自治会HPを作成するには？

質問

すみません。素人なのでアホな質問します。

高齢者の多い100世帯ほどの賃貸併用分譲マンションです。
来年度の議案でコミュニティサイトを作れないかと言う話が上がってます。
その中身ですが、要望が下記７点。まだ他にも出るかもですが・・・。
(1)居住者および居住者のご家族との連絡、賃貸者と所有者への連絡が出来ると理想。
(2)マンション外部の人に見せる基本情報はあった方が良い。
(3)一般、所有者、賃貸者、管理者として閲覧制限を掛けたい。
(4)管理組合からのお知らせなど回覧板的な感じで既読者の確認が出来ると理想。
　　　(見て無い人には郵送対応が必要となるため)
(5)住人同士の雑談の場が欲しい。
(6)届出書類などダウンロード出来ると理想。
(7)安否確認機能が欲しい

私自身は管理組合の理事をしてます。
4月中に大まかな土台を作ろうと模索したのですが、私もWEBはかじった程度。
無料掲示板のレンタルではカスタマイズ出来ずに苦戦しそうと思えてきました。

参考にしたのはマンボーと言うサイト。
https://mansion-board.com/index.php
一応申込みをしたのですが、既読チェックが出来ない。
外部への情報配信が出来ない。
掲示板、意見箱、住まいガイド、コミニティ、書庫、各種相談と書き込み欄が多く、何を何処に書くべきかが分かりずらい。
「理事からのお知らせ」「理事への要望」「皆への相談＆雑談」「議事録」等、
タイトル変えたい。理事からのお知らせは閲覧専用であり、既読チェックが必要。
雑談の場は１個で良いかな？理事の要望も掲示板に書けば済みますし・・・。

あれこれ悩んだのですが、こう言うシステムって素人が作成出来る物ですかね？
電子回覧板って色んな業者が出してますが、１ユーザー月額100円~500円と割高。
居住者と居住者の家族の名前入れてったら200ユーザーって話？？
コスト掛かり過ぎだなと思いました。

サーバーレンタル、ドメインの取得もこれからの契約です。

アカウント制限付きのレンタル電子回覧板・掲示板ってお勧めありませんか？
出来れば無料が良いですが、有料でも格安な物。
掲示板がレンタル出来るサーバーレンタル等もありますかね？
WordPressとかどうなんでしょ？

マンション内で複数の管理者がおり、それぞれ自前PCで対応してます。
その為、ソフトダウンロードとかはしたくありません。
ある程度、需要が確認されたら管理組合としてPC購入も考えますが、
先が見えないので、2年くらいはデモ版として考えてます。

質問が多く纏まらずにすみません。
費用を抑えて出来る最大限、逆に費用抑えた時の限界等が聞けると助かります。
素人が出来る範囲？レンタルで良い悪し？プロに作成依頼？
何かヒントだけでもお願いします。

回答No.1

noname#242965 · ベストアンサー

その”マンボー”は無料でよいと思いますが。
電子回覧板ってメーリングリストで代用できます。
メーリングリストは無料でよいのがたくさんあります。
もちろん有料もありますが。
このIT社会には、Webサイト構築と言う趣味の世界があります。
しかし、趣味が高じてプロのWebデザイナーになった人もたくさんいます。
ですから、自分で楽しみながら自治会HP構築ができたら
それは最大の理想的と言うべきことかと。

お礼

素早い回答有難うございます。
メーリングリストで問題無さそうな気がしますね。
単純なWEBサイトなら作れそうかなとは思ったのですが、
セキュリティが全く分からない(汗)
周りからこんな機能が欲しいと言われてパンクしちゃいました（笑）

難しい機能は他で代用って考えは良いですね。
とりあえず進めて後から色々と勉強でも良いかもと思えました。

回答No.7

kteds

管理組合理事としての意気込みは理解できますが、おそらく空振りに終わるのではないかと思います。
まずは、管理組合の立場としてのコミュニティサイトではなく、あなたの個人サイトを作成して「個人的なマンション情報」の発信サイトを作成して公開してみてはどうでしょうか。
おそらく、ほとんどの住人は「余計なお世話、有難迷惑なサイト」として敬遠することになると思います。
そうなったらサイトの使命はおしまいです。
もしも、「あなたのサイトは、住人にとってとても有意義だ。ずっと継続してもらいたい」という反応がほとんどの住人から寄せられれば、管理組合として運営することを検討すればいいと思います。
つまり、情報伝達手段や費用や運営の問題ではなく、「コンテンツ」が支持された段階で管理組合のコミュニティサイトに移行することを検討すればいいと思います。
ほとんどの住人から支持されている「コンテンツ」ですので、すぐに移行できることになるものと思います。

