返し作業をVBAで処理できないか考える。
（また差し込み印刷は素人向けで、まだるっこくて、印刷プログラムを直接作成したほうが早い人もいるかも
しれない作業ですね）
（３）直前でなく、前月間に前もって段取り作業をするものはないか。
　　－－
（２）のVBAでもできないと、あまり、省力化・省ステップ化は期待できないと思う。少量多種だとVBAも効果があがらない。
ーー
小生の推定だが、
１つの専用のフォルダを設け、必要データファイルを毎月コピーしてそこに集めて、毎月同じフォルダ名・ファイル名（パス名・ファイル名）にして、毎月同じファイル名で作業できるようにするのはどうかな。
これをVBScript等を勉強しで処理できるかもしれない。（フォルダ移動、ファイル名変更など）