マンション管理の白紙委任状について質問です

質問

はじめまして。20件にもみたない小規模マンションの
理事の一員として精進しております。

ある防犯アイテム取り付けの議題で、
理事長ｖｓ理事3人の希望が食い違っています。
防犯なので一度は総会に提案し是非を問うべしの理事長の意見には賛成ですが

総会で議題の是非を問う際に
是非に回答せず、白紙委任状で回答を丸投げ一任された場合
理事長の意見が是か非かわからないまま、理事長委任された場合
理事3人が反対していても
理事長の意見が通ってしまいますよね＞ｗ＜

・誰が是か非か、是非の理由を記入しての問いかけは可能ですか

・委任ではなく、必ず是非に回答させる方法は無いでしょうか。
・無回答だった場合は棄権扱いに出来ないですか？

・理事長ではなく理事会に一任という手段は取れますか？
　例「無記名であった場合は理事会（総会）の多数決に委任する」

・また理事会（総会）に一任が可能なら
　理事会出席者の多数決結果に一任されるものですか？
　それとも「総会出席者の是非の回答」+「欠席だが是非の回答あり」の総合票決に
　一任は可能ですか？

やっと管理しない管理会社を切り離し
自主管理組合を立ちあげてまだ1年未満・・
素人集団で理事長権限をよくわからず理事長を決めてしまい後の祭り。

理事3人が反対するほどの内容です。
どうにか票決で対抗手段がないかレクチャー願います（＞ｗ＜）涙

回答No.5

kanman05

文字もよくかけない、読みやすいように漢字も書けない、あなたのマンションの状態を象徴しているようです。理事3人が反対、理事長1人が賛成なら理事会では否決ですね。理事会で否決状態の議案を総会に提出はできません。総会に出席できない組合員に対しては各議案に賛成反対の意思表示ができるようにすべきです。
あなたの管理組合では、管理費の横領、使い込み、持ち逃げが起きる可能性があります。預金通帳またはそのコピーを毎月理事全部で回覧しチェックする必要がありますぞ。

お礼

おしゃる通り、自主の場合はお金の管理が
一番注意が必要ですよね。
月々のお金の管理は今まで以上に気を付けようと思います。
読みづらい中コメントありがとうございました。

補足

ひらがな入力は詳しい経緯まで書く場合、
関係者には一目瞭然だろうと思い＾ｐ＾；
特徴的なものだけでも検索ワードから外れるよう
ささやかに小細工。
大変読みづらくて申し訳ありません。

回答No.4

kanrishi

理事会の迷走という当面の課題を解決する(円満に進める)ためにはアンケートでしょうか。但しこれは規約の書面決議の規定により決議に代えることはできませんから、理事会が議案を作る準備作業の一環と考えてください。理事会での意見を列記してその反応を伺う、議案作成の瀬踏みとでも言うものです。この結果には理事長さんも抗えないのではないでしょうか。

白紙委任状の扱いにはどこでも戸惑ってしまうものです。一般的には議長委任とするところが多いようですが、書面議決権行使の欄を設けて賛否を記入してもらい、組合員に少しでも参加責任を認識してもらうようにしているところもあります。

さて、今回の混迷の原因について、ぶしつけながら一言。
末尾に管理会社委託から自主管理への切り替えのお話しがありますが、ご相談の理事会運営の状態から考えて、管理組合として自主管理の資質が伴っていたのか(いるのか)という疑問を感じました。
どのくらいいい加減な管理会社だったかわかりませんが、中学校の生徒会(レベルの管理組合)が先生の指導を疎ましく感じて自主管理を選択したように思えてなりません。
振り出しに戻って管理組合とはどういうものかを考えてください。

お礼

Σ（＠ｗ＠）間違って途中でボタンをｗｗ
時間限定でいいから取り消しがあるといいのに。
すいません。

ぐるぐる以降の補足を。議題議案まで管理会社が引き受けてくれるわけではないので、将来的に管理委託してもしなくても、結局理事になったからには猛勉強しないとダメってことですね＾ｐ＾；
せめて大学生レベルくらいに成長できるようがんばらねば。

お礼欄で申し訳ないのですが
「アンケートは規約の書面決議の規定により決議に代えることはできません」「理事会が議案を作る準備作業の一環」「理事会での意見を列記してその反応を伺う、議案作成の瀬踏み」
以上のことから、アンケートは総会の白紙委任状の対象外ということでしょうか?
それとも総会前にいろんな例を列挙したアンケート（白紙委任状も議決権行使書もなし）を全権利者に送り、返送されたアンケート結果をふまえ、総会の議題にするかを決められるということでしょうか?
これができると大変ありがたいんですけど。

