テレビ会議システムの利用率を向上させるには

質問

私は教育機関に勤務（事務職員）する者です。
テレビ会議システムを導入しましたが利用率が向上しませんので、利用促進のためにどのような工夫が欠けていると思われるかお知恵をお借りできればと思います。

導入しているテレビ会議システムの名称をここで明かすことはできません（ここで明かすとどこの組織なのか分かってしまうかもしれませんので伏せます）。
そのテレビ会議システムはソフトウェアで動作するものです。Windowsパソコン、USBカメラ、ヘッドセット、ネットワーク（ブロードバンド）があれば利用できるものです。

現状としましては、下記のような状況です。
既にテレビ会議システムを導入されている組織で、利用率を上げるために何か工夫をされていることがありましたら教えて頂ければと思います。利用率の目標値はありませんが、年間の全教職員の出張旅費を１割削減という目標はあります。

・組織内のホームページでシステムを宣伝している
・宣伝を行なっているページへのアクセス件数は決して少なくないため、テレビ会議システムを利用できることはある程度認知はされている
・各部局に足を運び宣伝している
・マニュアルは提供している
・FAQ は提供している
・利用希望者にはシステムの利用法を直接指導している
・試用希望者にはUSBカメラとヘッドセットを１週間だけ貸し出す（本格的に試用する場合は、各部局の費用で準備する）
・テレビ会議システムの活用方法の具体例を示している
・テレビ会議システム自体はメジャーなシステムではないが、品質は悪くなく様々な場面で活用可能なシステムである
・クライアントのユーザインターフェースは使い辛いものではない（と考えている）
・システムのクライアントはWindowsしかサポートしていないが、教職員のほとんどはWindowsユーザなのでWindowsしか対応していないことに問題は無いと考えている

よろしくお願いします。

回答No.4

sheepman98

テレビ会議の利用促進経験者です。
tani2tonyさんの取り組み以外の弊社の工夫を列挙します。
・トップダウンで数値化された指示を出す
・できるだけ、会議開始に立ち会う
・利用直前や利用中でも対応してくれる窓口（ヘルプデスク）を作る
　（勤務先内での対応が困難ならば、購入先に相談してみる）
・使いこなしている人に、クチコミをお願いする

ユーザーインターフェイスは良くても、一般的には触るのが怖いと思っている利用者が多いと思います。
それを払拭させることが、キーポイントだと思います。

回答No.3

esuozones8

私の経験に基づいてお話します。
私のいる会社でもテレビ会議システムを社内で導入しましたが、あなたが遭遇した問題と同じような問題が発生しました。
テレビ会議というもののイメージ自体が沸かないのが利用率が上がらない原因ではないでしょうか。
どのような場面でどのように活用すれば良いか、使用方法が分からないとか、基本的なことがユーザに伝わっていないのかもしれません。私の会社ではこれらのことが原因でした。
そこで私はこの問題を解決するために、No.1 で回答されてますように、システム利用のためのレッスンビデオを作ってみました。
社員にはダイレクトにイメージが伝わり、システムの利用率が上がりました。
社員からの意見で多かったものが、「マニュアルを読むのは面倒なのでレッスンビデオがあると助かる」とのことでした。
そして、No.2 での回答のように何らかのアンケートを取ることも必要だと思います。

回答No.2

xcrOSgS2wY

1. 出張を提案する立場にある者に対して「テレビ会議システムを利用しなかった理由」のアンケートを取る。

2. テレビ会議システムの使用に対するインセンティブを与える。例えば、テレビ会議システムを使用すると使用者・使用部局が得をするような仕組み、あるいはテレビ会議システムを使用しないと使用者・使用部局が損をするような仕組みを導入する。

回答No.1

ToKyolO4

私が所属する組織でもテレビ会議システムを導入しています。

利用率が上がらない理由は単にテレビ会議に関心が無いのではないのでしょうか？
また、テレビ会議の相手がいないという理由もあると思います。
テレビ会議では済まない出張もあると思います。

私がいる組織ではテレビ会議を盛んに使っています。
出張旅費の大幅削減に成功しました。
テレビ会議システムの稼働率が高いので、連日、テレビ会議の予約で一杯です。そこで、ライセンスを追加したり、ライセンスを追加すると追加料金が発生するので、無料で配布されているフリーのテレビ会議システムも併行して導入しています。
仕事柄、テレビ会議で済むような業務が多いので、テレビ会議の稼働率が高いと思います。

肝心な回答ですが、工夫といえるほどの工夫はありませんが、システム利用法のレッスンビデオを用意してます。これが役に立っているかどうかはわかりません。