仕事 悩みの種 解決策は？

質問

こんにちは。
ちょっと最近仕事がうまく行かず悩んでいます。

仕事は事務で主にお客様から受けた注文を
営業に代わり入力や発注を担当しています。

あと仕入れ先から月末月初に送られてくる
請求書を合わせる業務を行っています。

悩みの種は後方に挙げた請求書業務なのですが。

請求書は発注した商品の伝票が来たら
仕入担当事務が入力していくのですが
毎月合わないのです。

伝票の数が膨大なので合わないのは
仕方ないのですが
伝票が来てるのに入力がなかったり
コードがないから入力出来てなかったり
後でやるつもりで仕事を避けていたり
伝票が来ていなかったりと
小さな事が積み重なって合わず
いつも上司が期限を伸ばしてくれている状態です。

先輩方がやっていた時は残業もなく
期限内に終わっていたのですが
今は残業をしないといつまでも終わらない状態です。

なんとか期限内に合わせて残業も減らしたいのに
担当事務はわかってくれせん。

処理が大変だから手伝うと申し出ても
自分でやると言って仕事をまわしません。

そして何より仕入担当事務は
自分が入力してないから合わないとわかっていても
期限ギリギリになってからしか手伝いません。

上司もその状況はわかっているのですが
本人には直接言わず私に言って来ます。

他部署の人が手伝ってくれている状況
私が残業をして仕入担当が先に帰ること
あとなぜか仕入担当の勤務態度等々
週末週明けに言われました。

なぜ？と思いましたが
上司からしてみれば本人に言っても
素直に聞かないからなんですよね。

ただ私を通して伝えても素直には聞かないですが。

本人曰く最近は仕事を残してないそうですが
請求書が合いません。。。

会社は残業代は出ないので
すべてサービス残業になります。

請求書の時期私は毎回残業していますが
仕入担当事務は用事があるからと定時帰宅します。

仕事が残ってないならなんとも思わないのですが
いかんせん請求書が合わないので
ちょっと嫌な気持ちになります。

挙げ句私は請求書があるから残業するのは
仕方ないと仕入担当事務にまで言われました。

本人の言う事を信頼していても
もう伝票ない？と聞けば明日やる！との返答。
仕事 残していなかったのでは？と思い
毎月頭を悩まされます。

私は残業もせず期限内提出がしたいのに
協力してくれなくて困ります。

周りからも残業せずに済む工夫をしなきゃいけないと
指摘されているのですが
仕入担当が仕事を回してくれないのでなんとも。。

私も残業せず定時帰宅をして用事を済ませたいのが
正直なところなのですが
仕事だから仕方ないと諦めてもいます。

皆さんならどのように改善しますか？
少し愚痴っぽいところも多々ありますが
回答していただけると幸いです。

よろしくお願いいたします。

回答No.1

taoyuany

・締日を増やす
月末締めで間に合わなくて長い残業時間を取る必要があるのであれば締日の回数を増やすというアイデアがあります。
30日分が溜まるから長い時間が必要なのであって5日分であれば6分の一です。10日毎でも3分の一ですよね。
これで、各締日毎の残業時間は三分の一になりますね。締日でもうまくいけば当日中に終わるかと思いますよ。

この増やした締日は杓子定規に運用するのではなくフレキシブルに移動されると良いと思います。
たとえば今週末の締日予定があったとしてももし来週頭が開いていて、今週末家族サービスが必要であれば金曜予定のものを月曜に伸ばしても構いません。回数だけ守っていればどうにかなります。

・締日を手前に倒す
締日を増やせないのであれば、締日を前倒しにする方法があります。
実際の締日の5日前に一時締日を作り、それで一時的に締めます。誤差の出た分は残5日の就業時間中に解決するという方法です。

・処理した分と未処理の書類をわかりやすくする。
現在の担当者がもし、万が一交通事故や津波地震などでの死去・長期の入院等があった場合別の人間に業務を引き継がなければなりません。そのためにはマニュアルを製作し、それに則って仕事を行い他の人間が引き継いだ場合でも問題ないようにするのはとても重要なことです。
そもそも、現在サブ担当者である質問者様ですら明日急に引き継ぎとなった場合どこまで処理が済んでおりどこが未処理であるという事が分からないのですから他の方であればなおさらです。

マニュアルは時間のある時に製作することとして、その第一歩として現在掛かっている仕事と未処理の仕事の境目をはっきりとしておくことは非常に重要です。
入力が終わっているかどうかを他人でもわかりやすく確認できるシステムをgoogleスプレッドシートなどのオンラインで確認できる形態で作成し、入力を複数の人間で確認していけば必ずミスは減っていきます。

そもそも、金額を預かる人が異様に作業が遅く、かつ他人が仕事に触れるのを異常に嫌う場合は横領を疑う必要があります。
前任者と比べて異常性が認められるのであれば、お時間のある時にでも精査してみて下さい。

以上雑然と思いついたことを書かせていただきました。一部でも質問者様の参考になれば幸いです。