NYの一人旅行、ホテルの予約について

質問

四月に５泊でNYに一人旅を計画しています。
ホテルの予約で失敗してしまいました…

四月のつもりが、数日後になっていたんです。
急いでホテルにメール、数時間後に返信が来ました。
因みに個人手配は初めてです。
内容は、定型な挨拶、そしてもっとあなたに向いた部屋があるから、
サイトを見てみて、といった内容でした。

その返信に、あなたはキャンセルを受けてくれて、
私は新しく予約が取れるという意味ですか？と送りました。

返信は、修正のために新しい日にちを送ってくださいと来たので
本当の日程を送りました。

そこで返信が来なくなり、キャンセルポリシーにひっかかって
請求されても嫌だったので、先程直接電話しました。

予約を変更したいのですが…と切り出すと、
キャンセルですか？メールでしか受けてないんです。
メールを送ってください。と言われたので、
何度かメールでやりとりしたんですが、最終的な答えをもらってません。
と言ったら、チェックします、just moment

そこで、電波が悪かったのか、ぷっぷっと音がして切れました。

慣れてないのでわからない事だらけなのですが、
電話でchange my reservation と言ったのに、
cancelと言われた事。
メールでしか受けてないと言われた事と、
初めのあちらからの返信の内容から考えて、
もしかして、あれはキャンセルした人に送る定型文？
かと思いました。
二回目のあちらからの返信、送るsendは、webでということ？
しかし、修正のためto modifyが気になります。

高級な所とはほど遠い、ドミトリーです。
メールや電話の態度も特に悪くないのですが、
メールで、と言われた以上、電話はよして、
メールで確認すべきなんでしょうか？
それとも諦めずに電話を掛けてすぐ確認すべき？

正直ナチュラルスピードの英語に怖気ずいた自分がいます。
しかし、個人手配なので、リスクは覚悟しています！

旅慣れた方や経験のある方、是非アドバイスください！

回答No.8

Ann-san

NY在住です。

こちらの人はいい加減な人も多いので病院の予約でさえ間違える始末です。
相手が間違えたとしても自己責任なのでしっかり裏付けを提示できる準備をしているのが私流。

備えあれば憂いなし・・・これがアメリカ流です。
本当は「備えあってもうれいあり・・・」これがアメリカ。涙

私は予約などはメールやウェブサイト上から予約を入れ、証拠が残らない電話でのやりとりは極力避けます。
お互いに間違えると困るからその内容をメールしてと伝えわざわざメールさせる時もあります。
ダブルチェックの意味と書類を残す意味。
最悪電話でしかやり取りができない時は必ず相手の名前を記録しておきます。
必ず旅行中のすべての予約に関しての書類は持って行きます。
ホテルならチェックインの際にその書類を提示しながら予約してるOOですと伝えます。

たまにあれ？あれ？なんてカウンター内でやっている事もありますが、
きちんと予約されている書類を既に提示されているので、こちらへ面倒な会話がなく、ただ少し待たされる程度で済むので楽です。

ドミトリーのような所なら日系の所も何か所かあるようですよ、日本語通じるだろうしお勧めします。
時間もあるし、メールやウェブでの予約をお勧めします。

有意義な楽しいご旅行になるように！！

Bon voyage !

回答No.7

tsuyoshi2004

まずは、メールでも電話でも英語でやりとりをされたのでしょうから、日本語にされると相手がどのように理解したのかとか相手が伝えたかったことはわかりません。

その上でドミトリーなどだとそんなに事務員さんが多数いるわけではないので、英語の流暢ではない相手と話しているのは面倒でしょう。
だから、メールにするようにとのことではと思います。

それでメールは丁寧さとか格好良さよりも、絶対に誤解が生じない表現で送ることがいいでしょう。

余談ですが、英語での予約や問い合わせを口頭でする場合（電話を含めて）は、
できれば事前にＹｅｓ／Ｎｏクエッションで質問やお願いを作ってから話すのがいいでしょう。
というのは、基本的には相手の答えはＹｅｓまたはＮｏなので、聞き間違いが減らせます。
逆に５Ｗ１Ｈで質問をしてしまうと相手の答えに知らない単語や表現があれば、それで答えを理解できなくなります。
また、もしも完全には理解できなかったけど、おそらくこうであろうという程度の理解ならば、
自分の表現に置き換えて相手に確認すればいいでしょう。

