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固定資産の棚卸ってどの部署がするもの？
当社は60人強の小規模なオフィスですが、什器備品は現在300件ほど抱えています。 今年は4月より、今まで手付かずになっていた資産の棚卸をして、物品一つ一つが現存するのか各部署にも協力いただき調べております。 現在のところ総務部主体で始まって進めているのですが、最近、資産台帳は経理の管轄なのであるから、毎年の棚卸も経理が主導で行なうべきだとの意見が出てまいりました。 モノの管理→総務部 カネの管理→経理部 と分かれているのではと思うのですが、確かに資産台帳を記入し、廃棄処分等の後処理も経理が関わりつつするものです。 皆さんの会社（大規模・中規模で）でどの部署が取り扱い、どの時期にどんなフローで進めていらっしゃいますか？
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固定資産の棚卸に付いて。 １．固定資産台帳を作成管理している部署以外の所が棚卸をする。・・・・どうしてこのように書いたか?御社のようなオフェスを沢山抱えている会社は、きめられた部署に棚卸監査をする人がいない場合のためです。 ２．台帳は簿内資産（取得価格ー減価償却＝残存価額）を記載と簿外資産（金額の記入無し）遊休資産（簿内と内容は同じだが現在使用しないで保管している物件）に台帳を分けて作成管理します。 ３．棚卸前に物件には棚札をつけます。そうして棚卸当日監査員は半札を回収、固定資産台帳と照合します。 要するに同じ部署。同じオフィスの人が棚卸の際疑問に思っても暗黙の了解のようになるので支社か他場所に監査をしてもらう事が理想です。 よく管理がずさんであると聞きますが、私はこのように管理をしています。 固定資産簿内・簿内遊休・簿外台帳を作成して、管理の内容も可能な限り個別管理をしています。 例えば本体とモーターとベルトを一式で管理している所が殆どですが、この時ベルトが早く損傷を受けやすい、これを取り替える場合分筆と言う面倒な作業をしなければなりません。勿論経理処理もしなければなりません。故に単体で管理すれば、ベルトだけを除却すればいいのです。参考まで。 物件を５．０００件管理しています。手を抜かずに行えば、問題なく管理が出来ます。頑張って下さい。
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大企業と中小企業で固定資産管理の経験がある者です。参考になるかどうかわかりませんが。 大企業（私は某有名ファストフード会社で経験）では縦割りですので、固定資産管理の部門があり、そこが主導で年２回（６月と１０月）大規模な固定資産の棚卸を行っておりました。 １．各店舗の固定資産（番号が付与してあり、新たに固定資産を購入した場合にはシールが発行され、そのシールを送付して貼るよう指導済）台帳を各店舗に送付する。 ２．各店舗でチェックし、間違っていればその旨を別の帳票により記載して返送する。 ３．固定資産管理部門がその帳票から移動等の処理をシステムに入力する。ただし除却の旨の返送があった場合には、その店舗の店長等に除却を過去本当に行ったか、また他店舗に移動したのではないか確認を取り、明らかな確認が取れ次第、処理を行う。（この処理は約２～３ヶ月はかかります） 中小企業（セメントの製造販売の会社で、セメントを買ってもらうかわりにその中小企業所有でタンクを設置して貸与するような形でした）では経理が担当で年１回（１０月頃）大規模（？）な棚卸を行いました。そこでは総務１名経理２名でしたので、経理が担当でした。 １．固定資産台帳から各支店（営業しかいないのでその営業に送付）に送付して、各支店の営業が設置している会社に出向き、チェックをする ２．営業部長の承認後、経理でチェック（本当にないかなど）して処理 この会社で問題なのは、設置した先方が自己で設置したタンクなどもあり、どっちが先方のものなのか分からなくなる（種類が違うなら分かりますが）恐れがあることでした。 また固定資産管理を担当しなかった会社では、総務部が主導で棚卸をしてました。
お礼
詳細なご説明ありがとうございます。 参考にして社内で流れを検討したいと思っています。
- gutoku2
- ベストアンサー率66% (894/1349)
250人規模の会社で経理責任者をしております。 経理の本質的な業務は、 ○資金の管理（財務） ○営業状態の把握（企業会計） ○資金の出納 ○税務会計 であると考えております。 よって、固定資産管理は”総務部”の仕事ですので、当社 では（名目上）総務部が主体となって、固定資産管理をし ています。 （経理部で行っていましたが、総務部に管理主体の変更 を行いました） ただ、固定資産台帳は経理部で作成しておりますし、実質 的な処理も経理で行っておりますので、実態としては共同 作業のようなものです。 棚卸しは年一回で、償却資産税の申告にあわせて、1月1日 現在の在庫を1月10日までに棚卸しして、15日頃までに経理 部へ資料を提出してもらいます。 また、先月の組織変更で総務部と経理部が合併してしまい ましたので、当社ではその問題が本質的でない部分で解決 してしまいました。
お礼
gutoku2様 本質的業務を改めて考えますと、確かに総務部主体のままでいいものだと思ってきました。 棚卸の期間も資産税に合わせるのが妥当ですよね。今年は比較的仕事量の低い夏にしてしまってますが、来年１月早々に再度チェック（新規分だけでも）することにします。次年度よりはgutoku2様方式で年一に。 当社も小規模なところが幸いして、総務担当者と経理で情報共有し協力して進めているところです。主責任者を総務としても、私たちも無責任ではいられない、というスタンスで執り行うことにします。 有難うございました。
- wildcat
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資産台帳というより減価償却費を算出するための台帳でしたが、経理で管理していました。ただ、ものそのものはそれぞれの部署に設置されているので物の有無とか使用しているか使用していないかの判断まではできませんでした。かといって、部署ごとにそれを管理する部署もなく何となく雑務係が適当に見ていました。 資産の数は６０００程度（簿外も含めればそれ以上）ありますが、機械設備などはきちんとした台数管理はできていない状態です。棚卸は総務と担当営業がやることになっているのですが明文化された規程がないので、中途半端な管理状態です。財産目録を作る関係上、経理が中心とならざるを得ないです。償却資産税の申告も経理で行っています。 廃棄・売却や新規購入の申請は現場が行い、稟議を総務が受付け、資産の受け入れは現場、支払は経理、台帳への計上も経理、減価償却費の計算も経理が行っています。固定資産管理は全て総務が行うべきという意見もでていますが、現実には不可能なようです。
お礼
taisetu様 5,000件もの資産をスムーズに管理される手法、さすがだと思いました。励ましのお言葉までいただき有難うございました。 資産台帳は当社はエクセルで１ファイルで管理しているだけで、簿内、遊休、簿外などと区分けしておりませんでした。すでに除却したり償却終了のものも同じ所にいっぺんに見れるので便利ですが、「現在で簿内に価値があるとしている資産」を把握できていません。簿外に何があるかも各部署のアドミに任せきりで、そうなると会社全体に資産管理などという意識が無い状態です。 台帳自体も改善していかなくては、と思います。部署で相談しようと思います。