法務部絡みのファイリング術について

質問

ＣＤライセンス契約書（２種類）の営業所内分の保管術が分かりません。

顧客が４７都道府県の開業医です。
５０音順でファイリングして、差し支えないですか？
（営業所内に事務員は私だけで、一日中電話応対しています。簡単に素早く閲覧、素早くファイルするためには、契約締結日順ではなく、５０音順にするしかないかな・・・と思うんですが・・・）

法務部勤務経験や、契約書類ファイリング経験者の方、御指摘下されば幸いです

回答No.1

jyamamoto · ベストアンサー

閲覧が必要な場合、キーになるのはやはり「顧客名」ではないでしょうか。「保管した後に使う場合に使い易い」ことを第一に考えて最初からファイリングすることをお勧めします。

書類をスキャナーで読み込んで、パソコンで管理するようにすれば、検索がしやすく問題も解決すると思うのですが・・・。

紙ベースで保管するのであれば、病院のカルテ方式を参考に、顧客ごとのオープンファイルを50音順に並べて、その中に日付順で保管してみてはどうでしょうか?

お礼

私もなぜ、スキャナじゃないか不思議で・・・
ちなみに営業所内には、遅度が遅いリコーファックス複写兼用機一台しかないんです・・・

レス、大変参考になりました。ありがとうございます。