仕事中の改善策

質問

現在携帯ショップに勤めています。
携帯ショップではさまざまな個人情報を紙ベースで取り扱ったりもします。

本日もお客様に名前や番号を用紙に記入していただき、接客を行いました。
お客様が帰られたあとにどのような応対をしたかPCに入力した後に用紙をシュレッダーで処分しなくてはいけないのですが、その用紙を机の下にある書類BOXの上に置きっぱなしにしていました。
スタッフ側にのみ書類BOXが見える状態だったので用紙を他のお客様に見られてはいませんが、私が働いている店ではこのようなことは厳禁です。

置き忘れた理由としては
用紙を置いたあとにPCに入力→机の上だけ見直して書類がないかチェック→机の下まで確認してないので気づかずに下がった。
からです。
見直しをちゃんとやれば防止できるんですけども、それよりも根本的な解決方法を今考えています。
案としましては

1.自分だけのファイルを作り、書類関係は全てファイルに閉じておく→仕事が終わったときに全てシュレッダーにかける。
2.棚の上に三角形の何かを置いて、用紙をおいても下に滑り落ちるようにする。
3.棚自体を無くして、書類はファイルにまとめて本立てなどに立てておく。

を今考えています。問題点としては
1.ファイルで自分のだけまとめてもそれをどこかに置き忘れ、または仕事終わりにシュレッダーにかけるのを忘れては意味がない。
2.用紙が下に滑り落ちるようにしても気づかなければ意味がない。
3.自分のミスが原因で他のスタッフ全員に手間をかけさせる可能性が高い

だと考えてます。問題点や実用面からすると3番の案が一番いいとは思いますが、皆さんの意見や他にもっといい案があるならば教えていただきたいです。

回答No.3

gisahann

ＰＣに取り込んだら印刷してお客様に内容を確認してもらうのでしょう。
その時点までにメモは不要になるわけですから、即シュレッダーに誘導する方法が必要。

印刷した紙は、当日分はファイリングしておき店長か上司が確認後シュレッダー行き。
自分だけのファイルも不要、内部的にもＰＣデータ以外のものを何時までも残しておくのは論外ですね。
・ＰＣの画面で作業の確認を促す画面が出るようにするのも良いかな。
・隠し台は、個人別使用制にして帰宅後は自分だけしか開けられないよう考えるとか。

回答No.2

isoworld

個人の規律や注意力に依存した改善策では必ず再発します。そんな改善策は脆弱です。

　たとえばシュレッダーにかけないと退社できない（仕事を終えて帰ることが物理的に不可能な）ような仕組みに変えると、再発はありえなくなります。品質管理の基本です。