営業事務の流れについて教えて下さい！（請求書発行くらいまで）

質問

未経験で事務に入り、焦っています。
仕事内容は小さな営業所に１人の事務なので、総務・経理・営業事務全般を浅くし、本社に回してるんだと思います。

色々な伝票を見て混乱しています。
私の仕事の順序を説明させて頂いた上で教えて下さい！

「注文書」が届く
↓
在庫確認をして「指図書」を書き、工場へFAX。
>指図書の控え以外は本社へ送付します
↓
工場が注文製品を出荷
↓
注文先に商品が届く
↓
（この辺の順序まだ不明）
↓
本社からすでに金額などの記載された「納品書」（５枚つづり）の束が届く
>けれど話では本社印を押してもらうため送ったから返送されてきたと言っていた気がします。
↓
その「納品書」の２、３、５枚目を注文先に送付
>とにかく２．３．５と覚えてしまった為それぞれに何が書かれていたか見過ごし
↓
（この辺の順序まだ不明）
↓
ファイリングする時、手元には「注文書」「納品書(控)」が必ずあり、物によっては「請求書」や「出荷案内書」「物品受領書」がありました。

１)納品書は弊社が発行する物ですよね？けれどうちの営業所から直接商品の発送はしていません。
これは（出荷工場→営業所→本社（印貰う）→再び営業所→注文先）という認識で問題なさそうですか？
２)物品受領書、出荷案内書、請求書、受領書がどこで発生しているのか分かりません。５枚つづりの納品書のうちの２枚に当てはまる可能性はありますか？
３)数社、「納品書」が「指定書」だそうです。「指定書」の場合は物が届いた時点で注文先の方から届くといった認識でいいんでしょうか。

基本が抜けていては混乱するのは当たり前だと思い、質問させて頂きました。
引継ぎの方には、ここの掲示板では聞けない事を沢山沢山質問しなきゃいけない状況で、こんな初歩的であろう事聞けません。

１問の回答でも大変嬉しいです。よろしくお願いします（＞＜）

回答No.1

freeasy · ベストアンサー

独身のとき、営業事務４年やっていました。
私も営業所での事務でした。otouhuさんはメーカーか商社にお勤めのようですね。

私の場合ですが、

「注文書」が届く（電話だったりＦＡＸだったり）
↓
電話で在庫を工場に在庫確認をしてまずは、お客に納期の連絡をし、当営業所から工場への「注文書」を書き、工場へFAX。
↓
工場が注文製品をユーザーに出荷
↓
注文先に商品が届く
↓
当営業所（私のほうで）機械から出てくる納品書を、注文された会社に送る。
↓
納品書の控えは当営業所で保管しファイリングする
↓
ファイリングする時、手元には「注文書」「納品書(控)をしていました。

＞１)納品書は弊社が発行する物ですよね？

はい、そうです。納品書は、まずこの商品を発送したよっていうお知らせです。１ヶ月経って〆たあと、請求書を発送しますが、納品書を送った金額と請求書の金額は同じです。

営業所から直接商品の発送はしていませんが、請求書を送るのは、当営業所から注文先に発送していましたよ。

＞これは（出荷工場→営業所→本社（印貰う）→再び営業所→注文先）という認識で問題なさそうですか？

この質問ですが、納品書で本社の印っていうのは分かりかねます。この辺は会社のやり方です。私がいた会社では、請求書に印鑑は押していましたが、納品書には印鑑は押していませんでした。

