LAN内のデータ管理

質問

研究室でデータ管理を任されるようになりました。

現状では、ローカルのLAN内に複数PCがあり、各自の作業データはファイルサーバに保存しています。
ファイルサーバは Free BSD で構築しており、過去のデータも保管しています。
過去のデータはフォルダに保存されているだけで、どこに何があるかが管理されていません。

データは参考資料のPDFや実験計画のWORDやEXCELの実験データ、専用ソフトのファイルなど様々です。

これらのファイルをどうにかして管理したいです。

目標としては

1)データの格納の場所を整理してリンク
2)写真をリンクして、文章にまとめる

PukiWikiで管理しようと思いましたが、ファイルを毎回添付するため、元ファイルを残そうとすると2倍になってしまいます。

なにか良いソフトや方法はないでしょうか？

よろしくおねがいします。

回答No.3

OrangeCup150 · ベストアンサー

1)データの格納の場所を整理してリンク
については、単純にExcelなどでファイル目録.xlsxを作成してセルを右クリック、ハイパーリンクの挿入でファイルの指定と表示文字列の指定をすればいいかと。

イメージは下記のようになります。
ファイル目録.xlsx
----------------------------
[Sheet1]
お知らせ
１９日はカレーの日です。

資料
ファイル名　説明　開く（ハイパーリンク）
秘伝のカレー.pdf ・・・・・・　ハイパーリンク

ネットワーク
プリンタとネットワークとカレーの設定（別シート・ファイルへのハイパーリンク）

ツール
ファイル名　説明　開く（ハイパーリンク）
カレーパワー.exe ・・・・・・　ハイパーリンク
インストール手順書.docx　・・・・・・　ハイパーリンク
----------------------------

フォルダ構造を隠滅しつつ、カスタマイズされた一覧性が実現できます。
パスの問題があるので実際にはハイパーリンク関数を使用したほうがいいかもしれません。

A1=BASEFOLDER B1=\\server-name\folder-name\base-folder\
A5=HYPERLINK(B1&"foo.jpg", "画像を開く")
※B1にベースフォルダのパスを指定することでハイパーリンクの相対パス指定ができるようにしています。
または
A6=HYPERLINK(INFO("directory")&"foo.jpg", "画像を開く")
※INFO("directory")は、ファイルのディレクトリを返す関数です。
のようにハイパーリンク関数を使用して相対パスにした方がいいかもしれません。とくにCD-Rなどにバックアップやアーカイブするときには。

なお、この手法は何も知らない人にフォルダ構成の概略を掲示するには適しています。欠点はリアルタイムにフォルダの状況を反映したり確認することができないことです。

2)写真をリンクして、文章にまとめる
Wordであれば、図の挿入時に「挿入▼」▼をクリックで「ファイルにリンク」を選択すると埋め込みではなく、リンク（外部ファイルの参照）ができます。リンクしているファイルは「配付準備」の「ファイルへのリンクの編集」で確認できます。
ただ、Excelではこれ（ファイルへのリンクの編集）ができないようです。
http://okwave.jp/qa/q7320070.html
また、リンクは固定パスが使用されるのでやや難ありです。

使いやすいHTMLエディタやホームページビルダー系のソフトを使うことも考えられますが、Wordのように変更履歴の記録などの機能が使えない制限を考えると文書作成には不向きと考えられます。というわけでWordを使う前提とすると、写真フォルダをシンボリックリンクにしてWord側に合わせるようにフォルダ構造を見せかけるのが適当かと思います。

\\server-name\share-name\share-picture\yyyy-mm\foo.jpg

年、または年月程度にフォルダ分けしておくといいかもしれません。分類で仕分けると変更したときにリンク切れになるので、それはMicrosoft クリップオーガナイザーなどの分類管理ソフトを利用するのがいいかと思います。
ただ、操作性は悪いです。クリップアートとかは埋め込みでしか挿入できないので、クリップアートを右クリックし、プロパティを表示して、ファイルのパスをコピーして、図の挿入ダイアログを表示して、パスを貼り付け、「挿入▼」▼をクリックで「ファイルにリンク」を選択するという手順になります。

以上です。ご参考いただければ幸いです。

お礼

ありがとうございます。

EXCELやWORDもいろんな使い方があるんですね！

ちょっと試してみようと思います。

回答No.2

noname#208507

質問を拝見して気になったのですが、アクセス管理に注意するデータは無いのでしょうか。

研究室だそうですが、共同／受託研究などの実験データや資料はありませんか。もしあればNDA（秘密保持契約）を結んでいると思います。終了した過去の研究資料でもNDAの効力は及ぶでしょう。同時期に共同作業が進行する場合、他組織の人間が混在するので注意が必要です。1台のファイルサーバでデータを管理する場合は特に。

目標を見ると Wiki を意識されているように思えます。しかし、多くの Wiki システムは細かいアクセス・コントロールができないのでご注意ください。

データの整理と管理といえば、Alfrescoというオープンソースの文書管理システムがあります。ただし目標 2) には向きませんけれども。

参考URL：

http://www.alfresco.com/community/

お礼

ありがとうございます。

それほど人数が多くない（10～20人ぐらい）ので、
重要な書類があることについては全体で話しをして管理しています。

基本は外部からアクセスしないので、
アクセス管理についてはまだ問題になってないです...

Alfrescoについては調べてみます。
少し規模が大きそうです(^^)

回答No.1

singlecat

ファイルの格納規約を決めて、その通りに格納してもらえば良いと思います。

格納の仕方は、ディレクトリ名が一つの索引のように解りやすくします。

例えば
/分類１
　/プロジェクト１
　/プロジェクト２
　　/計画書
　　/議事録
　　　/20120607
/分類２
　：

これだけでも充分だと思います。

お礼

ありがとうございます。

現状個人個人が自由に名前をつけているので、
相談してルールを考えたいと思います。