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コピー機でコピーしたデータは残る?

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お礼率 88% (2729/3081)

私の会社は度々、受付登録の為、客の個人情報(住所・電話番号のみ)が載った紙類を、業務用コピー機でコピーします。
以前CMで、「貴方のデータが盗まれる」と、コピー機でコピーした内容は消えずに残る と、放送されて以来、客がコピーを拒絶するようになりました。
 理由は、個人情報がコピー機にコピーされるからです。
 うちの会社としては、受付の為に控えとしてコピーを保管しなければならないのでコピーは必要です。
 書類をコピーしたら、本当にコピー機に情報が残るのでしょうか?紙に書かれていた内容全て、残っているのでしょうか?だとしたら、何かの方法を使えば、その残っているデータを取り出してまたコピー出来るのでしょうか?
 その作業は、私たち一般人では無理‥‥ですよね?
 じゃぁコピーの修理業者なら‥‥可能?

 客に「大丈夫」と言いたいのですが、「何故大丈夫といえる?」といわれた時、どう答えたら良いのかわかりません。

 悩むより、データ消去のコピー機を買えば済む話でしょうが、何分予算が有りません。
 お願いします。

質問者が選んだベストアンサー

  • 回答No.1

ベストアンサー率 36% (1050/2908)

コピー機の内部構造によります。
1.データは残らない、残せない。
2.次の原稿をコピーするまで、前の原稿のデータが残る。
3.何枚かのデータを記憶できる。
4.パソコンでデータを取り出して保管できる。
最近の高機能のコピー機は2か3です。両面印刷できる物や、複数ページ印刷できる物は3です。
複数ページ印刷とというのは、たとえば原稿を5ページ分読み込んでから、5ページずつ連続で印刷できるような物です。
4は、そういう設計ですから当然ですね。

ただし、どのコピー機も何も操作しないで数分間経過するか、リセットスイッチを押すか、電源を入れた時に、記憶していたデータを全て消去するのが標準の動作となっています。
特別な設定スイッチでデータが消えない設定にできる物もあるようですが、ほとんどのメーカではその設定は非公開です。

お客様には、「データは自動的に消える設計になっています」と説明するしか無いでしょう。
技術力がある者が悪意でコピー機内部を設定すると、データが消えない事もあるのですけど。

消える設定になっていたら、後からデータを取り出すのは不可能です。
事前にデータを消さない設定にした場合だけ、後からデータを取り出せます。
お礼コメント
gkwrogur

お礼率 88% (2729/3081)

>どのコピー機も何も操作しないで数分間経過するか、リセットスイッチを押すか、電源を入れた時に、記憶していたデータを全て消去するのが標準の動作となっています。
そうですよね。安心しました。
>技術力がある者が悪意でコピー機内部を設定すると、データが消えない事もあるのですけど。
そこまでは‥‥しないでしょう(そんな事されたら怖いし)。

お客様には一定時間が経ったらデータは消滅しますよと説明しようと思います。

一定時間ってどのくらいの時間?聞かれたら‥‥まぁ、そこまでシツコイお客様はいないでしょう(汗)。
ありがとうございました。
投稿日時 - 2005-03-07 20:33:07
感謝経済、優待交換9月20日スタート

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  • 回答No.3

ベストアンサー率 26% (360/1349)

お客様にアピールする一番良い方法としましては、
「コピー機の電源を切るとデータは完全に消えます」と言いながら電源を切り、(必要ならばお客さんに確認して貰ってから)再度電源を投入すると良いと思います。

個人情報保護法の観点から見ますと、コピー機を心配するよりも、コピーしたものを保管・管理することの方が重要だと思います。
お礼コメント
gkwrogur

お礼率 88% (2729/3081)

>「コピー機の電源を切るとデータは完全に消えます」と言いながら電源を切り、(必要ならばお客さんに確認して貰ってから)再度電源を投入すると良いと思います。
そうですね。それが一番手っ取り早いのでしょうね。
コピーしたものの保管は、勿論厳重にしております。
コピー機のデータの有無にばかり気をとられないよう気をつけます。
ありがとうございました
投稿日時 - 2005-03-07 20:36:39
  • 回答No.2

#1さんの回答どおり、旧式のアナログコピー機以外は、
しばらくの間、データを保持していることは、間違いないです。S社のコピー機(データーが残らない)でも、一連の作業中は、データーを保持するのが、デジタルコピー機のよいところでもあり、危険なところでもあります。

ご自分のコピー機メーカーに、自動メモリーリセットの方式と手動メモリーリセットの方法を、お尋ねになって、お客様に、リセットして消去している説明をするかでしょうか?

ハードディスクを保持しているコピー機(コピー機というより、書類整理システム)の場合は、当然、データーは、残っています。これは、コピー機が端末になったパソコンシステムですので、いわゆるコンビニにあるような、コピー機タイプでしたら、メモリーリセット方法をメーカーに聞いておくのが良いと思います。
お礼コメント
gkwrogur

お礼率 88% (2729/3081)

>ご自分のコピー機メーカーに、自動メモリーリセットの方式と手動メモリーリセットの方法を、お尋ねになって、お客様に、リセットして消去している説明をするかでしょうか?
そうですね‥‥一度メーカーに聞いてみます。
でも、お客様にリセットを依頼されたら操作をするようにします。
ありがとうございました
投稿日時 - 2005-03-07 20:35:13
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