＞２)物品受領書、出荷案内書、請求書、受領書がどこで発生しているのか分かりません。５枚つづりの納品書のうちの２枚に当てはまる可能性はありますか？

物品受領や出荷案内も、会社によっては本社にすべて送っていて、後日に営業所に渡ってくるケースもあります。

私がいた会社では、直接当営業所に送られてきたので、私が管理していましたが・・・。

＞３)数社、「納品書」が「指定書」だそうです。「指定書」の場合は物が届いた時点で注文先の方から届くといった認識でいいんでしょうか。

普通、納品書っていうのは、こちらから物品を発送しましたよっていうお知らせで送るもので、後に請求書として納品書の金額を請求しますよっていうお知らせでもあるんです。

なので指定書＝納品書であれば、こちらから送るものであり注文先から来るものとは違うと思います。

あくまでも、会社によってやり方や言い方が違うので、私の意見で参考になるかどうか分かりませんが・・・。

お礼

とっても参考になりました！
ありがとうございました＾＾

回答No.3

alto

以前営業事務をしていました。

1) 納品書の発行場所が営業所か本社かは会社によって違うと思うので一概には言えませんが、「営業所→本社→営業所→注文先（営業所で発行している場合）」か「本社→営業所→注文先（本社で発行している場合）」だと思います。

2) 物品受領書は注文先が「確かに受け取りました」という書類です。
一般的に「自社→注文先（受領印を押す）→自社」という流れになり、納品書と複写（商品名と数量欄が複写で金額は入っていない等）になっている場合が多いようです。
出荷案内書は商品を出荷した日時を記したもので、これも納品書と複写になっている場合もあれば、まったく別の書式のものもあると思います。
５枚綴りの納品書が「納品書控」「納品書」「出荷案内書控」「出荷案内書」「受領書」の可能性もあります。
この場合「控」２枚は営業所に残りますし。「受領書」も返送されてくれば営業所に残ります。
（受領書は必ずもらう会社と、なくてもかまわないと考える会社があると思います）

請求書は一般的に月々で締めて発行しますが、業種によっては納品後すぐに発行する場合もあります。
（たとえば個人相手の通販などは納品時に請求書がついてきますよね）

3) 指定書は注文先が指定の納品書を指示しているのだと思います。
この場合は指定の納品書があらかじめ営業所に用意されていて、決められた書式に則って記入することになります。
以前某国立大学に納品したときは購買部で50部800円の指定納品書を購入して書いていました（笑）

今までとは違うお仕事で大変なようですが、頑張ってください。
書類、伝票のあつかいや書式は会社によってずいぶん違うようなので、営業の方や本社の請求管理部門などに確認されるのが良いと思います。

お礼

とっても参考になりました！
ありがとうございました＾＾

回答No.2

season_1

お客様より注文が入る
↓
専用ＰＣより在庫確認。在庫が有る倉庫、工場に発注。
↓
この時点で、発注の入った倉庫、工場が、出荷案内書（控）・出荷案内書を発行。
同じく、事務所にて、納品書（控）・納品書・受領書が発行される。
（出荷案内書（控1）・出荷案内書・納品書（控）・納品書・受領書を１部として見ているので、伝票ＮＯ.は全て同じ）
↓
商品を出荷した旨を、倉庫、工場よりメールにて受ける。
↓
事務所にて発行した納品書・受領書をお客様宛てへ発送。
↓
納品書（控）をファイリング。
↓
お客様より受領書が返送されれば該当する納品書（控）と一緒にファイリング（当社の場合返送されることはめったに無い）
↓
お客様の締日により、各支店の電算部にから請求書が発行される。
（伝票を発行した時点でデーターは管轄の電算部のサーバーへ）
↓
請求書を各担当部所より発送。

後日お客様より伝票について問い合わせがあれば、伝票ＮＯ.で全て分かる。

３）指定書→ひょっとしたら、お客様が作成している独自の納品書・請求書の事かもしれません。その「納品書・請求書でなければ受け取りません」というお客様も居ます。
その場合、会社の伝票はとりあえず発行しますが、お客様には渡さず、そのお客様独自の納品書等に記帳し発送してます。今までの経験だと、全て手書きです。

1）本社（印を貰う）は分かりません。
印鑑は既に、印刷されてます。
出荷案内には、出荷を担当した倉庫・工場の担当者印を押してます。
納品書は、その納品書を発行した（注文を受けた人）の印を押しています。

あくまで、私が勤務している会社のやり方です。

お礼

とっても参考になりました！
ありがとうございました＾＾