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社内でのメールについて
企業等内でネットワークシステムに携わっている方がいらっしゃいましたら教えてください。 システム関連部署であれば、社員の送受信しているメール内容を見ることは可能だと思うのですが、それを一つ一つチェックすることはあるのですか？ それから、社員達のメール履歴はどの程度残すものなのでしょうか？永久に残しておくものですか？ 会社それぞれかもしれませんが、回答者様の場合で結構ですので教えていただきたく思います。よろしくお願いいたします。
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質問者が選んだベストアンサー
外部と送受信したメールは、全部上司に自動でBCCし、 さらにすべてのメールのやり取りはログに貯めてくれって言われて、 メールサーバーの前段に通すフィルタープログラムを作ったことがあります。 ログの保存期間も自由に設定できますし、管理者による全文検索も可能です。 なお、アプライアンス商品でもそういうのあります。 会社の設備ですから、必要とあればいかようにも。 昨今の内部からの情報漏洩事件を考えると、それの防止策や調査データの確保としては普通のことなんじゃないでしょうか？ もちろん、監視されていることを全社に通達され、ルール化されているのは当然ですが。 ただ、社員同士のメールのやり取りは大量なので、よっぽど別件でなにか トラブルや不正があって、それの個別調査が必要なときといった以外は 使わないとは思いますが。
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- foohogefoo
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通信記録を残すかどうか、どれだけの期間残すのか、内容をすべてチェックするのか何かあってから検査するのか、すべてそれぞれの企業で定めたポリシーによります。それらに違反すると罰則等あるのではないですか。 メールに限らず通信内容が暗号化されていなければ内容を知る術はあります。
お礼
ご回答有難うございます。 大企業になればなるほど厳しくやっていそうですね・・・。 やはり内容は筒抜けだと思っていた方がいいですね。
- hallo_haro
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今は担当から離れていますが、社内ルールに沿わないような悪いこと？ をしそうな人はだいたい分かりますので、逆に要チェック対象で、 目を光らせるでしょうね。 で、やりたいのは社内メールなんですよね？ 携帯で個人もちというのも手ではありますが、 ＬＡＮをつかったメッセンジャーソフトの利用はどうでしょうか？ ファイルも一緒に手軽に送れる物もあり、 業務に差し支えなく、逆に効率的と判断されれば、採用されるかもしれません。 そのほうが、こそこそやるよりも堂々とできますし、 お互いに気持ちよく利用できるのでは？ なお、私の知っているＩＰメッセンジャーという物は、 ログも取れないはずです・・・。
お礼
ご回答有難うございます。 >悪いことをしそうな人・・・ 大体分かるものなんですか？！悪いこととは不正や情報漏洩のようなことですよね？ 自分の場合は、他愛ない私用メールで不安になってます。 残念なことに、外部ソフトのインストールは禁止になってますし、導入するよう提案できる立場では全くないんです・・・ 私用メールは個人の持ち物でやった方が賢明ということですね。
>社員同士のメールなら、何もない限りいちいちチェックはしてはいないということでしょうか？ >社員同士のメールをチェックする場合の理由としてはどのようなものがありますか？ 特定の文字が入っているメールを機械的に抽出して確認している場合もあります。
お礼
ご回答有難うございます。 そういう方法があるんですね。 やはり機密事項の漏洩や下ネタに関する語句が対象になるんでしょうかね。 そういう特殊な言葉が入っていなければ、いちいちチェックされてる可能性は低いかもしれませんね。
- negitoro07
- ベストアンサー率24% (389/1569)
会社や組織によって考えが違うと思います。 組織管理を重視する考え方としては、メール内容を監査する権利が会社にあるという見解があります。不正発見の他、内外とのトラブルの内容を確認できるからです。 一方で、従業員同士や社内外のコミュニケーションを社内の任意の人間がみることは、その人間が他人の弱み（弱み＝不正という意味ではなく）や人間関係を握ることになり、その方が不正ではないかという見方もあります。たとえば、業務のやり方を巡って意見が対立していたり、人事問題にかかわる内容がメールにある場合です。なので、メールを無制限に誰かが見て良いというのは、組織への所属意識や忠誠心を著しく失わせる原因にもなります。 こうした問題を回避する一つのやり方は、ルールを明文化することです。メールの保管期間も何年間なのか決めます。メール内容を確認する場合についても、同様です。そして、定期的行わざるを得ないなら、フィルタをかけるなど人的要因を減らす必要があるでしょう。
お礼
丁寧なご回答有難うございます！ なかなか難しい問題ですね・・・。 一応監視している旨は通達されていますが、いちいち見ていないだろうと社内で噂話や秘密の話などメールでやりとしてたのですが、ふと心配になって質問させていただきました。
- arain
- ベストアンサー率27% (292/1049)
>それを一つ一つチェックすることはあるのですか？ 明らかに業務と関係のない（取引先にない）ドメインでのやり取りが発見されればチェックすることもあります。 「プライバシーの～」という者もいますが、会社の備品を私用として使用しているかの確認は別物です。 >それから、社員達のメール履歴はどの程度残すものなのでしょうか？永久に残しておくものですか？ 残します。 上記に関連して私用行為が発見されればその頻度等を特定する必要がありますので。
お礼
早速のご回答有難うございます。更に質問させていただいてよろしいでしょうか？ >業務と関係のない（取引先にない）ドメインでのやり取りが発見されればチェックすることもあります。 社員同士のメールなら、何もない限りいちいちチェックはしてはいないということでしょうか？ 社員同士のメールをチェックする場合の理由としてはどのようなものがありますか？
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