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購買品の管理について
勤務先では、総務が、筆記用具、乾電池、梱包材料等を、管理しています。 検証する為に、購入する物品は、各部署がしていますが、検証が取れても、 そのまま各部署が、購入等をしていることがあり、必要時に、どの部署が 購入しているか、調べて、その部署に頼んでいます。 本来、検証出来て、使用していくものでしたら総務の管理にして、 必要時は、総務に問い合わせるのが良いと思うのですが、 うやむやになっているのが現状です。 そこで、検証期間、移行期間は、どの程度が妥当でしょうか？ 検証終われば、即移行が良いのでしょうか？ 同業他社で、事業を止めたところがありますが、止めた際に 備品等必要なものがあれば譲ってくれるというので、取りに いったら、プリンタのインクを各部署で購入していたため、 同じインクで未使用のが沢山ありました。 乾電池やボールペン等も、各部署で、それぞれで購入して いたため、譲ってもらったので使用出来るのが大量に出てきました。 こうならない為にも、一箇所ですべきと思います。
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総務部に文房具の在庫があるのに 各部署で購入してしまい、 無駄が発生している、ということですね。 ＞勤務先では、総務が、筆記用具、乾電池、 ＞梱包材料等を、管理しています。 購入した筆記用具などを 総務部が持っている （総務部の倉庫やキャビネットに入れてある） のですね。 ＞検証する為に、購入する物品は、各部署がしていますが、検証が取れても、 検証とは？（ＩＳＯなど？） 専門的な物品の購入は 各部署がしているということでしょうか。 ＞そのまま各部署が、購入等をしていることがあり、 ＞必要時に、どの部署が購入しているか、 ＞調べて、その部署に頼んでいます。 購入は各部署 管理は総務部 検証とは １・どこの部署の予算（費用）で払うか ２．総務部に在庫があるか調べる どちらでしょう？ 当社では 各部署に「物品等購入依頼書」を書いてもらって 総務部で注文していました。 在庫管理には便利ですが 各部署の予算を超過することがあり、 最近は ・予算管理 ・物品の注文 とも各部署にやってもらって 納品書を総務部に届けてもらう 予算を超過していないかは総務部で 会計データを取って毎月調べています。 参考になるでしょうか？
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お礼
回答ありがとうございます。
補足
一般的に使用する物品に関しては、総務が発注、管理を行い、発注する。 専門的な物品に関しては、各部署が発注、管理しています。 （設備メンテナンスに必要な工具備品：電ドラ、ビスetc、はそれを行う部署、ＰＣ等は情報システム部署等) 購入依頼書は各部署で記入、部署長が決済し、発注します、納品書、請求書は、購入依頼書は、総務へ渡します。 検証は、清掃に使う洗剤を良く落ちるからと試してみる、静電気防止の為のスプレーを購入して試してみるなどです、試してみて効果があれば、総務で管理すれば良いのですが、そのままに、購入し続け、他の部署で必要になった際に、あるかどうかすら分からない。 どの部署でも使用する可能性があるものは、総務で管理すれば良いと思うのですが、そこらへんがきちんとルール付けされてないので、不便さが出てきています。