あと「書面議決権行使の欄を設けて賛否を記入してもらう」とは、総会の議案書面それぞれに議決権行使の欄を設けて、白紙委任状はなしに出来るということでしょうか？

以上をお時間ありましたらご返答いただけるとありがたいです。

本当に上記の書き込み、一番わからなかったことを、とても噛み砕いて説明ありがとうございました。

補足

立ち上がった管理組合の運営は確かにダメダメですね。理事会を開くごとに疲れ切るので既に放り出したい逃げ出したい気分満載ですorz
ただ幽霊マンション時代は、おそらく購入者で理事会とは何かを理解している人は皆無だったと思います。
中学生なんてまだまだ＾ｐ＾幼稚園児のような状態でしょうか。
ただ生徒が先生の金銭的搾取に気付いた時点で、何もしないのは、ただ豚さんになって家畜生活をおくるようなものです。
素人集団が一丸となってマンション管理士や弁護士などに相談しつつ＆不正をしないようお互いを見張りあいながら行動を開始しました。
改善見込みなしの管理会社を切り離したことを後悔はしていません。建物の古さはどうにもできませんが、有志で管理費を積み立てたおかげで、建物は修繕出来て、雨漏りもなくなり、通常の一般的マンションに生まれ変わりましたものｖ自分の財産を一旦守ることには成功したと思っています。
しかしそれとは別に管理組合立ち上げ以降は素人集団のダメダメさが浮き彫りに。
ただ管理会社に委託しても、やはり今回の防犯のような争点を管理会社が判断するわけではなく、理事会が話し合うのですよね。結局ぐるぐる
アンケート規約の書面決議の規定により決議に代えることはできません

回答No.3

ゆのじ（@u-jk49）

貴方は、総会と理事会の区別がついていない。

まず、基礎知識その一。

＞総会で議題の是非を問う

これ間違いです。

議題というのは、討議やら、審議するということで、こういうのは理事会レベルでの仕事。

一方、総会では議題を提出してはいけない。総会というのは話し合いの場ではなく、決議の場。だから、話し合いを望んでくる手合いに対しては、厳しい態度が必要。場合によっては、議長(理事長)は、強制退去を命じることが出来る。応じない場合、警察を呼んで連行して貰うこともできる。つまり、話し合いを執拗に求めて、議事進行を妨害すると、これは「刑事事件」という扱いになって、警察が介入できる。

総会も理事会も出席する人の顔ぶれが同じだと、両者の区別は難しいが、ここは、事前にはっきりと、させないといけない。

総会では、簡単な説明と簡潔な質疑応答のみが許される。執拗に議長に食い下がると逮捕されちゃう。昔、大会社の総会で「右翼」がその種の妨害して、連行されていく場面、見たことあるでしょ。マンション管理組合の総会と会社の株主総会、違うようで同じこと。

繰り返す。総会での上程議案は、必ず、「はい」、「いいえ」で答えられる設問でなければなりません。このように、Yes、Noで答えられる設問を「議案」と言います。Yes、Noで答えられる案件なので、議長委任状、議決権行使書などでの提出も一票とカウントされるのです。

で、全ての人たちに、Yesと言って貰えるよう「総会上程議案説明書」は書かれます。理事会審議で、例えば、「防犯カメラ設置案」の総会上程が決まれば、その理事会決定を受けて、総会に提出されるということです。少なくても、理事会役員の多数決で「防犯カメラを設置しましょう」という合意が得られたので、総会審議に移行したということです。理事会で反対者が多かったら、その時点で、総会上程は断念する。そもそも、理事会レベルで駄目なもの、総会に上程できるわけがない。

それとね、理事会というのは、過半数の役員が出席すると成立し、そして、出席役員の過半数の賛成で物事が決定していくと、貴方のマンション「管理規約」に明記されていますから、よくよく、熟読しましょう。理事長だけが賛成ということでは、その案件は不採用であることはすぐに分かる。

理事長、副理事長、会計担当理事、監事という役員構成なら、《監事に議決権が無い》ので、1対2で理事会否決。
理事長、副理事長、会計担当理事、理事、監事という構成ならば、1対3で理事会否決。
理事会は、一般組合員に議決権はないので、監事と同様、無視しなければいけない。

