Microsoft Accessの使い方

質問

仕事で、アクセスを使いたいと思っているのですが、
今まで自分で一から作成した事がなく、アドバイスをいただけたらと思います。

作りたいデータベースの概要としては、
1．個人毎にデータを管理（個人の毎年or毎月のデータを入力）
2．入力したデータの一覧の作成（毎年or毎月のデータの集計）
3．2で作成した一覧から、個人毎に帳票（個人カード）を作成

最終的にはフォームでわかりやすく、見やすくしたいのですが、
あと、新規に個人を登録する際に、
簡単にベースとなるテーブル？（クエリ？）を追加できるような、
便利なものになればいいな・・・と思っています。

ほぼド素人なので、1の時はテーブルの何々を、2の時はクエリの何々を・・・など、
素人を相手にすると思って、簡潔にしていただけると非常に助かります。

私が家で使っているのは、Access2007ですが、
職場はAccess2000なので、共通した機能の中で完成させたいと思っています。

何もわかってなく、質問もうまくできていないかもしれませんが、
皆様のお力を貸していただけませんでしょうか。お願いいたします。

回答No.2

layy

テーブルを作るところから始めます。
どうやって？、ですが、

１）必要となる事項を羅列する
２）同じカテゴリはまとめる
３）計算、入力等で求められる事項とそうでない事項を分ける
４）固定値、変動値を分ける、必要に応じて入力値とする
こんな感じでしょうか。

例えば、商品の管理で言えば
商品コード、商品名、単価、数量、金額、税、総金額
そのうち
単価、数量、があれば商品金額や税が求められるので
テーブルには、少なくとも、単価、数量があって、
クエリで単価×数量で金額、その×５％で税金、総金額が求められる。
また、
単価は変わらないが、数量は毎度変わるものなので
数量は画面から入力、とする等。

もちろん、
テーブルに
商品コード、商品名、単価、数量、金額、税、総金額
とあって、金額、税、総金額を計算させるのでなくて直接入力としても
（テーブルだけで）最低限のデータベースとして成り立ちます。

まず、１。
テーブルを作る。
テーブルを作るときには「正規化」という概念があります。
それから、クエリでできることはクエリにする。

２や３はそれからです。

お礼

ご回答ありがとうございます。
お礼が遅くなってしまい、申し訳ありませんでした。

アクセスの難しさ、日々痛感していますが・・・
アドバイスをいただく前よりは、
大分、作業が進むようになったと思います。

ありがとうございました。

回答No.1

hallo-2007

>今まで自分で一から作成した事がなく、アドバイスをいただけたらと思います。
なかなか一言で説明するのが難しいですが
もし、社内で他の方が作成されたシステムがありましたらそれを参考にする方法もありかと！！
基本はテーブルの構成が重要です。
何を入力していくのかわかりませんが、仮に担当者別の売り上げとかでしたら
テーブル１　売り上げ
売上日　取引先コード　品名コード　数量　単価　担当者コード・・・
テーブル２　取引先
取引先コード　会社名　住所　電話番号・・・
テーブル３
品名コード　　品名　定価　メーカー・・・
テーブル４
担当者コード　氏名　部署名　内線番号・・・
と準備して
それぞれのコードでリレーションを結んでクエリを作成
そのクエリを開くと
担当者コード入れると、その担当者で抽出される
クエリ
売上日　取引先コード　会社名　品名コード　品名　数量　単価　小計・・
が一覧となる様に準備します。

作業を便利にする
ために色々なフォームやボタンを作成しますが、基本は
１、入力画面のフォーム
２、検索・抽出の為のボタン・クエリ・レポート
３、データの修正や削除の機能
などのなります。
このあたりは、現場を知っている質問者でないとわからない分野です。

お正月の休みでもあるので
http://www.ny-system.jp/AccessLearning/StockSystem/index.htm
を参考にじっくりと勉強してみられては如何でしょうか。
それと運用も重要です。
例えば
LANで接続されたサーバーにデータベースを置いて
担当者が各自が入力してつかうのか
担当者一人が専門になって入力など作業全て行うのかで
作り方も変ってきます。

お礼

ご回答ありがとうございます。
お礼が遅くなり、大変申し訳ありませんでした。

アドバイスをいただいた通りに、
今現在少しずつですが、勉強し、作成中です。

ありがとうございました。