必要な業務、周辺部署との連携

質問

こんにちは。

以下の質問に対するアドバイスを求めています。
どうぞよろしくお願い致します。

先ずざっくり私が最近配属された部署の現状なのですが、業務管理や情報共有がずさんで、きちんとした情報管理や客先対応が求められる業務にも関わらず認識の甘い不確かな情報認識やそれらを育む低意識で日々業務が行われています。
管理者もよく話しは聞いてくれるのですが、当の管理者も最近配属されたばかりで、業務をよく解っておらず、様々な人間関係や性格背景の中今ひとつ業務改善が進んでいません。

意識改革はちょっとすぐには難しいと思いますし、私は1年後にはまた移動が決まっているため、あまり手間隙もかけられない状況の中、現状の業務改革が必要な段階です。

自身の業務も割と多いため、周辺部署との連携も満足には取れない中、とりあえず「この業務の遂行するために必要な日々変化する情報の共有を徹底しよう。」から着手しようと思い、情報の更新管理をするツールを作りましたが、そもそもが自身のアクティブさに対比して評価要求の多い人たちの中での仕事なので、色々と根回しも大変です。

業務で月一しか顔を合わせない様な人もしばしば居るような境遇の中、そういう人たちにも情報更新、共有動作を身につけてもらわないとならないので、とりあえず更新／管理ツールを制作し、使い方も通常のコンピュータリテラシーがあるなら考えなくても解る様にシンプルなものにしました。

ところが、このツールの利用すらままならない。
今までのずさんな管理方法でも、慣れた方法を人間は取るようで、自身がいかに大まかにしか理解していないかを自覚していない人たちにこの新しいツールを使ってもらうように促す作業に躓いています。

実際、何か問題が起こると多くの人が「良く知らない」「誤解している」現状なのですが、今までそのレベルで来ていますから、情報の更新や共有の徹底という事に対する意識は低いのです。

私は配属されたばかりなので、強い発言権も持っておらず、１年限定なのでかけられる手間隙にも限りがありますし、日々の自分の個人的な業務の中それほど注力もできません。

似た様な境遇の方は沢山いらっしゃると思うのですが、みなさまこういう場合にはどう対処をされていらっしゃるのかご意見をお伺いしたく、当質問を立てさせて頂きました。

どうか画期的なアドバイスなど頂けたら幸いです。
よろしくお願い申し上げます。

回答No.3

katchin_

質問者ご自身が動くことが一番だと思います。

動く、とは、ご自身で必要な情報をまとめること。そしてその管理が容易で更新も簡単であること。
その情報を部門共有情報として公開します。

他の方々がそれほど問題意識していない一番の理由は、困っていないからです。

批評家は嫌われます。
また、異動が決まっているのであれば、その人が "いうだけ" であれば　異動したらもとに
戻るのが見えているから従う必要も (客観的に見ても)なくなってしまいます。

仮に、現状がコンプライアンスや個人情報保護法等に違反しているのであれば、監査部門から
正規な話として指摘がさるはずでしょう。