ACCESSを活用した取引先情報の管理方法
- 私は業務上、約500社ある取引先の情報を把握する必要があり、現在はACCESSを用いて一覧にして情報管理しています。
- 上司からは主要取引先50社について売上高、資本金、従業員数などを調べて管理するよう指示されましたが、情報が埋もれてしまうことを懸念しています。
- ACCESSを有効に使う方法や参照URL、効果的な管理手法についてアイデアをお知恵いただけると助かります。
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ACCESSを活用した取引先情報の管理
ACCESSを活用した取引先情報の管理 私は業務上、約500社ある取引先の情報を把握する必要があり、 現在はACCSEEを用いて一覧にして情報管理しています。 方法はEXCELの延長上であり、１つのテーブルに住所、担当者、電話などの 基本情報をまとめているだけです。 この度、上司から「主要取引先50社については売上高、資本金、従業員数などについて 調べて管理すること」と指令を受けました。 単に調べて、既存のデータに列を右へ増やし、記入していくことは可能ですが… 情報が埋もれてしまうことを懸念しています。 （右へスクロールしないと、情報があることすら気付けない） ACCESSを有効に使えば、うまく管理できそうなものの、これまでEXCELの延長としてしか 使ってきませんでしたので、どのような手法があるかすら不明です。 もし、みなさんの方で「私はこうしています」や「参照URL」や「こうするとよいよ」等の アイデアがございましたら、お知恵を借りたくお願い致します。
- gocchin_2010
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- オフィス系ソフト
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質問者が選んだベストアンサー
方向付けがが決まったら次はシステムのデザインに入るわけですが Excelは一つの画面でデータ入力、参照、印刷様式を兼ねていて入りやすいですが 全てを１画面で処理しますのでかえって仕組みが複雑になってしまいます。 Accessは次の３つの分かれるので入ってしまえばそれぞれ単純で解り易いです。 １．テーブルのデザイン データの項目をどのようにするか、項目は後で追加が簡単にできます。 ここで各項目の属性：数値（小数点以下何桁）、日付（和暦書式、西暦書式）、文字列（全角/半角） 既定値、等 リレーション設定（関連付け ※ここでは項目名とそのデータ型だけの設定でデータの登録は出来ますが、 丁寧に設定しておくとフォーム、レポートデザインはウィザード（操作ガイド）を利用して 殆どマウスだけでデザイン出来ます。 ２．フォームのデザイン 入力画面、問い合わせ画面式のデザイン ※テーブルの定義だけで表形式でデータの入力は出来ますが、 サブフォーム付きの添付図のような画面に設定します。 ３．レポートのデザイン 報告書の作成（印刷） －－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－ ※これからも色々Qを出されることと思いますがAccess2003以前と Access2007以降でデザイン画面が違います、どのバージョンかをQに明示してください。 因みに自分はAccess2000とAccess2007です。
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- shinkami
- ベストアンサー率43% (179/411)
>１つのテーブルに住所、担当者、電話などの基本情報をまとめているだけです。 >上司から「主要取引先50社については売上高、資本金、従業員数… 得意先名等固定項目と売上高等毎期変化する項目の二つのテーブルを作成します。 仮に前者を得意先テーブル、後者を業績テーブルとします。 １）得意先テーブル これは既に作成されているテーブルです。 ・主キーはどのようになっていますか、普通にExcelデータをインポートされたので あればフィールド名：ID、データ型：オートナンバー型となります。 フィールド名を得意先IDに変更します。 ・ランク付けのフィールドを追加 （主要取引先：Yes No）または（Aランク,Bランク,Cランク） ２）業績テーブル ・業績ID：データ型：オートナンバー型 ・得意先ID：データ型：数値型、長整数 この項目で得意先テーブルリレーション ルックアップ設定 いきなりですが挑戦してください、主要取引先だけのリスト設定が可能です。 得意先テーブルの主キー、得意先名、振り仮名、ランクフィールドより ・期： ・売上高 ・資本金 ・従業員数 … ３）業績登録用のフォーム作成 ・業績テーブルを元のしてウィザードを利用して作成します。 ・業績IDはオートナンバー設定になっていますのでウィザードの対象から外せます。
お礼
ありがとうございます。 アドバイスどおり、得意先テーブル＋業務テーブルの２案で分けて作っていこうと考えております。 しかし、恥ずかしながら専門用語がほとんどわかりません… 最低限基本的なことを学んでから出直してきます。 頂きましたアドバイスは、学んできた後にきっと役立つと思います。 ありがとうございました！
- layy
- ベストアンサー率23% (292/1222)
補足） ｅｘｃｅｌでもａｃｃｅｓｓでもいいのですが、 両方使うのは２重管理となりがちです。 あっちが入力漏れでおかしかったらこっちも同じように修正、等。 どっちかにした方がいいかもしれません。
お礼
おっしゃる通り、情報は１つにまとめるべきだと認識しております。 ありがとうございます。
- layy
- ベストアンサー率23% (292/1222)
アクセスで、 基本情報と今回の売上情報を別のテーブルに保持しても活用できます。その両方に取引先を特定できる管理コードでも準備すれば、売上情報がないものリスト、あるものリスト、出せます。 管理はフォーム作って入力更新、結果はクエリやレポートを使う、になります。 エクセルからインポートも可能です。 まずはおおまかで良いので観点、条件、結果物、メリットデメリット、対応スキルなど整理してあらためてアクセスが良いかきめたらと思います。
お礼
まずACCESSを使うと何ができるかすらわかっていませんので、 今回のご回答はイメージできる上でも助かりました。ありがとうございます。 アドバイスいただきました前半部分を研究して、どのようなことができるのか 漫然と思考を凝らしてみます。
はじめまして、よろしくお願い致します。 アクセスを今から勉強するより、エクセルのオートフィル機能やピポットテーブルなど をうまく活かせば、それなりにほしい情報を得られると思います。 あなたのやる気の問題ですが・・・ 今から、アクセスの勉強をする？ しかし、アクセスのソフトは何万円もします。 会社は、お金を投資してくれるのでしょうか。 エクセルは、使えるソフトです。エクセルをまんべんなく勉強して熟知した方が早道だと 思われます。 ご参考まで。
お礼
情報量が今後増えていくことを予想して、ACCESSの使用ばかりに 目が行っておりました。 そんな中、EXCELの有効さにもアドバイスいただき、 見落としに気付かないままでいるところでした。ありがとうございます。 オートフィル機能、ピポットテーブルは確かにデータ抽出には 便利な機能と思いますので再研究してみます。 ちなみにすでにPCへACCSESSは入っております。前提の説明不足でした。 申しわけございません。
- root_16
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多分、Accessの最初の一歩だと思うので できるシリーズとかの参考書を 買って基本的な部分を理解した方が早いと 思います。 正直、売上高や資本金、従業員数について ただ項目を増やして管理するのは 簡単ですが、 Accessを使ってやるなら 履歴を管理するといいと思います。 ※何年○月期は売上げが○○で～。 表示の問題は、フォームの作り方の問題ですので 書籍で勉強してからがいいと思います。 実際に作り始めて疑問が出てきたら 参考ＵＲＬのモーグがお勧めです。
お礼
おっしゃる通り最初の一歩の段階です。 アドバイス通り、まず基本事項を押さえ、実際に作成していきながら バリエーションを増やしていきたいと思います。 履歴、フォーム、URLなどのアドバイスありがとうございました。 新たな視点を頂き、助かります。
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