理事会で良く話し合って、それでも、理事長が自説を曲げないというのであれば、例えば、アンケート調査の形で、「防犯カメラの設置について、ご意見をください」というのをやりましょう。そして、多くの人が賛成するであろう所を推測して、それを理事会でも了として、「総会上程説明書　第Ο号議案」とします。総会前の理事会での決定事項ですから、出席できないけど、賛成ならば、理事長(理事会)判断に対する一票としての「議長委任」となりましょうし、個別に議決権を行使したければ「議決権行使書」を「委任状」とは別に添えれば良い。議決権を議長ではなく、実際に総会に出席できる他の組合員(区分所有者)に譲るというのも良くあること。

このままだと、理事長は突然降ります。理事会の席で「こういうことでは理事長としての責任は取れないので退任する」と言い残して、席を立ちます。理事長が退任すると言ったら、法的な意味でも、誰にも止められません。多分、貴方のマンションの「管理規約」でも、そういう時は、副理事長が理事長を代行しつつ、監事が「臨時総会」を招集して、新しい理事長を新たに決めなくてはならないとされているはず。理事長は役員互選としても、役員補充人員の選任議案が必要。が、理事長が辞めちゃった後、役員になろうという人いますかね。そして、おそらく、誰も理事長など引き受けない。で、管理組合としては空中分解して、即ち、毎年の総会開催まで不能になって、改めて、管理会社にお願いしようという時。足元を見られちゃって、以前の管理月額の倍額を要求される。以前とは別の管理会社にお願いしたとしても、裏で調べますから、以前の月額管理料は分かってしまう。で、「嫌なら、今のまま、折角、自主管理にしたのだから、そのまま、自主管理を続けなさい」と厭味を言われる。実際、そういう場面になれば分かるが、20戸にも満たないということでは、どの管理会社もなかなか引き受けてくれない。そんな時、以前の管理会社が、何もやってくれないように思えたが、どれだけ精一杯安く管理してくれたのか、その有難さが分かる。

＞総会に提案し是非を問うべしの理事長の意見には賛成ですが

この部分で賛成なら、何の文句があるのか。「総会上程議案説明書、第一号議案～第Ο号議案」の本文に添えて、「議長(理事長)委任状」、「議決権行使書、第一号議案～第Ο号議案、それぞれの《はい》《いいえ》に○を付して貰う」、「議決権委託《何号室、ΟΟ様に私の議決権を譲渡する》」といった物を同時添付すれば済む。

理事長がたった一人、一定の勉強をしていると推察されるが、その理事長が降りるとか、引っ越しちゃったりしたらどうするのかな。それに、何より、理事長印、こちらは理事長が持ってて当たり前だけど、銀行通帳は、誰が保管しているのかな。通帳を持ってる人、印鑑を持っている人、それぞれ、互いに監視し合えるシステムになっているのかな。

いくら無能な管理会社でも、銀行通帳を保管してくれて、そして、時々、フロントマンによる持ち逃げ事件があったとしても、それは、管理会社が間違いなく補填するよね。補填できない管理会社では、誰も管理をお願いできなくなる。

でも、役員個人が印鑑と通帳を持っている場合の事件、お金、戻って来ないよね。自主管理でのそういうリスクについて考えたことあるかな。

何故、理事長一人が浮いているのか、もっと具体的に問題点を挙げて貰えば、もっと役立つ情報が提供できるように思う。今のままでは、空中分解、自主管理に移行した最悪のパターンに一直線。管理会社としても、貴方のマンションでの失敗事例は、今後の営業活動に大いに有益。自主管理にすることの危険性を周知させる格好の材料。

高齢化により、理事長とか、役員のなり手が無くなって、それで仕方なく自主管理から、管理会社にお願いすることになるマンションが多い今のご時世で、そういう動きに逆行する行為を行おうというのですから、ある程度の勉強は必要ですね。

まずは、「管理規約」と「使用細則」を三度、熟読してください。そこに、総会のありかた、理事会のありかたが明記されています。「管理規約」というマンションのルールを良く承知して、役員としての任を全うしてください。

私も、腹に据えかねて、昨年、管理会社変更を決行しましたが、大手も中小も碌な所は無いというのが率直な感想。

通帳管理、管理費など出納業務、管理員業務、清掃点検業務をまとめてやらせるだけの会社はあったほうが良かろうとの判断で、新しい管理会社を安価で入れた。で、気分は、自主管理。自主管理のつもりでいれば、すべてこちらで指示して、すべてこちらの言う通りにさせるということで、腹を立てなくて済む。

