どの部署がなにを購買できるかについてのルール

質問

数十名ほどの製造系の会社で総務をしております。

部署ごとの小口現金等のルールはなく、きちんとして購買担当もおりません。
ものを買うときは、暗黙の了解で上司に相談し、購入し、請求書等を経理担当に渡す形です。
どの部署がなにを買っていい、なには買ってはいけないという整理がまるでできていないので、
総務としてそこをどう整理したらいいものか悩んでおります。

特に書籍関係について、書籍の種類に関係なく総務で管理したいと思っているのですが、
そのために書籍を購入するときは総務に依頼するというような形を考えているのですが、
おかしいですか？

それともどの部署がなにを買うというところに関してはあまりルール化しない方がいいのでしょうか？

アドバイス願います。

回答No.2

mibukazu01 · ベストアンサー

会社の規模も数十名ならば、組織としてもまだユルイのでは無いでしょうか？

今までそれで通って居るわけですし…社長はどの様なお考えなのでしょうか？

その位の規模の会社で金の流れを変えるという話しをしたいのならば、
各部の部課長と協力して、最終的には
社長にトップダウンで号令かけて貰うしか無いでしょう。

貴方の役職がどのレベルか分かりませんが、独りで奮闘しても
他部署の部課長クラスに「アイツ（貴方）はうるさい」と社長に告げ口されて、
小さい組織では特に重要視される『協調性』と疑われて、
貴方が今の会社組織から外されると思います。

お礼

ご回答ありがとうございます。
社長はあまり深く考えておりません。
私自身管理職ですが、日も浅く協力してくれる人とそうでない人がおります。
ご回答がずいぶん小さい会社の状況を把握しておられる内容なのでびっくりしました。
まさに望んでいるのは社長の強い指示なのですが、それが期待薄です。
どうしたらいいですか？
なにかためになる書籍でもありませんか？

回答No.4

とよ はん（@67917001）

品目でカテゴリーを分けると矛盾が出くると思います。
計上科目で分ける。すなわち目的別に分けるのがシンプルだと思います。
開発部門は試作研究費、製造部門は材料、加工費などで営業部門は販売促進費といった具合でしょうか。
消耗品や旅費交通費などはすべての部門に発生する可能性があるでしょうから、それぞれの部門で発生してもいいですし、総務部門が統括してもいいと思います。
10名ほどの組織ですと、業務はかなりクロスオーバーしますし、明確な切り分けをすると効率が悪くなると思います。
極端に言えば支出は全て総務が管理してもいいぐらいですが、正しいジャッジメントができなければいけませんね。

お礼

ご回答ありがとうございます。
これまで回答いただいた方の意見を総合すると、小さな会社の場合ゼロかイチかがいいようですね。会社が大きくなる前に細かくルール化しておいた方がいいような気がしていたのですが、必ずしもそうでないのですね。むしろ、ルールは大枠だけなのだけれどもその中でも筋違いなことがないのかを気にした方がよさそうです。
とても参考になりました。

回答No.3

daidou

以前、総務で物品調達してました

質問の物品購入がどの程度のことなのかが判然としませんが・・・
（数千円以内の消耗品レベルの話か、10数万もする下手したら資産計上が必要になるレベルを勝手に買ってきちゃうのか）

事務用品や梱包用品などの消耗品類は、量をまとめると安く買えますので、合理的だと思います
ですので、いつも使っている定番の用度品は総務で一括調達し、社内に在庫しておく、という方向へ持っていくのは良いと思います
ただし、常に社内在庫を切らさない、という事が必要です

製造部門で使用する専門的な用具類やそれに付随する消耗品は、専門的な知識がないと難しい場合も多いようです
特に書籍関係は難しいです
「何についてどの程度の記載のある書籍が必要か」
これが中々把握しにくく、専門書を求められた場合は特にそうです
必要としている人自身も、書店へ行ってあれこれ見比べてニーズにあったものを探してくるという事も多いですね
そうやって探し出したものを、その場で購入せず、会社へ帰って総務に依頼して購入してもらう、というのは二度手間ですし
そういったものは「現場の方にお任せする」と言うのがよろしいかと思います

そのほかのアドバイスとしては
用度品購入に関して、清算書を作る事でしょうかねぇ？
何を、何個、いくらで、なんのために買いました、って事を報告する用紙です
それに所属長の認めを捺させて、領収書を添付の上で総務に提出させる
会社で常備しているものを割高で買ってこれば注意できますし、書類を書くのが面倒なので総務に頼むようになります
規程やルールが明文化されていなくても、この書類に
「会社で常備しているものを使うこと」とか「1点10万円以上の購入は事前決済が必要」とか注意事項を書いておいて
所属長の捺印欄に決済可能金額を付記しておけば、ルールとして機能します

ただ他の方も回答していますが、そういう制度の変更は担当者が一人で頑張っても空回りしてしまう事が多いです
上席の方とよく相談し、用度品の購入や代金支出について、このような形にしたい、という具体的なビジョンを示し、理解を得ることが必要です
特に、会社にとってそれがどのようなプラスになるか、そこが要ですね
いくらキチンとしたルールを作りたいといっても、それが会社の得にならないのなら、中々理解してもらえないものです

お礼

ご回答ありがとうございます。
＞数千円以内の消耗品レベルの話か、10数万もする下手したら資産計上が必要になるレベルを勝手に買ってきちゃうのか
上記のような懸念もあるのですが、もっと懸念しているのは、総務に購入内容や金額に関する情報がこずにダイレクトに社長に了解を得るケースがあることです。社長が細かいことを把握できているわけがないので、判断はやはりおおざっぱになります。
まぁ、総務がなめられているとも感じているのですが・・・
具体的なアドバイスとても参考になりました。

回答No.1

nitto3

基本的には上限金額だけ決めて、部署に任せるべきですよ。

お礼

ご回答ありがとうございます。
参考にさせていただきます。