ワードの差し込み印刷で年賀状の宛名を印刷したい

質問

のですが。。。

イマイチ要領が分かりません。
ＯＳは7です。住所録はエクセルのデータで得意先リストがあるのでそれを使おうと思っています。
ただ・・・
宛名を会社名ではなく担当者名にしようと思っているので、そのためにはリスト自体の並べ替え等も必要なのかな？とも思ったり。
元のリストは会社名から始まって読み仮名、部署　役職　担当者名　郵便番号　住所・・・の順番になっています。その後ろには取引状況等も載っています。
実際に差し込み印刷の際にいる情報ってどの部分でしょうか。
やっぱりリストの左端の列には個人名を持ってこないといけないのでしょうか。
担当者名が不明で会社御中で出すようなところもあるので、その部分は個人名のリストとは別にもう一つ作らないときちんと作動してくれないのでしょうか。
リストの作り方と実際の差し込み印刷の手順等できるだけ分かりやすく教えて頂けたらたいへん助かります。
宛名を個人名にした場合のレイアウト等も分かるようなものもありましたら教えてください。（例えば部署や役職等はどのあたりに配置したらいいのかとか。それもウィザードで勝手にやってくれるものなのでしょうか？）
宜しくお願い致します。

回答No.2

enunokokoro · ベストアンサー

OSが7だと、Word2010でしょうか？

> 担当者名が不明で会社御中で出すようなところもあるので
別にリストを用意しなくてもできますが、設定が面倒です。
[差し込み印刷]に使われている差し込みのフィールドコードなどを
理解していないと、様々な条件での表記の振り分けができません。

私は古いバージョンでしか使ったことがないので、具体的な説明は
できませんが、差し込み印刷の基本的な説明ぐらいならできます。

年賀状だけでなく、差し込み印刷には様々なことができます。
最初に[はがき宛名ウィザード]から入ると、差し込み印刷の複雑な
奥深さに嫌になると思います。
最初は簡単な差し込み印刷から始めることをお勧めします。

新規作成などでA4サイズの何もない文書を用意します。
http://pc.nikkeibp.co.jp/article/technique/20100805/1026763/
適当な内容で住所や会社名、個人名などを配置できるようなものを
用意し、差し込み印刷ウィザードから[差し込みフィールドの挿入]
で差し込みしたいフィールドを指定します。
単純な配置ですから、担当者名がわからない場合の「御中」をつける
ような設定はできませんが、差し込み印刷についての基本は理解が
できると思います。
[ Alt+F9 ]キーでフィールドコードを表示して、表示された内容の
一部をIF文で御中などになるように書き換えます。

例：担当部署の項目を切り替える場合
{ IF { MERGEFIELD 担当者名 } = "" "{ MERGEFIELD 担当部署 }御中" "{ MERGEFIELD 担当部署 }　{ MERGEFIELD 担当者名 }様" }

これで、担当者名が空白かどうかで基本的な表記の違いができます。
ExcelでIF文を扱ったことがあればある程度理解できるかと思います。

このように複雑な設定を[はがき宛名ウィザード]で用意された項目に
当てはめないとなりませんので、かなり面倒です。
どうしてもWordでやらないとダメなら、適当に差し込み項目を設定し
ある程度のレイアウトができたとして、印刷をすぐせずに新規文書へ
差し込む設定をします。
[差し込み文書]タブの[完了]グループから[完了と差し込み]にある
[個々のドキュメントの編集]をクリックします。
これでページごとに差し込まれた結果がでますので、ページごとに
レイアウトを整え印刷します。

こちら↓は、参考までに。
http://jp-guide.net/businessmanner/letter/omote_hagaki.html

回答No.4

koko88okok

No.3です。

すみません。先の回答に誤りがあります。
F10---誤
F9---正　　に読み替えてください。

回答No.3

koko88okok

> 実際に差し込み印刷の際にいる情報ってどの部分でしょうか。

あなたが差し込みしたい項目が必要な情報です。
その他の情報があっても差し込みしなければよいだけです。

> やっぱりリストの左端の列には個人名を持ってこないといけないのでしょうか。

そんなことはありません。但し、ご自分で選んだ項目がWordが予定している項目と違っている場合は、改めて、「フィールドの一致」とういう操作を行って、フィールドを一致させないと差し込みされません。

> 担当者名が不明で会社御中で出すようなところもあるので、その部分は個人名のリストとは別にもう一つ作らないときちんと作動してくれないのでしょうか。

「敬称」の欄があり、「差し込みフィールド」が挿入されていれば、御中も表示されます。
Word2007では「様」が表示されていますので、「様」を削除して「敬称」の「差し込みフィールド」を挿入する必要があります。

> リストの作り方と実際の差し込み印刷の手順等できるだけ分かりやすく教えて頂けたらたいへん助かります。

Win 7を使っていませんので、確かではありませんが、Win 7でも同じではないかと思います。
Word2007/Vistaの場合、「ドキュメント」の「My Data Sources」フォルダにある「Addresss.xis」を使ってデータを入力するか、自作した住所録からコピペすればよいと思います。

「差し込み文書」タブの「結果のプレビュー」をクリックしてオフにすると、差し込みされた項目が《氏名》などの形で表示されますので、どの項目が差し込みされているかが分かります。
「はがき宛名印刷」
http://www.becoolusers.com/word/merge-postcard.html

なお、前記で「Alt」キーを押しながら「F10」キーを押すと、差し込みされた「フィールドコード」が表示され、もう一度、「Alt＋F10」を押すと戻ります。
「フィールドコード」を編集すると表示形式などを変更することができます。
「 Word2007(ワード2007)実用編：フィールドコードの使い方」
http://www.eurus.dti.ne.jp/~yoneyama/Word2007/word2007-field.html

回答No.1

noname#164823

こちらに方法が詳しく解説してあります。

列は並べ変えなくても自動で機能します。列見出しを入れておけば
作動します。

個人名と会社名は「様」と「御中」になるので、これは住所録を
別にして、別に作る必要があります。

http://www.becoolusers.com/word/merge-postcard.html

レイアウトの変更は、この下の方にあります。あとは試行錯誤して下さい。
入っていない項目は「差し込みフィールドの挿入」をクリックすれば、
追加できます。

http://allabout.co.jp/gm/gc/50261/3/