エクセルのリストを使ってワード宛名ラベルの差込印刷

質問

こんにちは

エクセルで作成した顧客リストを使って　ワードの差し込み印刷の宛名ラベルを作成中です。
顧客リストには　会社名（A列）、郵便番号（B列）、住所（C列）、担当者（D列）があり、それぞれ２行目以降にデータが埋め込まれています。

問題は、複数担当者がいる場合です。１つの会社に複数担当者がいる場合、会社名・郵便番号・住所欄は最初の担当者の行にのみ記され、２人目（２番目）以降の担当者欄の会社名・郵便番号・住所欄は空欄となっています。

担当者が４人いるとすると２－４番目に記された担当者の宛名ラベルに当然のことながら会社名・郵便番号・住所が出てきません。

住所欄を空欄にせず、きちんと情報を入れると問題が解決されるのは十重承知していますが、それだとエクセルの顧客リストが見にくくなってしまい、それは避けたい手法（※）です。

ワードのIF関数を使うとか、もしくはエクセルの顧客リストに上記※以外の手を加えて解決するのであれば、その方法を教えて頂けませんでしょうか？

300近くの顧客があり、その半数において、複数担当者が存在し、簡単な方法がないものかと困っております。

よろしくお願いいたします。

回答No.3

MackyNo1 · ベストアンサー

差し込み印刷では、基本的にデータを補充するような機能はありません。

このようなエクセルのレイアウトを重視するケースでは、No1の回答者のおっしゃるように、以下のような操作でエクセルの空白セルに一括してデータを挿入し、その範囲のフォントを白にして見掛け上同じレイアウトにすることになります。

データべースシートのA列からC列を選択して、Ctrl+Gでジャンプダイアログを出して「セル選択「空白セル」で「OK」し、空白セルが選択された状態で「=IF($D3="","",A2)」と入力し、Ctrlキーを押しながらEnterします。

もう一度A2セルからC列のデータ範囲を大きめに選択し、ホームタブの（Excel2003以前なら「書式」）「条件付き書式」で新しいルールで「数式を使用して・・・」を選択し、「=A2=A1」と入力し、「書式」でフォントの色を白に設定します。

今後のデータ追加に対応したい場合は、数式行のA列からC列のセルを選択して「コピー」し、未入力行のA列のセル以下に「貼り付け」でください（差し込み時にデータを選択する必要があるかもしれません）。

＃Officeソフトはバージョンによって使用できる機能や操作方法が大きく異なりますので、質問の際には必ずバージョンを明記するようにしましょう。

お礼

回答ありがとうございます。
勉強になります。早速実行してみます。

今後、このような質問があればバージョンも記すようにいたします。

ありがとうございました。

回答No.2

imogasi

はっきり言って,エクセルのデータを扱う基本原則に違反したことを考えています。素人が色々考えるのは勝手ですが、エクセルで出来ることは制約があります。根本的なところは崩せません。
差込印刷の機能はワードに備えられた機能で、差込印刷は「フィールド」という、奥の深い機能の一部を使っているようです。
ワードで挿入ーフィールドのメニューの中にMergeFieldなどがあり
フィールドには、IFがあり,これらを組み合わせて使えるかも知れませんが、そこまで解説した本は皆無に近く、解説したWEBページもすくないと思います。プロ部ラム的な素養が必要と思います。
やるなら人に頼らず、WEBででも勉強してください。
ですから、あなたがプログラムのプロ、ワードの熟達者でない限りあきらめるべきです。
＝＝＝
それより下記でも勉強して応用したら。
同じ値の場合は第2行目以下は白色文字にして見えなくする。
例データ　?列　A1:A7
a
a
a
a
b
b
b
ーー
A2:A7を範囲指定（A2に注意。データだい２行の意味。見出し行などあるとこの数が変わるから注意）
書式ー条件付書式ー数式が、で
=A2=A1
書式をフォントを白に設定
OK　OK
で同じ値の２行目以下は見た目は見えなくなる。
非表示希望列で上記を行う。
これで差込印刷をやってみてください。差込印刷は普通にうまく行くと思うが。

お礼

回答ありがとうございます。
機能がないということが分かりましたので、エクセルデータで重複する箇所を　ご教示頂きましたとおり、白色フォントで見えないように設定をかけようと思います。

詳しいご説明をありがとうございました。

回答No.1

chonami

基本的に、リストは１行に１件を空白等ないように作るのが鉄則だと思います。

見やすさと扱いやすさは別物と考えましょう。

この場合、エクセルの空欄をまず埋め、上セルに同じ内容のデータがあるセルは文字色を白にするなどの条件付書式を設定するなどで対応されたらどうでしょうか。

お望みの方法とは違うかもしれませんが…

お礼

回答ありがとうございます。
はじめてこちらのサイトを利用させて頂き、回答がついてとてもうれしく思っております。
＞「見やすさと扱いやすさは別物と考えましょう。」
機能がないということが察しつきましたので、そうすることにします。

ありがとうございました。