経験を通して言えば、メールでも会話でも変に格好をつけるよりも、下手すれば単語の羅列の方が通じることも多いです。

お礼

ニュアンスが間違って伝わってしまう可能性も高いですね。
非常に参考になります。
ありがとうございます。
補足にも書きましたが、私が一泊プライベートを予約しようとしたのを、
勘違いしてると思って親切心で教えてくれようとしたのかな、と思いました。
男女混合のドミトリーに泊まるのは抵抗があるし、
一泊位一人でゆっくり部屋を使ってもいいかな、
と思ったのですが…
頂いた回答は旅行中にも参考になると思います。
ありがとうございました。

回答No.6

nolly_ny

また電話して確認してもよいですが、メールでも同じ内容を送るべきと思います。
メールでのやりとりは、後に証明にもなるので送って損はないです。
言った、言わない、でモメそうな、特にこういうことに関しては、電話だけでコトが済むことは、アメリカではほとんどないと思います。
役割分断がはっきりしていて、自分の仕事以外のことは一切関知しないお国柄ですし、もしそういう人が電話を受けたのだとしたら電話だけでは、話はなにも進まないです。
小さなドミトリーだと、少人数で切り盛りしていてこの限りではないかもしれませんが。

一般的に「変更」とは、「キャンセルして別の予約を入れなおす」ことだと思います。
予約時のキャンセル規定ですが、キャンセル料の支払いは変更になら適用されない場合も多いと思います。まして小さなところなら交渉次第で融通も利くでしょう。

まずは、変更後の予約が取れているかの確認が先決だと思います。
最後にあなたが送った新しい日程のリクエストの内容を転記し、
「何度かメールでやりとりしたんですが、最終的な答えをもらってません。予約は取れたか教えてください。」
だけをメールで送って、返事を待てばよいと思います。
長らく返事が来ないなら、電話の出番でしょう。

キャンセル料のチャージに関しては、そのドミトリーに結局泊まるのでしょうから、行ってから直接交渉もできると思います。
(チャージはされない可能性が高いと思いますが)
もしすでにチャージされてしまっているのなら、「返金」となるとまたややこしく時間もかかるので、宿泊料金で相殺してもらうようにお願いしてみると、希望も通りやすくなると思います。

お礼

ありがとうございます。
キャンセルの連絡自体は早めにしたので、
多分、大丈夫だと思うのですが、
もし、チャージされていたら、
頑張って交渉してみます！
メールもコピーして持って行って。

補足

質問を投稿して数時間後、メールが来ました。
内容は初めの返信と同じ様な内容で、加えて
どうも、週末一日だけドミトリーが満室だったので、
プライベートを取ったのが気に掛かっているらしく、
ドミトリーを進められ、webを見てみて、という内容でした。
一度荷物をチェックイン、アウトしないといけませんから。
親切心なんでしょうが、webではやはり女性専用は満室のままでした。
キャンセルを認めてくれたと取って、新しくwebから予約をします。
御手数お掛けしました。と送ったら、
予約をchangeしました。とだけ来ました。
繊細を送ってもらいます。。予約番号も何もなかったので…

回答No.5

jess8255

外資系ホテル勤務経験があります。

予約の変更のうち、日程そのものが変わるときは、殆どのホテルではまず最初の予約をキャンセルし、別の日程で新たな予約をします。ですから、あなたのchange my reservationの容貌に対して、ホテルが（最初の予約を）cancelと言ったのだと思います。

またホテルによっては（特に電話の場合は）まず新たな予約を取り、その後に最初の予約をcancelする方法を取ることもあります。お客としてはこのやり方のほうが安心できますね。

電話でのやり取りは近年避ける傾向にあります。言った、言わないの水掛け論を排し、メールと言う書面証拠が残るため、予約の確実性が高まるからです。しかも殆どのホテルは予約サイトがあり、その中に自分の旅行情報を入れて送信し、瞬時に予約番号などが表示されるか、その後から予約確認のメールが来るかのいずれかです。

kamu143さんはそのような入力画面を使わずに、英文をご自分で書いて送信したと言う訳ですか？ NYのように予約客が多いと、担当者もすべてのメールを読むわけではありません。日本だったら考えられないでしょうが、アメリカのホテル担当者なんてこんなものですよ。ましてドミトリーならいい加減な対応をされても驚きません。

