会社のペーパーレス化

質問

よろしくお願いします。
■全てペーパーレスにすることまでは考えていませんが紙の使用量を減らすことを目標にペーパーレス化を進める予定です。初めてのことなのでどこから始めたら良いのかわかりません、ぜひご教授をお願いします。（社員数２０人です）

聞きたいことは
　１、環境整備に必要な機器（Wi-Fi環境の構築方法）
　２、ペーパーレス化に必要な機器（おすすめのタブレット等）
　３、専門家に依頼（外注）してシステムの構築を依頼する
　　　＊おすすめの業者を教えていただけると助かります。

以上です、よろしくお願いします。

回答No.7

nijjin · ベストアンサー

ちょっとした知識があれば業者に頼まなくても可能です。
タブレットを使う場合はAndroidなら1万円台からあるので費用を安く抑えられます。
また、書類を共有する場合はWi-Fi+NASで可能です。
NASにPDFや画像化された書類を入れたり管理するPCも必要ですね。
紙の書類をPDFや画像化する場合はスキャナーかスキャナーのある複合プリンターも必要です。
Androidの場合はNASへのアクセスが可能なアプリやエクセルなどを表示するアプリもインストールする必要があります。
windowsタブレット・ノート（2in1含む）ならNASへはエクスプローラーでアクセスできるのでMS Officeを入れればエクセルやワードも使えるようになります。

お礼

ありがとうございます。
難しい事ばかり考えず出来ることから少しずつ進めることが必要ですね、会議資料やら検査書類を何とか削減したいと進めています、諦めずに頑張ろうと思います。

回答No.6

nagata2017

1 逆にネットにつながないで社内の閉鎖空間でしか閲覧できず　外部からは見ることができないようにする。
2 常にUSBやSDにバックアップを取っておく。
3 それだけのことですから外部から専門家を呼ぶ必要はありません。

お礼

ありがとうございます。
出来ることから少しずつ進めていこうと思います。

回答No.5

m5048172715

誰かが紙に出力した物を、誰がどうしていくかを調査、その媒体を電子化すればよい。

ただ、経理関係では結果を紙に出力して5年保管とかなかったっけ？

お礼

ありがとうございます。
コピー使用の頻度を調査した上で次のステージを目指したいと思います。
経理関係はそうですね、確か５年でしたね、全てをデジタル化は難しそうです。今後検討します。

回答No.4

f272

本気で減らしたいのであれば、コピー機(複合機)のユーザー別使用量をカウントして、多く使っている人を特定し、印刷した目的を聞き取り調査してください。そのうえで必要のない（必要性の少ない）ものについては印刷をしないように求めてください。
社員全体がペーパーレス化の必要性を理解し、認識を統一させることが重要です。ペーパーレス化の前に社長から訓示してください。また最初から社内で扱う書類を、電子化すべきものと必要のないものに分類しておくことも大事です。

(1)
ルータからWifi電波を飛ばせばよいだけです。暗号化は必須で、接続できる機器を登録されたものだけに限れば情報漏洩もない。インターネットに接続しているのでしょうから、契約している業者に相談すればよい。
(2)
導入コストを減らすのなら、まずは会議室に社内ネットに接続されたPCと大型スクリーン(テレビ)を設置して、ペーパーレスでの会議に変えてください。
(3)
最初からそんな大げさなことは不要です。どこで紙が使われているのかの現状把握が最初のステップです。

お礼

ありがとうございます。
データ等は社内wifiでやりとりをしていますので現状維持で見直してみます。
現状の把握、まず出来ることから始めます。

回答No.3

notnot

> どこから始めたら良いのか

まず何に紙を使っているかの調査からでしょう。
全部リストアップして、一項目ずつ、代替案を検討します。
「何の紙をどうやって無くすか」によって必要機器・必要システムは異なります。

お礼

ありがとうございます。
確かに、ペーパー化が必要な書類を分類する必要がありますね、早速進めていこうと思います。

回答No.2

ji1ij

1、環境整備に必要な機器（Wi-Fi環境の構築方法）
不要
2、ペーパーレス化に必要な機器（おすすめのタブレット等）
プロジェクターとプロジェクター用のPCを用意
3、専門家に依頼（外注）してシステムの構築を依頼する
不要

どんな所に紙を使ってるか、紙以外に方法が無いか、それを社員で考えればよい
プロジェクターを書いたのは会議の時に紙の配布をしないためです
これにつなぐPCは社内で余ってる古いPCで十分です

お礼

ありがとうございます。
デジタル化を想像してはじめに思い描くことはデジタル機器の導入がはじめに思い浮かびますが低コストで始められると考え直しました。

回答No.1

merrysun

ペーパーレス化は中小企業こそ進めるべき？メリットや推進方法を解説
https://bizx.chatwork.com/paperless/smb-4/

ペーパーレス化の進め方！事例から注意点まで徹底解説
https://www.pasona-pbs.co.jp/column/office/paperless-point.html

ペーパーレス化の導入方法とは？
手順・注意点と併せて解説
https://hibiki.dreamarts.co.jp/smartdb/learning/le-sp211124/

お礼

ありがとうございます。
ペーパレス化を推進させるための情報ありがとうございます。メリット、デメリットを検討した上で進めて行こうと思います。