個人情報保護法で困っています。

質問

私は老人施設で勤務をしている者です。当施設では最近ＰＣを導入し全利用者のカルテや他の書類関係を管理するようになりました。ただＰＣを導入するだけでは管理が出来ないため業務用の管理ソフトを入れています。ＰＣ導入することによって時間の短縮、経費削減を考え、最近ではインターネットを使用した掲示板、職場内の情報管理を行う話が出ています。これは月額１万円程度で契約出来るものなのですがこれを使用し利用者様の固有名詞を記載しても個人情報保護法に反する事はないのでしょうか？
このシステムに入ることが出来るのはＩＤとパスワードを取得した職員のみに限られます。もし情報が漏れるようなことがあるのならば責任は契約しているユーザーになるのでしょうか？
私が先ほどから言っている掲示板と言うのは「グループウェア」という職場内などで情報を管理するものです。このグループウェアの信頼度、セキュリティー面は問題ないのでしょうか？
当施設では個人情報保護法が始まってから利用者の固有名詞について過敏になっており現代社会から遠ざかって行く気がします。当施設の職員はＰＣに対しての信頼はアナログ時代より欠けているようです。将来的にこのグループウェアで利用者様の情報管理を出来るようになると業務の幅が広がり現在よりゆとりを持ったサービスが提供できると強く思っています。
全職員が納得できるような回答、もしくは使用しないほうがよいと思う意見を聞かせてください。

回答No.4

defstar

前に勤めていた特養でサイボウズというグループウェアを使ってました
。そこでは固有名詞などの個人情報を扱ってましたが、情報の共有と言う意味ではないときから数段上がりました。ただインターネットを介するタイプなら本当に気をつけないといけないと思います。もちろん過失があって情報が漏れるようなことがあれば施設側の責任は追及されると思います。そうならないためにも施設側の責任者、ソフト会社やサーバー管理の外部の責任者をきちんと置いて管理する必要はあると思います。

回答No.3

haihaiok

No.2です。
グループウエアについてのご質問でしたね。

施設内のＰＣラン対応は検討されましたか？
外部への接続は正直心配ですね。
詳しく確認してないので、明確な事は分かりませんが
ウェブタイプは僕の感性がノーと判断しています。

施設内だけであれば事務機会社のＰＣ専門へ照会すれば簡単ですよ。
＊施設・事業所内であれば、PCを同意書に記載する必要はないと思います。
＊外部への接続が必要な場合は、管轄の担当者を含めて相談する必要性を感じます。

回答No.2

haihaiok

個人情報の同意書は取っていますか？
その中に事業所・施設内での情報の共有に関する事項があると思うんです。
個人情報も過敏すぎですね。
外部に情報が漏れて実害があった場合は大変だけど
内部で情報の共有できない方が最も大変でしょう。

緊急時の家族連絡先
既往症
病歴にアレルギー
心理的には、生育歴・生活歴・家庭環境・経済的な事情など等
嗜好から性格までの各種情報の共有
最近の生活状況、病変など

全部含めて職員が共有すべき情報です。
だから入所時に個人情報に関する同意書を取り付けます。

ＰＣ管理の絶対事項は
○外部のＣＤ・ＤＶＤ・ＭＯ・ＦＤ等の持ち込み禁止
○ネットワークＰＣでのインターネット自由閲覧は禁止
＊ウイルスは勝手にサイト検索して閲覧不要なサイトへの接続です。
　メールも同様ですね。
●対策は、外部接続のオンラインは単独にすること
(1)介護保険請求用のISDN回線
(2)介護保険情報取得の為にブロードバンド回線
　⇒セキュリティー対策を万全にして必要な情報はMOでネットワークPCへ

以前、僕の事業所のオフラインPCへFDでウイルスを持ち込んだバカがいる
おかげで大切なソフトがパンクしました。
今は、セキュリティーを確認して取り込んでいます。
知らないことは罪です。

お礼

貴重な回答をありがとうございます。個人情報の同意書は利用者様が入所される際にとっていますが、ＰＣ導入に関しての説明、同意書は取っておりません。今後同意書欄にＰＣに関しての項目を追加し対応していこうと思います。また、セキュリティーに関しては業者へ一度確認を取ってみます。

回答No.1

noname#58440

個人情報保護法の精神は「見えるからダメ」と言うものでなく、本人の承諾が有るか否か、承諾された範囲外の利用が無いか、を気にして下さい。

会社では課員の住所録を作る時も全員に住所・氏名記載の了解を取り、住所録には目的外の利用を禁止する文言を入れてます。
そのため、住所が空白の人、電話番号が空白の人など穴空きの住所録になってます。

お礼

ありがとうございます。各個人情報同意書に追加項目として記載し対応していこうと思います。