仕事で同じミスを繰り返す、改善方法は？

質問

後輩の指導でアドバイスお願いします。
後輩Aくんについてです。
現在の仕事についてはたいへん勉強もしていて、おしえたことは覚えが早いですし自ら積極的に覚えようという意欲も強いです。全般的には今まで後輩の中で優秀だと思うのですが、ある事柄について何度も同じミスを繰り返してしまいます。

例１）
ある特定の製品管理について
項目１にはリストAに含むものを記載
項目２にはリストBに含むものを記載
項目３にはリストCに含むものを記載
※各リストに含まれるものはそれぞれ４～５種類程度です。
項目２にリストAに含まれるものを記載してしまう。

例２）
商品Aには５ｇ入、１０ｇ入、２０ｇ入の３種類があります。
伝票には「商品A ２０ｇ入」と書いてあるのですが、「商品A ５ｇ入」を準備してしまう。

自分にとってはあまりにも単純なので他の対策が思いつかず、気をつけてね、とか毎回２度確認してね、としか言えません。
また、今までかなり困った事が多かった後輩でもこのようなミスがほとんどありませんでした。

・仕事の中でこの作業は頻度が多く、毎回他のスタッフがダブルチェックするのは困難です。
・この仕事を全くさせないということは業務上困難です。
・このミスがあった場合は当然、お客様にたいへんな迷惑と損害を与えてしまいます。

最近は苦手意識が強くなっていて表情もすぐれず心配です。他の部分に関してはたいへん戦力になる優秀な後輩なので、どうにかしてこの２点のミスを減らすことができるようなアドバイス、もしくはこの業務に関する改善点を見つけたいと思います。
よろしくお願いします。

回答No.3

phj

その新人君はそういう作業が「苦手」なのでしょう。人によっては複雑なこと（または新しいこと）は出来るのに、単純なこと（やり方の決まったこと）の組み合わせは間違える、という人が居ます。

私もどちらかというとそういうほうなので、これはダブルチェック、では解決できない問題だと思います。

ではどうするか、多分彼に「新しい確認方法を見つけさせる」というのが一番確実なように感じます。
「ダブルチェック」だけでなく、別の確認方法を具体的に考案させるのです。

たとえば、
例１）
中略
※各リストに含まれるものはそれぞれ４～５種類程度です。
項目２にリストAに含まれるものを記載してしまう。

項目１・2・3の書き込む近くには、各項目の書き込む種類を明示してありますか？4～5種類ならそれ程のスペースを取らずに、項目の近くに書き入れておくことも出来るでしょう。そうすればその時点で何を書かなければならないのか、もう一度チェックできますし、また新人が入ったときにも、いちいち「この項目にはこれ、この項目はこれ」と教える手間が少なくなっていくはずです。

また
例２）
商品Aには５ｇ入、１０ｇ入、２０ｇ入の３種類があります。
伝票には「商品A ２０ｇ入」と書いてあるのですが、「商品A ５ｇ入」を準備してしまう。
このような場合、各商品（たとえば５ｇ入、１０ｇ入、２０ｇ入）はそれぞれ小分けして用意してあり、棚から取れば準備がＯＫになるのでしょうか？

そうであれば、５ｇ入＝青、１０ｇ入＝緑、２０ｇ入＝赤のように別の区分を導入して、1回目のチェックはグラム数で、2回目のチェックは色で確認させるようにするとミスが少なくなります。

こういうダブルチェックそのものを分ける方法を導入すると、新人を含めみんなの負担が軽くなり、トリプルチェックも出来るようになるはずです。

質問者様の現場が分かりませんので、思いついたことを書きましたが、ご質問の新人君はこういう「思いつく」のは上手いはずだ、と推測します。

自分で考えて、新しい確認方法を発見させればミスが少なくなりますし、それが管理上簡単で有効であれば、みんなの生産性が向上しますので、会社にもよくて、上司の質問者様も褒められる、と1石3丁になるかもしれませんよ。

回答No.2

merciusako

その後輩の方が入社何年なのか、通常どの位の仕事の種類をこなさなければならないのかが分かりませんので、明確にはお伝えしにくいのですが、いくつかの問題点はあります。

１．仕事内容の理解度
例１）の内容であれば確かに機械的に処理できるものですが、A、B、Cのカテゴリーとそれぞれの種類が頭の中で明確に整理されておらず、曖昧なままだとすると間違える可能性は高くなるでしょう。
例２）では、「商品A」ということを間違えないように、ということに気が行っていると種類の違いがおろそかになるでしょう。

２．処理スピード
ある時間内である量の仕事をこなさなければならない状態では、仕事を終わらせることを最優先しがちです。
本来ならば、仕事で一番大切なことは「正確性」だと思いますが、他の後輩の人ならば４時間で出来るとすると、自分も同じ時間でやらなければと思いますし、仕事を指示する側もきつそうな仕事でもない限りその程度の時間で処理可能と考えるでしょう。
自分の中でスピード優先になってしまうとミスは出やすくなるでしょう。

３．集中力と持続力
人には向き不向きがあります。
例２）のような単純な作業ならば、作業終了までいかに集中するか、それを維持し続けるかが問題となるでしょう。
この部分は個人差が大きく、単純作業になればなるほど明確になります。

４．ダブルチェック
人は自分のやったことは間違いないと思いやすいです。
それなりの注意を払ってやった結果なのですから。
いくらダブルチェックと言っても、やった当事者がチェックするわけですから、根底に間違いないはずという思いがあればチェック漏れは出てきます。
チェックしなければならないものの量が増えれば増えるほどチェック漏れは出てくるでしょう。

５．本人の意識
本人が「自分はもっと高度な仕事ができる。何でこんな単純な誰でも出来る仕事をやらされてるんどろう。」と考えていると、その仕事の重要性は一気に消し飛んで、「あー、ばからしい。」という気持ちになります。
そうなると、当然ミスが出てきてそれを指摘されて本人は反省するのですが、その仕事に対する疑問があるためまた同じミスを繰り返すことになるのです。

具体的な対策としては、後輩の方の仕事量を減らすことですが、本人が気がついていないということもありますので、何が原因なのかを本人にも自覚させるために、ゆっくり話し合われることも必要だと思います。

お礼

ありがとうございます。
本人の意識に対する新たな見方、今までなんとなく程度で考えていたことの重要性などたいへん参考になりました。

回答No.1

riz_

私自身もよく同じミスを2度ほど犯してしまうことがあります…。

後輩の事でご質問をなさっている回答者さんは、
後輩思いなのですね。

ですが、どれだけ本人が優秀だとしても
基本ができていないと元も子もないです。

頻度の多い作業
ダブルチェックは困難
ミスをすると大変な損害
とのこと。いかに重要な作業であるかわかります。

残念ですが、単純なミスは
本人以外の手でどうにかできるものでは無いと思います。

ただ、質問者さんにできることは仕事を教えることはもちろんですが
後輩のケアに力を入れることをお勧めいたします。

その作業の苦手意識が強くなっていて、表情もすぐれない。
仕事で一番つらいのは体力面ではなく精神面なので
メンタル面で後輩を支えてあげることも先輩として大切なのではないかなと思います。

ミスがなくなり、悩みが解決しますように。
がんばってください。

お礼

ありがとうございます。
そうですね、本人もこの仕事がうまくいかないことが
相当まいっているようなので、精神的悪循環に陥らないように
気遣っていこうと思います。