QC活動の発表に関する質問

質問

こんにちは、清掃会社でＱＣ活動を行っています。

会社のQC発表会で事業所の代表チームになり本社大会で銀賞を頂き、
今月末にグループ会社の発表会に出場することになったのですが
本社の担当者から内容の２点を変更との依頼がきてどうしたらよいか悩んでいます。

１つ目は、テーマ選定の出された問題点を細かく書くこと。
(テーマ選定の段階では細かい問題が分かっていないので疑問に思うます。)

２つ目は、標準化と管理の定着の歯止めでの５W1Hの内容変更です。
細かな内容もですが、
現在は、なぜ、なにを、いつ、どこで、誰が、どのように、ですが、
変更案は、いつ、どこで、誰が、なぜ、なにを、どのように　です。
それと定着化と標準化の２つを表にして分けることです。
前は両方を１つの文章にしていました。

アドバイスをよろしくお願いします。

回答No.1

noname#202141

既に記載があるようでしたらすみません、聞き流してください。
また、本来はアドバイスできる立場であるとも考えにくいので、ご参考まで。

先ず、１については以下の内容を箇条書きに記載すると論点の絞込みが容易になり、聞き手に伝わりやすくなると思います。
不明点についてはチーム内で再度確認の上情報共有し、それでも不足があるようであればヒアリングを実施するなり、必要情報を収集する必要があるように思います。
推測で作り込むと、質疑応答の際等に曖昧さが感じられ、信憑性が薄らいでしまう可能性もあるので、極力避けられたほうがよろしいかと。

１．問題となった「事の経緯や発端」
２．具体的に浮かび上がってきた問題（課題）
３．問題（課題）に対してどのように計画で取り組んできたか
　　　(1)具体的に取組むべき項目
　　　(2)項目に対して取組むべき行動の具体的計画（スケジュール）
　　　(3)これまでの成果（途中経過）の状況
　　　(4)今後の見通し

次に、お困りの５Ｗ１Ｈについてですが、上記内容が箇条書き（マトリックスで分かりやすく）に示すことで、敢えて文章で表現して追記する必要もなくなると思います。
ちなみに、パワーポイントで作成されるのであれば、極力ワードのべたうちのような「文章」で表現することは避けた方がいいと思います。
パワーポイントの特徴として、ビジュアルでインパクトを与える資料を示すことが挙げられるので、必要最低限のポイントのみ文字で表現する内容とし、必要に応じて口頭の説明時に補足説明をしたほうが、発表資料としての出来栄えもポイントアップしてくるはずです。

参考になるかどうかわかりませんが、頑張ってください。
いい資料が仕上げられて、発表もうまくいくといいですね。