仕事が上手く片付かない

質問

今年、社会人になったばかりの者です。仕事の時間配分がうまくいかず悩んでいます。
私の職場には「新人は原則残業してはいけない」というルールがあります。なので、やむを得ない場合を除いては就業時間になるとすぐ帰宅するよう指示されます。しかし、まだまだ仕事がスムーズにできず、就業時間では仕事が残っています。仕事の性質上持ち帰ることも許されません。
先輩たちを見ていると空いている時間を上手く探し出して溜めている仕事を解消していますが、新人は何かと雑用を指示されます。先輩からの指示は拒否しづらいですし、正直雑用の方が面白く感じるので、ついつい空いている時間は雑用にあててしまいます。そしてまた仕事が溜まってしまう・・・という悪循環に陥っています。
まだ新人なので任されるのは優先順位が低い仕事で、雑用などの方が先輩のサポートにもつながる内容なので優先順位をつけると自分の仕事は後回しになってしまいます。
社会人の皆様、このような限られた時間で仕事をこなし、仕事をためないように出来る方法はありますか？新米でひよっこの社会人にぜひご指導をお願いします。

回答No.2

sunsowl

(1)依頼された仕事の期日は必ず確認
「いつでもいい」と言われたら「では明日の昼までに完了します」などとこちらから期日を提案する。

(2)依頼された仕事だけをする時間を設定
例えば毎日15時～17時は雑務の時間と決め、原則、雑用はこの時間内に全て終えるようにする。
急ぎの依頼に対応するため、午前と午後にそれぞれ設定して一日2回でもよい。
それ以外は雑用には絶対に手を付けず、質問者自身の仕事をする。

(3)依頼された仕事は質問者なりに分類し、まとめてこなす
請けた依頼はすぐに手をつけず一旦溜めておき、(2)の時間が来たら一気にこなす。

例えばコピー取りなどは、デスクからコピーのある場所までの移動時間も、積み上げればかなりの時間になります。

回答No.1

hue2011

できなかった、仕事が遅い、というような自虐は、どういう資料から発生した観測なのですか。
ただ、自分を卑下しているだけではありませんか。

数えなさい。

仕事には単位がありますね。伝票の枚数とか作成資料の部数とか。

それを、やらない前に数えましょう。
これは作業予定です。予定を立てるというのが仕事の基本です。

10やるなら10、とノートにつけておきます。
ひとつ仕上げるたびにカウントします。正の字のカウントでかまいません。

夕方退勤する30分前に正の字を見ます。これがいくつか見ます。

8だったら、残っているのは2のはずです。

残る30分でこのうちいくつできますか。いままでのペースをみたら想像できますね。
7時間で8やったのなら、1時間で1弱できるわけです。30分なら1はできるけど2は無理じゃないか。
だったら1だけやって、最後の1は仕上がらないだろうと思いますからもう手をつけないでください。
中途半端なところで翌日に引き継いだらロスが大きくなりますので。
で30分は雑用をしてください。

残った分は翌日の先行優先事項になります。
翌日になりますと、前日の残りが1ありますが、作業予定の筆頭にそれを載せたとして、その日はいくつやるのでしょうか。予定を立てます。

あなたの処理能力は昨日8でした。だとすれば本日は7予定に入れさせてもらえば定時通りはできますね。
ただ慣れるので少々ははやくなるかもしれないので、せめて8にしましょうか。

夕方30分前に進捗を観測します。

こういうことを何日か繰り返します。予定と進捗実績は両方とも捨てないでためておきます。
表形式でリストにしてためておくのがいいですね。

もし、本来の仕事でない雑用の類をやった時間があるなら、表の第三列目以降にコメントで書いておきましょう。

だんだん、1日にできる分量が明確に見えてきます。

おそらくこれをするだけで、効率的に仕事が制御できるようになりますが、対上司でこのデータは大きな資料になります。

自分の処理能力を観測し、管理しているのですから、もし見られたら評価はかなりよいものになるはずです。

仕事に停滞を起こしたり生産性がよくないのでは、といわれたときに、先輩からの指示雑用で遅くなった、なんていうとできない言い訳、やりたくない言い訳にしか聞こえません。

この資料を提示すれば、ああ余分な雑用の指示は抑制するように、という指示が出るでしょう。

スポーツでもなんでもそうなんですが、自分の能力を計測して、無理をかけない努力目標をたててトレーニングするものです。
バタ足している程度の人間が、北島みたいな速い泳ぎを目標にしても体が壊れるだけで、チームに迷惑をかけます。

とにかく自分の能力を計測しましょう。