フロントマンとともに、よりよい管理とは何かを考えたり、話し合ったりすること自体、全く無意味であり、管理会社の社員は、夢にも、良い管理をしようなどとは思っていない。全部、有無を言わさず、命令だけすれば良いんですね。出来ないことは出来ないと言いなさいと言っておいて、一言でも、それはちょっと出来ないと言った時点で、次回総会では、新管理会社を呼びつけておいて、総会直前に「重要事項説明会」を実施、新しい管理会社との新規契約を総会承認して貰うという手順。総会終了後、「総会決議により、御社との契約は、今期満了をもって終了とします」と記した文書を旧管理会社に送った、という乱暴な理事長が私。

長くなりすぎて何を言いたいのか分からなくなってきた。

私なら、まず、「管理組合役員選任(選出)細則」と「理事会運営細則」を「管理規約」に付随するルールとして定める。それぞれの「細則(案)」を理事会での話し合いを通して作成し、理事会での決定稿(総会上程の案文)が出来上がったら、それを総会前に各戸に配って(総会上程資料として添付)、こういう文章で良いか悪いかの「はい」、「いいえ」の判定をして貰う。そういう細則内で、理事会議題の決定方法も明確にすれば良い。「管理規約」に本則があるので、それとの整合性を損なわないという注意だけはしましょう。

で、「管理規約」本則の変更なら全組合員の2/3以上の賛成が必要な「特別決議」だが、「細則」の新規制定は、出席者の1/2以上の賛成で済む「普通決議」。

その中で、役員の選任は、推薦なのか、立候補なのか、輪番制なのか、あるいは、それらの併用なのか明記する。

理事会運営細則では、印鑑の保管方法、金庫が必要かどうかを含めて、通帳の保管方法、「月次の業務(金銭収支・清掃・定期点検)報告」のレベルと、そういう報告書の役員回覧と、回覧文書に対する確認印の手法とか、そういう最低限やらなければいけないことを決めておく。それが無いと、役員に変動があるたびに、やり方が変わっていって、結局、皆、楽をしたいから、どんどん何もやらない方向になっていく。

前の管理会社だって、結局、管理組合理事会が何もしない、何の機能も果たさなかったから、動けなかっただけなんです。

お礼

「理事会運営細則」をつくり
物事を決めるときは、挙手できちんと票決をとるなど
最低限のルール作りはするべきだと痛感しました。
うやむやとか流れで・・とかにならないよう運営規則を学ぼうと思います。管理規約とは、管理組合とは、なども学んでいこうと思います。貴重なご意見ありがとうございました＾＾

補足

以前は天井や壁もぼろぼろで、幽霊マンション状態でした。
建物を建てた建築会社が管理会社で、自主管理と記入されて販売されてましたが理事会は存在せず、私含め素人ばかり購入していたので恥ずかしながら長年荒れ果てるままでした。（私が購入した時点でもかなりボロボロ。ただし立地が良く空き室は常になし）
建設会社は、初期販売時、店舗物件と、かんりひぜろ円で契約していたり、名前の違う子会社に１件所有させ、かんりひみのうにしたり、ふどうさん業者として賃借人手配を引き受け、賃借人がかんりひ払っているのに所有者はみのう扱いになってたり、やってない大清掃でマンション１年分のかんりひを使い切った収支だったり、共用配管破損で修繕依頼しても応じない等いろいろきりがありません。新規購入者におかしいと指摘されて初めて全体像を把握し動き出した次第です。
たった十五件の物件でして、有志で動いていて信用がない+行方不明の権利者さがし+かんりひなしの店舗三件の抵抗で、自主管理組合立ち上げ人数を満たすまで10年弱かかりました。立ち上げ途中も、賛同いただいた方々のかんりひで建物の補修をし改善に努めてきました。（当時のお金の引き出しは居住権利者全員立会いｗ）

現在かんりひみにゅうだった店舗からは裁判をへてかんりひを請求できるようになっています。
ただ管理組合立ち上げで現在の理事３人全員疲れ切っていたのと４人目のポストが空いていたので、管理組立成立以降に店舗を購入した、ふどうさん会社に理事長を任せる流れになりました。ハイ・・素人ばかりでお恥ずかしい・・建設会社と同じふどうさんだしもっと注意すべきだったんですが、案の定、理事長就任の次回より、決定していた大規模壁面修繕の依頼先を「ウチが手配したら～もっとおやすく」と、実際は他社と変わらないのにウチがウチがコールです。

