同窓会を開く手順について

質問

私は学校を卒業して以来，同窓会に行ったことがありません（開かれていない）
当時の友達とかも，同窓会をやりたいんだけど幹事がいないからなぁという感じで，なかなか実現できませんでした。

そこで私が幹事になろうと思うのですが，同窓会を開くにはどのような手順で行うのがいいのでしょうか？

経験者の方，回答のほどよろしくお願いします。

回答No.3

noname#107878 · ベストアンサー

まず、おおまかでもいいから、同窓会（クラス会）をやるなら参加するという人数を調べることから始めます。おおよその人数が読めないと会場の広さや収容人数の目安が立ちませんから。ついでに何時頃ならいいか、予算はどのぐらいがいいかも聞ければ、その後の企画にとってなお確かになります。

　ざっと参加人数が読めたら、会場探しに入ります。これはと思うお店に順に電話して、予算やお料理、個室の有無、時間制限や交通などを聞いてから、検討させて下さいと一旦電話を切り、ゆっくり比較検討をしてください。できれば親しいお友達の意見を聞いたり、副幹事になってもらうのもいいでしょう。
　お店が決めにくかったら、中華料理にすると間違いがありません。とにかく安いし、一皿をみんなでつつけるし、個室もあるところが多いし、好き嫌いも少ないし。

　条件が合ういいお店があったら、時期は何時の予定だけれど、これから全員に図るから、返事をする最終日は何日？......と話し、とりあえず仮予約をしましょう。

　あとは案内状の発送。まずはご無沙汰のお詫びと皆さんのご健勝へのお慶びの言葉、そして、この度クラス会を開催することを書き、クラスメートのみんなで旧交を温めたいと存じますと結んた開催の通知、最後に、ご多忙のさ中とは思いますがぜひともふるってご参加下さい.....と結ぶこと。
　あとは肝心の、何月何日の何時（何曜日）から、何というお店で、会費は幾らなど。それにお店の所在地と電話番号、それに交通手段なども。そして申込の締切日もお忘れなく。

　こうした案内状は普通往復はがきを使い、返信用の方に、ご出席・ご欠席に○をつけてもらうようにし、お名前、ご住所、電話番号、そしてお名前の欄を作ります。近況報告の欄などもあってもいいでしょう。あて先は幹事のあなた宛で、「様」でなく「行」とすること。

　この案内状と平行して、電話やクチコミで参加を呼びかけ、人数を出来るだけ早めにまとめることも大切。そろそろと思えたら、とにかく一刻も早く正式にお店に予約すること。会場がなくなってしまうと困りますから。

　参加人数が次第に読めてくるにつれて、お店とお料理の相談やサービスなどの交渉も。ついでに二次会の会場も探しておきましょう。
　ただ、当日までに突然のキャンセルや参加など人数がなかなか確定できない、それが幹事の一番の悩みです。とにかくお店と相談して、人数確定の最終日を決めること、これ以前なら変更は受け付けるが、これ以降は欠席しても実費は貰う......とか。

　当日は、幹事の役目としてはもちろん最初に挨拶、そしてご招待した恩師か、でなければ代表格のメイトに乾杯の音頭を、あとは適当に進行のリード、しかし、時計はしっかり見ておいて、お店と打ち合わせた終了時間（２時間後ぐらい）の１０分か２０分ぐらい前に「中締め」をするのも進行をスムーズにします。中締めは、関東一本締めでもいいし、肩を組んで校歌を歌うのもいいし。
　途中忘れずに、次回の予定と次の幹事をみんなで決めてもらいましょう。

　それと、幹事として大切なことに代金の支払いがあります。途中でそっと抜けて支払いを。領収書はかならず貰うこと。つい盛り上がって追加のお酒などもあるでしょうから、予算の割り振りは手持ちの集金額とよく相談して細かく検討、これが大変。万一予算オーバーしてしまったら、そのむねはっきり発表してワリカンで追加分を貰いましょう。

　そしていよいよ終了時間。これで今年のクラス会を「お開き」にします、来年まで皆さんお元気で、またみんなでお会いしましょう.....と簡単に終了の挨拶、これですべてお終い。ここまでやれば幹事のあなたに大拍手が来るはず。あとは気分よく二次会へ、もうここでは幹事役は放免ですから気楽に。。。

　幹事って大変には違いないけれど、慣れれば大したことでもなく、楽しいから、わたしはこんなこと大好きです。慣れていなくても素朴な手作りでＯＫ、がんばってください。。。。

お礼

回答ありがとうございました。
参考にさせていただき，がんばってみます。

回答No.4

toro321

同窓会（同期会）とクラス会では、手順が違います。
クラス会は、４～５名でもいいから、一度開催してしまうことです。
その折、不明者の消息を聞き、名簿を整理します。
毎年やっても、なかなか面白いですよ。

同期会は、各クラスに幹事が必要です。
手順としては以下のようにします。
１、口コミで、予備会を開く。各クラス１名欲しいところですが、いないクラスが出ても仕方ない。
２、各幹事にそのクラスの名簿を整理して貰います。２０年以上だと５０％は不明になってますが、友人同士では、知ってる人も多いです。
３、それを持ち寄り、名簿を作ります。その折に、幹事になってくれる人が増えてると楽です。
４、同窓会の予備案内を出します。来年の夏に開催します程度でＯＫ、その時に、通信費のカンパと、不明者の名簿を同封します。郵貯で口座作ればＯＫでしょう。返事は葉書を入れておきます。
５、その葉書、または、不明で戻った封書を持ち寄り、幹事で。日程を決め、場所を取り、今度は開催案内を出します。５０名を越すようなら、ホテルの立食パーティーが人数の上下を気にしなくて済みますから、いいでしょう。
また、支払いも、翌日以降でＯＫだと思います。（同級生に関係者がいれば尚いい）
６、戻って来た参加の人数で確定して、予約します。
ドタキャンと、不意に来る奴で、ほとんど変化なしでしょう。先に会費取るのが楽は楽です。
７、その会の始めに、次回の幹事を決めましょう。

お礼

回答ありがとうございました。
参考にさせていただき，がんばってみます。

回答No.2

noname#44083

やっぱり１人じゃ無理というか、大変です。
もう１人か２人幹事をしてもらいましょう。
（５、６人くらいならまぁ１人でもいいのかも）
男女がいるのなら、男女１人づついるといいですよ。

だいたいの参加人数を予測したり、何かイベント事をする予定ならそれに合った場所を探す必要もあるので、場所決めしながらそういった事もおおまかに考えます。
日時も決めます。

・・・で、予約します。
（場所によってですが仮人数を聞かれると思います、「〇〇日までに決定してください」とか言われると思います。）

日時場所が決まったら、葉書等で案内を出して出欠の返事をもらいます。（案内に〇〇日までに返事をするように書いておきます。人数決定日より余裕を持った方がいいと思います。）

その他、イベントをするなら何をするのかはその間、幹事で話合います。

お礼

回答ありがとうございました。
参考にさせていただき，がんばってみます。

回答No.1

nitto3

クラス会ならあと一人同士を作り、案内状を出してしまえばいいです。
その前にすることは会場の確認です、
いつごろまでに決める必要があるか確認し、
仮予約し、それまでに返事をもらうようにします。
卒業時のクラス担任も予約しておいたほうがいいです。

同窓会だと各クラスに二人づつ幹事を決めて分担する必要があります。
２，３回幹事会をやってコンセンサスを得ておかないと跡で結構もめます。

お礼

回答ありがとうございました。
参考にさせていただき，がんばってみます。