エクセルでの作表上の注意点を教えてください

質問

はじめまして、エクセル初心者の中年サラリーマンです。

非常に漠然とした質問内容で恐縮なのですが、初心者がエクセルで
計算表を作らなければならないときに、一般に気をつけるべき点、コツ、とくに「この作業はエラーのもとになることが多いので、なるべくやらない方がいい」、と思われる事項などありましたら、どのようなことでもけっこうですので（できれば理由もいっしょに）お教え願えませんでしょうか。
先ほどインターネットで調べたところ、「作表にあたっては、セル結合は禁じ手」と書いてありました・・
その程度のことを知らずに仕事で使う表を作ろうとしています。。
以下、長文になり恐縮ですが状況を具体的に説明させていただきます。

　エクセルのタブーとか、そういうことがわからずに、テキストを見ながら、作業表に計算式（ＩＦ関数とＲＯＵＮＤ関数くらいなのですが）をあれこれ考えては組み込んで、エラーが出てはやり直し、そういうことを繰り返していました。
するとそのうち、「セルの書式設定が多すぎて云々・・」というメッセージが出てエクセルが開けなくなりました（泣）。

ちなみに使用したエクセルのボリュームは、５０列×６００行くらいです。そのなかに２０個くらいの作業表を作って、それぞれの表の特定のセルをリンクさせながら最終的な数値を計算させようとしていました。

もう一度作り直さなければならないのですが、仕事なので３日後に期限が迫っています。もう一度同じ工程で作っていって、また開けなくなったら、と思うとゾッとします・・何が決定的にいけなかったのか、よくわからないだけに不安です。

私が行った作業で、エクセルに負担をかけてしまったことって、何だったのでしょうか。思い当たるふしとしては次のようなことがありました。

１．関数や参照の入った複数のセルからなる表全体を範囲指定して、一括してコピー＆ペーストを繰り返した。

２．プレビューで印刷物の体裁を確認しながら作業したので、セル結合を多用した。

３．３００個程度のセルに色をつけたり、コメントや入力規則のリスト　を設定した。オートシェイプで分数の横線を多用した。

４．ＩＦのあとにＩＦを２回入れたりして面倒くさそうな式を、多用して、それぞれをリンクさせた。

５．式を組み込んだ後で、行の挿入や削除を行ったため、式が入っているセルにエラーが多く出た（しかしその後エラーは全部修正しました）

あと、異常がおこる前に気になったことで、あるセルをクリックすると
小さな６個の白丸で囲まれた四角形が現れて、なかにはデリートを１０回以上押さないと消えないものもありました。この妙な白丸で囲まれた四角形が出ると、エクセル左上のセル番地のところに全然関係のないセル番地が表示されたりしていました。

・・・たぶん、色々なタブーが重なっておかしくなったのだと思います。パソコンヘルプセンターのようなところに状態を説明したら、
「ファイルが壊れた可能性がありますよ」と言われました・・
諦めてこれからもう一度、表をつくるのですが、今後はどういうことに気をつけたらいいのか、なんでもけっこうですのでできれば理由も含めて、ぜひお教えください。よろしくお願いいたします。

回答No.1

Rikky12 · ベストアンサー

「セルの書式設定が多すぎて・・・」
というところがそのまま答えになると思います。

つまり、takeutiさんが行った作業のうち１２３は
書式設定が多くなる原因です。

体裁はセルの結合ではなく、他で整える
コピー＆ペーストする場合でも書式は貼らずに、
数式だけコピー＆ペーストするなど、書式が多くならないように
工夫すれば良いと思います。

私も「セルの書式設定が多すぎて・・・」といわれて
ファイルが開けなくなった時は頭に血が上りました。
開けなくなる前に警告を出せよって思いました。。

補足

お返事が遅くなり大変失礼しました。
丁寧かつ的確なご回答、ありがとうございました。
大変参考になり、とても感謝しております。
そうですか、やはり１，２，３が原因だったのですね・・
実は作り直しの作業を半分ほど進行させていたのですが、
セルの書式設定等を多用して作った表を、
そのまま範囲選択してコピー＆ペーストしていました
（ちなみに設定した書式は、色、セル結合、中央揃え、
縮小してセル内の全文表示、罫線の設定、数字の表示形式（年
月日やパーセント表示、桁区切り等々）です）。
そうすると、また同じような結果になる恐れがでてきそうです・・

恐れ入りますが、もう一つ、以下に、このご回答を受けての
質問なのですが、もしよい方法をご存知でしたら
お教え願えませんでしょうか。

私の作っている作業表には、まったく同じ体裁の表が６個あります。
このうち、最初の作業表をベースにして、この表全体を５回、
コピー＆ペーストして６個の表を作りました。
作った後で、修正点が見つかるたびに最初の作業表を修正しては、
残りの５個の作業表のうえにコピー＆ペーストをかぶせる（重ねる）
ことを繰り返しています。
・・これって、セルの書式設定を何度も同じセルの上に
上塗りしているようで、とてもいけないことのような
気がしてきたのですが、そういうことになるのでしょうか。

もしそうだとしたら、後の５つの表に上重ねされていると思われる
書式設定をすべて消し去って、最新の、真に必要な書式だけを
入れなおしたいと思うのですが、どうすれば不必要に上重ねされた
書式設定をすべてクリアできるのか、何か方法をご存知でしたら、
ぜひご教授いただけませんでしょうか。

回答No.2

hayasi456

危険を避けるために基準になる表は基本的な式しか入力しないで、
必要とする目的別のファイルを作成して複雑な関数を入力し
数値はリンクして張り付けるか、コピーして貼り付けてはいかがでしょうか。
　複数のファイルが出来るので１つのフォルダーにまとめれば良いと思います。
＞２．プレビューで印刷物の体裁を確認しながら作業したので、セル結合を多用した。
　的外れかもしれませんが、セルの書式の「配置」に「縮小して全体を表示する。」
「折り返して全体を表示する。」があります。私はこれらをよく利用しています。

お礼

お返事が遅くなり大変失礼しました。
丁寧なご回答、ありがとうございました。皆様の色々なテクニックの一つ一つが初心者の私にとってとても参考になります。さっそく表示方法は試させていただきます。どうもありがとうございました。