（理事長がハンコ、通帳は会計が所持。お金の出し入れは会計とマンション管理士立ち合いで理事会日に講座から引出し清算。かろうじてお金は見張れています）

ただ理事長は管理組合立ち上げ直前に購入された分譲者（店舗なしで個人経営のでんき工事請負）と仲良しで
その方（以下でんきさん）は管理組合立ち上げ直前の大規模修繕の相みつでお勧め会社の金額が競り負けたことを、以前から組合運営していた３人が出入り業者と裏で結託してると騒ぎ立てたようです。（以前別の仕事をお勧め業者に依頼したこともあるんですよｗ）

私どもの建物はじてんしゃを１Ｆきょうよう廊下に置くことが恒常化してます。でんきさんが、居住している玄関前の私物のじてんしゃをイタズラされたのでカメラが欲しいと申し出があり、私物は自己責任で管理組合は対応せずと却下したところ、建物入口にある１Ｆのポストにも、でんきさん＆店舗三件いたづらされたことがあるので建物入口にカメラをと理事長が別の申立に変えてきました。（玄関を見張ることで自分の玄関前のイタズラ抑止にしたい模様。、どの人もポスト設置後すぐ＆入居後すぐガムテープで塞ぎ使用せず）
その申立の時とにかく一度申し立てを取り上げるよう言われ手を挙げて票決はしてないですが反論なし、うやむやに認めたことに・・・この反論なしで認めたことにのパターンが理事会運営に素人すぎて多いのです。
（組合が雇っている管理士は中立なのでロクな注意はありません、個人的に管理士を代理人に雇い理事会主席の評決をとって代弁してもらうのもこの先考えた方がいいかも状態です）

理事長はふどうさん会社兼りふぉーム会社なので
床ワックスは毎回必ず剥離するとか私に吹き込んできたり（調べたら剥離は５年くらいの単位で十分・・）
他に、でんきさんが裏木戸を防犯上ほしがり設置了承しましたが、商品決めは理事会を待たず年末だから危ないとか理由をつけ強引に理事１人１人つぶして高額すぎる扉の了解をとったり、・・・今回のカメラも設置費用含めて５万ぐらいと載せておいて後出しで１５～１６万の見積もりとか・・もうかんりひ残高は残り少なく、万が一の水回り破損とかに備えなくてはいけないで、出来るだけ無駄遣いしたくないのです。
自衛できているポスト（かつ使用てない）のみを見張るためのカメラは必要ないのです。

アンケート方式にもっていくのは大変参考になりました。ただ出来るものなら、いろんなパターンの提示から選ばせる方式にしたいですし、かんりひぜろ円だった残り二件の店舗との関係も微妙です。白紙委任状しか選ばない権利者が数人いるのもにも非常に困っています。

（議題でも話していますが
私費でもカメラ設置を強く望むなら要検討と別提案済み。）
※権利者の賛成を踏まえた設置で、他の玄関が映りこまないならプライバシー侵害にならないと確認済み

回答No.2

liar_story

議決権行使書を使えば？
議案に対して賛成か、反対かの意思表示をしてもらう書面の事です。
議決権の行使は何も委任状だけでは有りません。

お礼

最初の質問の投稿は
白紙委任のことばかりの書き方でしたね
議決権行使書のこととか抜け落ちてて
大変わかりずらかったと思います。
すいません。

でも、素人のつたない質問に
お答えいただきありがとうございました＾ｐ＾

補足

何か決めるときは
いつも委任状と議決権行使書は同封されていますが、
是非を選ばず、丸投げする方が数人・・・
自分で選びたくないのだと思いますが
通常通りに送付しちゃうと、丸投げを止められないのが現状です＞＜

回答No.1

nitto3

バカなことを飲めば、理事すべてがグルだとされますよ。
そんなシステムは絶対許してはダメです。
訴訟を起こされる可能性がありますよ。

お礼

書き込みありがとうございます。
素人理事３人ｖｓ知識がプロの理事長（ふどうさん兼りふぉーむ会社的にプロ）の状態なので、
こちらの手落ちにならぬよう踏みとどまって抵抗中。
訴訟を起こされるような失敗をしないよう頑張ろうと思います＾ｐ＾