会社に届いた配達証明の開封について

質問

会社に届いた配達証明の開封は、秘書ができるか教えてください。

ある会社から、うちの会社の役員宛に、配達証明にて封書が送られてきました。この場合、秘書は開封できますか？

親展文書の場合は、開封せずそのまま渡していますが、配達証明で送られてきたのが今回が初めてのため、戸惑っています。

また、誤って開封した場合、信用は落ちてしまいますか？？
どうか教えてください。よろしくお願いします。

回答No.3

buchi-dog · ベストアンサー

結論は、質問者さんの会社の文書規定、及び慣習によります。
質問文から察しますと、質問者さんは「ある程度の規模の会社」の「役員秘書」をしておられるようですが、そういう会社であれば、役員宛に届いた郵便物をどう扱うか明文の規定があるのではないですか？

基本的には、
「＊＊会社 常務取締役 山田一郎様」
宛に届いた郵便物は、山田常務の秘書が開封して中身を見て、ダイレクトメールの類は見せずに捨てることになっていると思いますが、日常はどうされているのでしょう？

また、例えば「秘書室長」といった「管理職の上司」はいないのでしょうか？秘書が判断に悩んだ場合に指示を仰ぐべきは上司です。上司が「常務にそのままお渡ししなさい」「キミが開封して内容をチェックしなさい」など指示してくれるでしょう。

「配達証明」というのは、通常は「書留・内容証明・配達証明」のセットで送られて来ます。裁判になった時に、書面の到達と到達日を証明するためです。業務上の重要な内容であること、クレームや訴訟がらみであることが多いです。

「書留・配達証明」だけで来ることは通常はありません。
(法律を知らない間抜けな会社に限って、そういうのを送ってくることがありますが)

この場合、質問者さんの会社のシステムによりますが、開封して中身を確認し、出張中の役員に
「＊＊社から内容証明・配達証明が届き、内容は＊＊＊＊というものでした」
と電話連絡する必要があるかもしれません。トラブルは早期に対処すればするほど傷が浅くて済むからです。

ともあれ、「役員あての手紙を役員の代わりにチェックすること」は秘書の通常業務だと思いますので、気に病まれないで良いと思いますよ。

ところで、その「配達証明」で届いた郵便物の内容は、役員に直ちに報告しないといけないような重要なことだったのですか？
それともどうでも良い内容、極端に言うとＤＭのような内容でしたか？姑息な業者の中には、配達証明という特殊な形式でＤＭを送ることで、役員本人に読んでもらおうと企む例もないとは言えません。

お礼

ご返信をありがとうございます。
通常の郵便は、親展で無い限り私が開封しています。
内容を見て、ＤＭであれば、こちらで廃棄しています。

それ以外の判断に迷うものについては、開封後、今後渡す必要があるか
どうかを確認しています。（直の上司には確認しません。上のご意向に沿ってと言われるだけなので。）

今回の封書は「速達」と「配達証明」のみでした。
私が受け持っている役員が2名おり、（2名とも同じ役付きです）
内1名は来週の月曜まで不在であり、今月で退任予定です。
もう1名には開封しない状況で渡しました。

発信元の社名・名前も聞いたことがなかったのですが、役員と同じ肩書きが記されていました。

内容は、我社に対する調査依頼でクレームぽい内容でした。

これについては、在席している役員が対応を始めたので特に問題はない
と思われますが、不在の役員宛の封書を開封してしまい、戸惑っております。

開封したことは事実なので、謝るしかないのですが、開封してよかった
のかどうか、今後のこともあるので、確認したく投稿しました。

今後は「親展」「配達証明」「内容証明」以外は、開封しない方がよさそうですね。

回答No.4

buchi-dog

No3です。
「今回の封書は「速達」と「配達証明」のみでした」

配達証明は、必ず「一般書留」にしないといけませんので、
「書留」「速達」「配達証明」
の３つの赤いスタンプが捺してあると思いますが？
ちなみに、この郵便を送ると最低でも1,070円かかります。

「内容は、我社に対する調査依頼でクレームぽい内容でした」

クレームであれば放置するわけには行きませんね。
ただ、1,000円も払って「書留」「速達」「配達証明」にしながら、肝心な「内容証明」にしない間抜けな発信者ですから、クレームも的外れな「言いがかり」的なものではないかと思われます。

今後についてですが 「直の上司には確認しません。上のご意向に沿ってと言われるだけなので」ということで役に立たない上司のようですね。

「上のご意向に沿え」という指示であれば、事前に「上のご意向」を聞いておかねばなりません。

現在二人の役員を担当しておられるようですが、二人の役員にそれぞれ
「郵便物が届いた場合『開封せずに直に渡すべきもの』をご指示下さい」
と指示を仰いでおくべきでしょう。

もし、役員が
「貴女を信頼しているので、全て開封してチェックして下さい。出張中で、緊急性があると判断すればケイタイに連絡して下さい」
といわれればそうすれば良いでしょう。

今回はやや違うようですが、「書留」「内容証明」「配達証明」の郵便物は、たいていは紛争に係わるものです。その場合、役員が直ちに担当者に指示を出す、あるいは相手の会社に電話するなどすれば解決する可能性があります。

あるいは
「『親展』と『内容証明』は開封しないで直に渡してください。出張中でもそのままにしておいて下さい」
といわれればそうすれば良いでしょう。

役員が気まぐれな人だったりすると困りますが
「事前に明確に『＊＊は開封するな』『＊＊を受け取ったら出張中でも連絡せよ』といったなるべく明確な指示を貰っておき、その通りにする」
ようにすれば、今回のような懸案事項は生じないと思います。

お礼

度々のご返信をありがとうございます。

そうですね。事前に役員に相談がしておくことが必要ですね。
冷静になり、やっと物事が考えられる様になってきました。
ありがとうございます。

再度確認しましたが、「速達」「配達証明」の２つのスタンプしか
押されていません。
内容も、確かに言いがかり的なものでした。

今回のことは反省し、次回に繋げていきたいと考えています。
色々とアドバイスを頂き、大変心強かったです。
本当にありがとうございました。

回答No.2

MURAI YASUSHI（@yasudeyasu）

配達証明は「その郵便物を届けた」ということの証明ですので
開封したところで問題ありません。
法的な催促状でしたら内容証明郵便を使います。
これは郵便局にも控えが残りますので法的抗弁能力があります。

ただ、他人に中身を見られたくないものの可能性はありますので
（金融機関からの個人財産に関わるもの等）
役員には「すみません。開けてしまいました。中身は見てません」と
謝っておきましょうね。

お礼

早速のご返事をありがとうございます。

発信元が通常の会社でしたので、特に気にも留めず開封してしまいました。
うっかりミスとはいえ、大変反省しています。

役員への謝罪はしておきます。
ご回答をありがとうございました。

回答No.1

nrb

配達証明があるってことは重要ってことですよね
（重要な契約書類とかの可能性もあります）
本人に直接渡せば良いです

処理が必要ならば改めて指示がでるから

お礼

早速のご返信をありがとうございます。

実は、本日と来週月曜は役員が不在であり、配達証明というのを忘れ
開封してしまいました。

配達証明を秘書が開封した場合、何か問題になるのかと思い投稿いたし
ました。やはり「問題」ということでしょうか。。。
度々すみませんが、お分かりになるようでしたら、ご返信をお願いします。