営業マンと営業事務員

質問

単価が日により違う、商品の数の変更もわりと多い。
受注の連絡は、ＦＡＸもあるが、半分は電話で受注連絡がかかる。
受注一覧は事務員が作成。昼までに受注した分を一覧にする。
たまに追加・変更があるが、私が帰宅するまでの分は、伝票を出しなおしできるが、
事務員帰宅後の変更は、営業マンの携帯に直接入るだけで事務員にはわからない。
わが社はこのように受注が入ります。
営業マンは、工場での製品加工が主な仕事の為、事務所にはほとんどいません。
そのため、単価入りの納品書を翌朝に出したら、単価が違う、数が違うということが多々あります。
受注処理をしている営業マンや事務員さんに質問です。
皆さんの会社では取引先と営業マンと事務員とでどのようなやり取りをされていますか？
よその会社ではどうされているのか沢山回答いただきたいと思い
質問しました。今の受注の仕方を改善しようと思っている最中で、業務改善を真剣に考えています。
回答沢山お待ちしています。

回答No.3

noname#45642 · ベストアンサー

当日受注、当日納品は、ほとんどありません。（日配食品の加工をしています。）
午後３時以後の受注は２日後の納品です。
材料や資材の在庫、人員配置やライン稼動に問題を起こし、お客に迷惑を掛けないためです。

受注はオンライン、または、ＦＡＸが多いです。（電話受注は間違いが多いのでほとんどしません）
特売価格は、営業が交渉しますので、メールで確認をして、伝票発行。

午後３時以後に、製造リスト、人員配置リスト、出荷リスト、伝票発行をします。材料や資材確認し、発注も同時進行します。

お客様の言いなりに製造するとコストが掛かり、ミスも多くなり価格に転化するか赤字を抱えるようになります。

単価が毎回変わったり、違ったり、商品数の変更が多いのはコスト意識に欠けるのではないかと思います。
お客からの変更があった場合、営業マンは、事務員に連絡するか、仮伝票処理するのが普通です。
もう少し、営業マンは、お客様のほうを向いて仕事をするべきでしょう。
そして、
生産性を上げる工夫をされたらいかがでしょうか？

補足

午後三時までは当日とか決めてほしいのですが、出来た分だけ出荷することもあるので、すべてにおいてルーズになっています。
それを上司に一度相談してみます。
お客様の言いなり・・確かにそうです。それで、事務の私は振り回されている感じなのです。
営業マンは覚えている時は、私に変更を言ってくれますが、覚えていないことも多いです。なので、今は怖いので事務の私が工場に入り、納品書を見せて、変更点はないですか？単価はこれでいいですか？と大声で聞いています。普通はきちんと連絡をくれるものなのですね。
詳しくありがとうございます。
大変参考になります。

回答No.4

lululululu

＞単価入りの納品書を翌朝に出したら、単価が違う、数が違うと
＞いうことが多々あります。

納品書を翌朝、打ち出す前に、
営業マンが、事務へ変更を指示すれば大丈夫だと想いますが。

○連絡用のノートを一つ作る。
（営業マンは、携帯にかかってきた変更を書き出す）
○営業マンが携帯に変更の連絡があるたびに、
　事務へメールを打つなどして、都度、知らせておく。
　（事務は翌朝、メールを確認して、変更を訂正する）
○朝、事務員が仕事開始するまえに連絡時間を設ける。

その連絡内容を受けて、事務が変更を訂正してから、
納品書を打ち出す。
それで大丈夫だと想いのですが・・・。

補足

変更したことをすっかり忘れられている時が多いのです。
私は自分から変更がないか、聞かないといけないのかと、今はわざわざ工場に入り、大声で確認しています。（工場に入るにはいろんなことをしないといけないので手間なのですが仕方がないですね）
現場の仕事は朝８時からですが、事務の私は９時からなので時間にずれがあり、連絡時間を設けることは不可能です。流れに沿って作業するためその営業マンは抜けられません。
でも、メールとかノートとか大変参考になります。
一度営業マンと相談してみます。
営業マンはどうしたら今の現状を変えられるか、何かいい手立てはないかなど考えているように見えません。私ひとり危機感をもっているように感じてしまいます。
お客さんにおこられたとき、こっちから願い下げだと言っていました。
とても辛いです。こちらは真剣に悩んでいるというのに。
大変参考になります。
ありがとうございます。

回答No.2

knnji

今の会社も、前の会社もＦＡＸでの発注が７割残りが３割ですね。
前の会社は追加・変更が多々あったので
「○時までは変更可能それ以降は不可」として営業の方に徹底してもらいました。

単価が日によって違うとは大変ですよね。
一覧を作られているのでしたら、必ず営業マンの方は一覧を見られると言うことですよね？
その一覧を見て質問者様が納品書を出す前に間違いを指摘してもらう事は不可能なんでしょうか？？
出されている一覧に単価が明記されていないなら、単価を入れるとか。。。
電話で受けた変更はメモで残してもらうとかしないと把握しきれませんよね。

お互いに気持ちよく仕事が出来るようになればいいですね。

補足

●時以降は不可というのはいいですね。上司に相談してみます。
一覧など営業マンは作っていません。見積もりを見て単価を教えてくれます。見積もり自体もなくされることがあり、うろ覚えで単価を言われることもあります。
一覧をつくるというのも上司に言ってみたいです。
回答ありがとうございます。大変参考になります。

回答No.1

Turbo415

うちの場合、取引先が大手スーパー、大手問屋ですから、オンラインでの受注かFAXのみです。電話での追加、修正は非常時のみです。
オンラインは、修正が入らない限り事務員が受信し伝票発行したら、仕訳配送部門に回ってしまい、数時間後には発送しています。
FAXの場合は受注後、伝票をコンピューターで打ち、伝票発行して後はオンラインと同じです。
修正等は、基本的になしですが、たまにあっても出荷まで時間がないので（数時間以内が普通）、受けられる場合と受けられない場合があります。夜は受けられません。修正の電話が来たときには、出荷時間を確認して、可能かどうか確認してからしか受けません。不可能な時間に受けても実際は出荷後だったらどうにもなりませんから。

リードタイムが短いので、こんな感じです。取引先も分かっているので、可能なら追加してくれとか言ってきます。

補足

電話での受注はやめてほしいので取引先にお願いできないかと営業の方に言いましたが、無理だときつく言われました。
私は、経理など事務全般をしている為、給与計算の日や仕訳処理の日に、ついうっかり電話で聞いたことを伝え忘れたりしそうで不安なのです。
もう一度相談してみます。
詳しくありがとうございます。とても参考になります。