お礼

ご意見ありがとうございます。
個人でどうこうと言う話では無いので個人サイトを作る気はありません。
「無意味」って事ですと、管理組合そのものが不要とも言える思います。
実際、何も事件とか起こらなれば、日常に満足してれば、政治家や役職者なんて物は
何をしてるか分からないって世界。別に無くても困らないが、あったら便利って
その程度の代物だと思いますよ。
理事会からのお知らせ、紙で貰っても迷惑でしょ？
それなら、WEBサイトにあるから見てねって方が気楽。そう言う物では無いですか？

まあ、焦って色々やるってのは間違った話ですが、
何が出来て何が出来ないか模索段階な訳で、スタートからゴールまでの道筋考えないと
本当に脱線事故につながるって思ってます。

回答No.6

superside0

WordPressで　できないことはないですが、そのシステムを作っても
　居住者やその家族の　それぞれのためのアカウント＋パスワードを登録して
　各自にURLとアカウントとパスワードと　操作ガイドを郵便（封書）で届けて
　それでも分からない人向けに説明会を開いて、サポート窓口も作って
という段取りが必要な時点で「高齢者の多いマンション」向きではないような気がします。

ある程度、SNSが使える人向けだけに
Facebookで、フロントページ作ってから、入居者をお友達登録して
限定公開した記事や書類ファイルは、お友達限定公開して
連絡事項をつたえるのは、ダイレクトメッセージなりで　
って感じが　妥協点ではないでしょうか。
もちろん、スマホやPCを使いこなせない人向けには別方法（電話や書類投函）を用意して。

あと、家族間の安否確認などは、
すでに、メールなりLINEなりが使えてつ人は、
もうやってるので、そういう機能は不要でしょう。

それと、同じマンション内での雑談系の　掲示板やグループメッセージ的な
オープンなコミュニケーション機能があると
ゴミ出しや駐車場等のクレームとその反論で炎上したり、　
派閥化してしまったり、いじめや村八分的なことに発展したりすることもあるので、
双方向に自由に発言できる場所は　作らない方が懸命ですよ。
（最後には、管理不足だとクレームがきて、管理者が寝る暇なくなってしまいます）

お礼

ご回答有難うございます。
凄く単純に考えて、アカウント制限200名分って確かに面倒くさい（汗）
賃貸の場合はメンバー入れ替わりも多いですしね。

しかし、アナログの苦労も問題も多々。
高齢者は手紙や電話などより訪問を要望する。
中間層は口頭では無く書面を残せと言う。
若い人はメールを要望する。手紙は読まない。電話も嫌いますよね。
現時点では、高齢者を抱える家族と言うのが、Webでの情報発信を希望。
緊急時はメールや電話で良いが、普段通りの事なら連絡不要。
Webサイトでもあれば気が向いた時に見るよって感じでした。

安否確認の重要性って言うのは、どちらかと言うと理事長の為にある。
ポストが数日間開けられてないと心配になって訪問確認してる。
管理人が朝7時～18時に勤務してる訳だが、3日会ってないと
やはり訪問確認。反応無ければ電話する。
正直、私としては迷惑な安否確認な訳です。
看護婦さんとか夜勤の方だと日中の寝てる時間に訪問されるので……。

掲示板の荒らしはねぇ。ある意味仕方ないのかなと思う。
掲示板が無くとも、理事長はクレーマーの言いなり。
若い人は何も言ってこないですし、諦めてるかも？
そんなだから住人の意見が吸収出来てない。
まぁ、意見交換の場と言うより、コミュニケーションの場を目指す。
地域イベント情報や、主婦の知恵袋的なの出来たら良いなと……。
まぁ、あくまでも理想です。

いやはや、理想の形はいくらでもあるけど、実現させるのは
中々厳しいですね。やれるだけやって様子見かなぁ。
住人の中にアドバイザー居ないかなと半分期待（笑）
すみません。お礼書くつもりが、長々と愚痴ってしまいました。
色々考えてくれて有難うございます。

回答No.5

agehage

専門家ですが、これはとても素人が構築できる内容ではありません
欲張りすぎてますし、本当に必要なの？と言うものも含まれています

素人が安価安全に行うなら
（2）（3）（6）は基本的なウェブサイトでできます
（1）はメールで十分です
（4）はなかなか難しい
（5）（7）はLINEで可能です

住民が全てパソコンやスマホを持っているのか、操作ができるのかとかの問題もあるような。
住民同士のコミュニティなど荒れた場合の管理問題もあります

なんだかんだで回覧板が１番ということもあります

本格的にやるならフリーのSNSエンジンを使えば全ての要求通りの物が作れそうです。相応の知識が必要ですが。

欲張らずにやれるところからやるといいと思います

お礼

ご回答ありがとうございます。

本当に欲張らずに出来る事をって話ですよね。
情報配信のみなら素人でも作れる。問題はセキュリティ。

ネットでの雑談掲示板の問題。確かにセキュリティの問題はありますが、
ネット無しの状態では、近隣とのコミュニケーション不足が問題になってます。
「理事達が勝手にやるから放っておけばいい」って話と、
「住人の意見を無視するな」って意見と様々。
対面でのコミュニケーションって殆ど出来てないのが現状。
クレーマーさんの言いなりになりがちなんですよね。
ネットの方がそこそこ監視の目があるから真っすぐな気もしてます。

