製品仕様書について

質問

こんちには。商社に勤めている25歳男性です。
製品の構成・材料等を記載している製品仕様書の件ですが、メーカーと打合せを行った結果、最終の正式仕様書（メーカーから仕様書No.が記載されており、お客に渡す仕様書）とメーカーに仕様書作成を指示する社内仕様書を社内で管理する事になりました。
社内仕様書はユーザーに開示できない情報及びその後知り得た情報を書き留めていこうという理由で正式仕様書と同時保管します。
（メーカーにＶＡ提案等を行い、価格交渉にも使用できます。）

その際、上司から社内仕様書には正式仕様書No.と異なる別仕様書No.を設けて管理しなさいとの指示がありました。
私はメーカーから記載された仕様書No.を社内仕様書にも社内印を押して同仕様書No.で共通管理した方が良いと思っています。
ファイルング時もユーザー毎にファイルを作成し、商品名をあいうえお順に2つ同時にファイルングした方が良いと思っております。
（仕様書取り出し時も時間がかからず、出せる）

上司の言っている事の方が正しいのでしょうか？直接聞けば良いのですが、上司の狙いはどのような事が考えられますか？

回答No.1

doctorelevens · ベストアンサー

１．「顧客向け」と「社内向け」の仕様書No.は別の番号の方が良いと思います。
　　・慣れない人が間違えて使用することを防ぐため
　　・仕様書が手元に無く、番号での問い合わせがあった際に「顧客用なのか社内用なのか」いちいち確認しなくても良いから
　　とりあえず、「起こりうるミスについては、あらかじめ原因から除いておく」のが鉄則だからです。

２．ファイリングについては、会社のファイル様式があるでしょうから、その方式に従うか、上司の方の方針を確認して下さい。
　　ISOなどの標準化のことを考えるとあいうえお順の方が良いのか、顧客番号（企業ごとに管理する方法があるはず）順に並べる方が良いのかは、会社の方針として決めることです。

担当者レベルでは、提案するのは良い事だとは思いますが、会社には長年の歴史に沿ったやり方とか、管理部門の方針・規則があるので、勝手に決めて良いとは考えられません。

お礼

御回答、有難うございます。
＞慣れない人が間違えて使用することを防ぐため
　上記御回答については、書式が違うので取り間違える可能性は薄いで　す。
　ただ、様式は統一した方が私は良いと思うのですが如何でしょうか？
　社内用にはユーザーに開示できない情報及びその後知り得た情報を後　から書き留めていくので、仕様書を見る際は社内用を見ると全てが網　羅した形になります。
　しかし様式が異なると、開示内容が違うので製品情報を確認する際、2枚の　仕様書を見比べることになりミスが発生すると考えるのですが如何で　しょうか？

後に上司には相談しますが、その前に色々な事を想定して案を提示したいので再度御指導をいただくと幸いです。

宜しくお願い致します。