決裁文書の書き方について（学び方）

質問

決裁文書の書き方について詳しい方，どのように学んだらよいかアドバイスをください。

支社で，専任が一人というところにおります。
部長から決裁書類を差し戻されることが多く参っています。
部長は本社におり，課長と主任は私と同じ支社にいます。
私が作成したものを，主任→課長が押印して本社へ送るのですが，
必ずと言っていいほど赤ペンチェックが入り，差し戻されます。
文書の往復だけでも日数がかかるのに，さらに修正につぐ修正で，
なかなか決裁が下りず，業務にも支障があります。

これまで，あまり決裁を作成する部署を経験して来なかったため，
蓄積がありません。
例年同じ決裁を同じ時期に取っているため，前任者の作成したものを
基本にして作成しているのですが，差し戻されてしまいます。

この部署は，頻繁に部長が異動しており，ここ数年は1年おきくらいに変わっています。
その都度，「その人の好みではないか」と思われるチェックが入り，
直して提出しますが，翌年度また違う部長になると違うチェックが入り・・・の繰り返しです。

部長は，課長に修正の指示をするのですが，それがうまく私に伝わらず，
修正されていないという指摘を受けることも多々あります。
また，課長が部長に必要以上に委縮しているようで，
課長の言うように直していると，
決裁文書がどんどん長文に，添付書類も分厚くなっている気がします。

一般職としては，上位者の言う通りに直すしかないのですが，
どのようにしたら決裁文書の作成について学ぶことができるでしょうか。
フォーマットもなく，一件一件異なる内容のため，一つができてもまた次は違う，
の繰り返しで疲れ果ててしまいました。
決裁文書のスタンダードのようなものを学べる方法があったらぜひご教示ください。
よろしくお願いいたします。

回答No.2

gisahann

誰に（職位的にも）決済を求めるのかで文章の書き方も少しは配慮？
大体形式的なものは、会社自体のスタンダードな書式のないこと自体が問題です。

そのほかの場合は、提出する人（決済をもらうすぐ下の職位の人）の思いに合わせるしかなく
事前の根回しや、金額・数値の評価が重要なポイントです。

本来は、上司は忙しいものとして簡潔・正確・全体から見ての評価が基本です。
一部の評価や例外ケースでもよしとする傾向には個人的には望みませんが、
それも判断するのは上司です。

なお、誤字脱字はもっとも不適切です。　文章の終わりは、＜・・である。＞　＜・・と考える＞
あるいは＜・・です。・・ます。＞で統一しましょう。

回答No.1

佐藤 志緒（@g4330）

>「その人の好みではないか」と思われるチェックが入り
正にその通り、決済者の好みに合わせるしかない。
決済に必要な項目や金額は誰に代わっても同じですが、内容の説明部分は人が変われば異なるし、同じ人でも年が変われば微妙にかわっていく物です。
時によっては部長もその上司である役員からダメ出しを受けて課長に変更を指示してるかも知れませんよ、そうなれば同じ部長でも役員が変われば書き方も変わる。

私の例では「説明は細かく」と指示を受けてたのに上司が変わったら「文字が多すぎて見難い」と説明するまでも無く10秒でダメだしされました。

会社員の宿命ですね、頑張りましょう