インターホン押しても出ない。逆にインターホン押すのが怖い。
今まで郵送でしてきた手紙など、読まずに捨てられたり、
後は、ストーカー被害(？)と言うべきか困った問題も起きてます。

完全オンライン化は無理でしょうが、アナログの手間を少しでも減らせたら、
WEBサイトの開設もありかなって思ってます。

まあ、どんな問題にどう対応できるのかと今はひたすら勉強中です。

回答No.4

eroero4649

ホームページというのは、基本的に却下の方向でいいのではないかなと思います。
理由はシンプルに「もしハッキングされてパスワードなどが流出したら、誰が責任をとるのか」と問いかければいいと思います。きっと誰も答えられないでしょう。ホームページである以上、世界中の人たちがアクセスすることができる、世界中誰でもアクセスできるのに悪意のあるアクセスは皆無であると考えるのは、危機管理がなさすぎないか？と問いかければいいと思います。

どちらにせよ住民全員がネットに接続してパソコンやスマホを所有している訳ではないでしょうから、通知は今後はWebでやりますといわれたらそれはそれで「私はインターネットはできない」と文句をいう人は出てくるのは避けられないと思います。となると、住民「全員」の同意が必要ですよね。その中に1人でもネットができない人が出たら実行はできません。
また、「住民同士の雑談の場」は絶対やらないほうがいいです。まずそういうのに書き込む人は決まります。たぶん、ほんの数人程度。そしてそういうのに書き込みたがる人というのは、面倒くさい人が多いです・笑。だからつまり、荒れます。荒れたときに誰が納めるのか。書き込みを削除する権限を管理者に持たせるのか。もしそういうことをしたら、管理者に都合が悪い書き込みは全て削除されますから、住民同士がギクシャクすることにしかならないです。
その雑談の場の提案に関しては「そこに政治や宗教に関する書き込みを誰かした場合、扱いきれる問題ではなくなります」でいいと思います。実際にそういうものを作ると、選挙のときとかに必ず政治的な書き込みをする人が出るでしょうし、宗教の書き込みをする人も出る可能性があります。

お礼

ご回答ありがとうございます。
そうなんですよね。情報発信と言うだけなら苦労しないんですが、
セキュリティ云々が難しい。

ただ、今まで郵送でしてきた手紙なども、見て無いとか言われ、
結局、電話だの訪問だの再郵送だのと、時間のロスが多い。
そう考えると、WEBサイトがあっても良いのかな・・・って
気はしてるんです。

後は雑談の場の問題。確かにセキュリティの問題はありますが、
近隣とのコミュニケーション不足も問題。
インターホン押しても出ない。逆にインターホン押すのが怖い。
実際、ストーカー被害(？)と言うべきか困った問題も起きてます。
ネットの方がそこそこ監視の目があるかなって気もしてるんですよねぇ。

そこら辺が対応できるのかと今はひたすら勉強中です。

回答No.3

dottimiti

包括サービスじゃなくて、無料で素人ができる範囲の複数のサービスを組み合わせて管理を厳格にする方法はどうでしょうか。

入口をwixで作っておく。
連絡はFacebookやLINEのグループを使い、登録削除などの業務を厳格に行うというのはどうですか。
入口はそういうグループの案内や存在だけ載せておく。

費用としては、Wix、Facebook、LINEのヘルプや使い方を書いた書籍をバンバン買って情報をアップデートする管理人側にかかるコストがあります。

お礼

ご回答ありがとうございます。
包括サービスでは要望通りとはいきませんね(泣)
確かに色んな無料サイト使うのは有りかな。
何が使えるかもう少し調べてみます。

回答No.2

sknbsknb2

私だったらそんな案件には関わりません。
(1)外部委託
　金がかかりすぎる。内容を自由に(またはタイムリーに)変更できない。
(2)理事会のサーバで管理
　管理工数がどれだけかかるかわからず、個人が無償でやるのは無謀。

どちらにせよ、ものすごくやる気のある人と、かなりの予算が必要ですが、使い物になるシステムを作るだけで年単位の時間がかかりそうで、できたとしても使われないという未来が待っています。
とりあえず自前でサーバを立ち上げて、一つの機能を実現してみるだけで、どんな未来が待っているのか想像はできそうです。

お礼

回答ありがとうございます。
今までアナログで約200通の手紙を配送しており、また受け取ってないとか言われ
電話や訪問などが追加され既に理事がパンク状態。
閲覧専用だけなら作れるかなと模索。
セキュリティ云々考えたら難しいかなと・・・。

結局、何をするにしてもデメリットはありますね。