しつこくメールするか、もう一度サイトの中に予約の入口がないかを確認して下さい。

どうかうまく手配できて、世界一エキサイティングな街を楽しんで下さい。

回答No.4

noname#201242

日程変更をする場合、単に日付をずらすだけの場合と、一旦古い予約をキャンセルして、それから新たに予約を入れなおす方式とあると思います（宿によります）

そもそもどういう風に予約をしたのか（Webサイトから？）
キャンセルや変更方法はどういうルールになっているのか（Webから？メールで？）が分かりませんが・・・・。特にルールの記載はないのでしょうか。

メールでと言われたのは、そのほうが後に残せるからかもしれないし、一人の係だけでなく、複数の担当者が情報共有できるからかもしれません。想像で書いてるので分かりませんけれども。

＞そこで返信が来なくなり、ャンセルポリシーにひっかかって
請求されても嫌だったので、先程直接電話しました。

ここで更に「変更したい」と言わずに、まず現状の確認で、
「いついつに予約に関するメールをお送りしましたがお返事をいただいていないようです。確認いただけますか？」と聞いてみたら良かったかもしれません。

本当の日程を書いたメールが何らかのトラブルで届いていない可能性もあるし、見落とされている可能性もゼロではないし、あるいは修正済みで確認連絡が来ていないだけかもしれませんし。

※もし自分だったら前に送ったメールを再送してみます。
「以下のメールを送りましたがお返事いただけないようです。云々」書いて。
前のメールを引用すると分かりにくくなってしまいそうなら再送はやめて、＃２さんの案でも良いかもしれません。シンプルに。
それでも返事がなければ電話する。

＞そこで、電波が悪かったのか、ぷっぷっと音がして切れました。

転送や保留を間違えると固定電話でも切れてしまう（間違って切ってしまう）ことはありえます・・・。日本でもありますので（＾＾；

メールも人間が取り扱っている以上、（見落としてはいけませんが）見落とす可能性はゼロではないし、コンピュータのシステム的なトラブルの可能性もゼロではありません。一度だけで判断しないほうが良いです。

回答No.3

Fuwafuwafururu

実際そのドミトリーのサイトやドミトリーとのやり取りのメールを見た訳でも
通話内容を聞いた訳ではないので何とも回答できません。

ドミトリーのサイト上で、予約変更できるようになっていませんか？
もしくは自分の予約履歴が見れるようなら、既に日程が変更されていませんか？

＞正直ナチュラルスピードの英語に怖気ずいた自分がいます。
キャンセル料がかかるという事情を考慮しても、電話したのは質問者さん判断です。
ご質問文からでは、第三者はメールの方が良い、電話の方が良いというアドバイスは
難しいです。

まずはサイト上で予約状況がどうなっているか、予約変更ができそうか確認してみては？
キャンセル料がかかりそうなら、それこそ変更前に電話かメールで確認すればいい話です。
方法論ではなく結果オーライですよ♪

回答No.2

sato7223

いらんことをやってしまいましたね。

相手は、予約に関しては、証拠を残したいので、メールでと言ってきたのでしょう。

だったら、一度、キャンセルして、新たに予約すればいのです。

ゴタゴタいろいろ書いたのではありませんか？

シンプルに、キャンセルしたい、そして、キャンセル番号を送ってくれ。確認したら、新たな予約をするつもりだ・・・

こんな感じで、メールしたらいいでしょ？

キャンセルポリシーにひっかかるか否かは、あなたが確認すべきことです。

初めてでっていうのはわかりますが、ちゃんとやれば、リスクも何もありませんから。

お礼

私の様に英語が堪能でない場合は、極力シンプルにメールを作ります。
大変勉強になりました。

補足

キャンセルポリシーは48h以内でした。
間違えた予約は約3日後だったのでそれで焦ってしまい…

回答No.1

yuklamho

"メールで、と言われた以上、電話はよして、
メールで確認すべきなんでしょうか？
それとも諦めずに電話を掛けてすぐ確認すべき？

正直ナチュラルスピードの英語に怖気ずいた自分がいます。
しかし、個人手配なので、リスクは覚悟しています！"
CAll again and email again. Never give up!

お礼

ありがとうございます！
勇気が湧きました！

補足

沢山のご回答を頂けて、本当に感謝しています。
順に補足とお礼を書き込みます。