公文書について詳しく知りたいのです

質問

公立中学校の先生が書いた、子供達からの聞き取りの内容を記した資料は、公文書になりますか？

回答No.5

Karinpapa · ベストアンサー

ネットでも色々とメモ書きと公文書について検索してみました。多くの議論があり、色々な意見が出ているようですね。
まとめてみると
・メモ書きは個人で作成、保管しているものであり、組織的に共用・共有されてるとは言えず、公文書の定義に該当しない
というとらえ方が多いようです。
一方、メモ書きを資料として正式な形にまとめたものが公文書に該当するわけで、基本的に同じことが書いてあるものであるはずだから、メモも公文書と言えるのではないか、という意見も見かけました。
メモ書き問題については、多くの自治体や国会などでもよく議論の的となっているようです。ただ現段階では書類として体を成していない状態の個人的なメモという形で公文書として認められず、すんなり開示請求に応じてはくれそうにありません。
そのメモが公文書の範囲に含まれるかどうか、については、自治体の条例などを元に、最終的に裁判でその妥当性が判断されるとのこと。
つまり裁判を起こさないと開示請求自体が通らない、裁判を起こしても開示される可能性が高いとは言えない、という状況ではないかと思います。
参考にしたサイトのアドレスをいくつか載せますので、参考になさってください。
http://www.metro.tokyo.jp/INET/KONDAN/2003/09/40d92200.htm
http://www.city.kitahiroshima.hokkaido.jp/dataroom/joho/kojinhogo/020617.pdf
http://www.city.asahikawa.hokkaido.jp/files/koucyo/pc/kekka/joho/ichiran.htm

実際、このノートにこだわるより、話し合いの場で感じられた疑問を「文書」で回答してもらえるように教育委員会等に申請した方がいいのかも知れませんね。ここで提出される文書は、学校としての回答になりますので、そこでいい加減なことは書けないはずですし、何かあった時の重大な証拠になり得ます。

お礼

ネットで検索までして頂いたみたいで、どうもありがとうございました。Karinpapaさんのアドバイスのように、ノートにこだわらずに疑問を直接ぶつける方が良いと思いました。親切なアドバイス、感謝致します。

回答No.4

Karinpapa

ある自治体の公文書の定義です。どの自治体もほぼ同じ。

実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム又は電磁的記録であって、実施機関の職員が組織的に用いるものとして、実施機関が保有しているもの

　「電磁的記録」とは、具体的には、録音・録画済みの磁気テープや、コンピュータで処理すべき情報をフロッピーディスク等の記憶媒体に記録したものをいいます。

　「実施機関の職員が組織的に用いるものとして、実施機関が保有しているもの」とは、作成・取得に関与した職員個人の利用にとどまらず、組織として共用・共有している状態にあるものをいいます。

　３点目の、組織として共用・共有というのが難しい点で、教師個人が生徒に聞き取りをして、その時の話を記録したものが(あるとして)それが共用・共有されているかどうか、という点にかかってくると思います。学校にもよると思いますが、私の知る限り、命に関わる、法に触れるような重大事件以外は書類としては残りません。個人、もしくは学年の指導で収まりそうな指導については、ほとんど職場全体で情報を共有するということもありません。もし報告するとしても口頭がいいところです。
　正式な文書としてまとめていない以上、もし開示請求を行っても、そんな文書はない、として突っぱねられるとそこまでになってしまう可能性があります。加えて、手書きのメモのようなものがもし残っていても、証拠隠滅も改ざんも簡単ですからね。質問者様が、どのような事例の聞き取り資料を想定しているかわかりませんが、まず難しいと思います。
　大きな事件であれば、聞き取りの内容、指導内容、経過などをまとめた文書を作成し保管するのが普通ですので、これは請求できるかも知れません。(それも、「ない」と言われる可能性ありますが)
　もし開示請求が通ったとしても、他人の氏名等についての部分は黒塗りされる可能性は高いですね。

補足

学校との話し合いの場（校長、教頭、担任、保護者が同席）で、担任が説明をする際にノート開いて見ているといった状況で、そのノートが担任個人のものであっても、公文書となりますか。私達は、そのノートを何度も見ているので、確かに存在するものです。回答、よろしくお願い致します。

回答No.3

mibobo

広義に解釈すると公文書です。
（役人が書いた文書は、全て公文書で開示請求の対象になります。）

質問者が開示請求した場合、本人の子息であれば開示されるでしょうが、
その他は、個人情報なので開示されないはずです。

学校としては、公文書として認めないと思いますので、
学校→教育委員会→区市町村→文部科学省といった順に見解を求めてみてください。
学校となにがあったかわかりませんが、弁護士を同席させると話が早い世界です。

回答No.2

hallo_haro

公文書となるかどうかは、極簡単に言えば、校長が見て押印があるかどうかの違いです。

例えば、教育日誌（先生のメモノート）などでも、定期的に校長に提出し、認め印をもらっていれば公文書扱いになります。

単なるメモであれば、公文書とはならないでしょう。

回答No.1

Karinpapa

多分ならないと思います。
公文書の定義は、各地方自治体の条例によって定められていると思いますが、基本的にはその機関(学校)で共用、共有されて利用される文書で、その機関が管理するもの、となりますから、指導要録等は公文書ですが、個人的に事情聴取した資料は公文書にはならないと思います。ただ、裁判などになれば公文書として認められ開示を請求できる場合もあるかも知れませんが。