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コピー機でコピーしたデータは残る？
私の会社は度々、受付登録の為、客の個人情報（住所・電話番号のみ）が載った紙類を、業務用コピー機でコピーします。 以前CMで、「貴方のデータが盗まれる」と、コピー機でコピーした内容は消えずに残る と、放送されて以来、客がコピーを拒絶するようになりました。 理由は、個人情報がコピー機にコピーされるからです。 うちの会社としては、受付の為に控えとしてコピーを保管しなければならないのでコピーは必要です。 書類をコピーしたら、本当にコピー機に情報が残るのでしょうか？紙に書かれていた内容全て、残っているのでしょうか？だとしたら、何かの方法を使えば、その残っているデータを取り出してまたコピー出来るのでしょうか？ その作業は、私たち一般人では無理‥‥ですよね？ じゃぁコピーの修理業者なら‥‥可能？ 客に「大丈夫」と言いたいのですが、「何故大丈夫といえる？」といわれた時、どう答えたら良いのかわかりません。 悩むより、データ消去のコピー機を買えば済む話でしょうが、何分予算が有りません。 お願いします。
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コピー機の内部構造によります。 １．データは残らない、残せない。 ２．次の原稿をコピーするまで、前の原稿のデータが残る。 ３．何枚かのデータを記憶できる。 ４．パソコンでデータを取り出して保管できる。 最近の高機能のコピー機は２か３です。両面印刷できる物や、複数ページ印刷できる物は３です。 複数ページ印刷とというのは、たとえば原稿を５ページ分読み込んでから、５ページずつ連続で印刷できるような物です。 ４は、そういう設計ですから当然ですね。 ただし、どのコピー機も何も操作しないで数分間経過するか、リセットスイッチを押すか、電源を入れた時に、記憶していたデータを全て消去するのが標準の動作となっています。 特別な設定スイッチでデータが消えない設定にできる物もあるようですが、ほとんどのメーカではその設定は非公開です。 お客様には、「データは自動的に消える設計になっています」と説明するしか無いでしょう。 技術力がある者が悪意でコピー機内部を設定すると、データが消えない事もあるのですけど。 消える設定になっていたら、後からデータを取り出すのは不可能です。 事前にデータを消さない設定にした場合だけ、後からデータを取り出せます。
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- JUN-2
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お客様にアピールする一番良い方法としましては、 「コピー機の電源を切るとデータは完全に消えます」と言いながら電源を切り、（必要ならばお客さんに確認して貰ってから）再度電源を投入すると良いと思います。 個人情報保護法の観点から見ますと、コピー機を心配するよりも、コピーしたものを保管・管理することの方が重要だと思います。
お礼
＞「コピー機の電源を切るとデータは完全に消えます」と言いながら電源を切り、（必要ならばお客さんに確認して貰ってから）再度電源を投入すると良いと思います。 そうですね。それが一番手っ取り早いのでしょうね。 コピーしたものの保管は、勿論厳重にしております。 コピー機のデータの有無にばかり気をとられないよう気をつけます。 ありがとうございました
＃１さんの回答どおり、旧式のアナログコピー機以外は、 しばらくの間、データを保持していることは、間違いないです。Ｓ社のコピー機（データーが残らない）でも、一連の作業中は、データーを保持するのが、デジタルコピー機のよいところでもあり、危険なところでもあります。 ご自分のコピー機メーカーに、自動メモリーリセットの方式と手動メモリーリセットの方法を、お尋ねになって、お客様に、リセットして消去している説明をするかでしょうか？ ハードディスクを保持しているコピー機（コピー機というより、書類整理システム）の場合は、当然、データーは、残っています。これは、コピー機が端末になったパソコンシステムですので、いわゆるコンビニにあるような、コピー機タイプでしたら、メモリーリセット方法をメーカーに聞いておくのが良いと思います。
お礼
＞ご自分のコピー機メーカーに、自動メモリーリセットの方式と手動メモリーリセットの方法を、お尋ねになって、お客様に、リセットして消去している説明をするかでしょうか？ そうですね‥‥一度メーカーに聞いてみます。 でも、お客様にリセットを依頼されたら操作をするようにします。 ありがとうございました
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＞どのコピー機も何も操作しないで数分間経過するか、リセットスイッチを押すか、電源を入れた時に、記憶していたデータを全て消去するのが標準の動作となっています。 そうですよね。安心しました。 ＞技術力がある者が悪意でコピー機内部を設定すると、データが消えない事もあるのですけど。 そこまでは‥‥しないでしょう（そんな事されたら怖いし）。 お客様には一定時間が経ったらデータは消滅しますよと説明しようと思います。 一定時間ってどのくらいの時間？聞かれたら‥‥まぁ、そこまでシツコイお客様はいないでしょう（汗）。 ありがとうございました。