住所録？って、どーしたらいいの？

質問

まだまだＰＣ．素人です。ハガキソフトっていうのもＰＣにプレインストールされてるのもろくに使っていませんし、あと、会社で宛名ラベルの住所録とか、ケータイの編集ソフトとか、会社用、個人用、家族用とか、冠婚葬祭、子供のお年玉をいついくらもらったとか。（検索やグループ分け？）とかくオールマイティーに一元管理できる？そんなソフトってあるでしょうか？よく筆王とか筆まめの住所録ですべてに活用できるとか？とりあえずExcelで作ればすべてに活用できるとか？聞くんですが。差込ファイルっていうのが意味全然わかりません。CVS？SVC?形式ファイルって？とにかく、「こーいうのから始めたらいいよ」っていうのがあれば教えて下さい。

回答No.3

1289siki · ベストアンサー

biwa2000さん以上にPC初心者ですので、私の場合ということで書かせていただきますね。
住所録で一番重要なのは、データの一元化というのか、元データをどれにするか　ということだと思います。
私はエクセルで作成しています。
「マスター」は
番号（管理のための通し番号：オートフィルで連番入力）
区分（会社、親戚、友人等）
氏名（姓名の間は半角スペース）：セル分割が簡単
ふりがな（全角カタカナ）：他のソフトとの連携で
自宅〒（セルの書式設定で自動ハイフン）
自宅住所１（町名まで）
自体住所２
自宅電話番号（電話等は半角英数モードで自動入力）
自宅ファックス番号
携帯電話番号
個人用メールアドレス
会社名
会社〒
会社住所１（町名まで）
会社住所２
会社電話番号
会社ファックス番号
会社用メールアドレス
●これ以外に、旧姓、家族、贈り物、年賀状、備考を設けています。
もちろん、各個人データは必要な項目のみの入力ですが。
（入力はフォームを使うと入力しやすいです）
このマスターをもとに用途によって、必要な人を抜き出して（区分を利用して抽出）コピーしたシートに分けています。（仕事用、お中元リストなど）

もし、年賀状などのためにソフトを利用されるなら、マスターから必要なデータオートフィルタ（年賀欄に●をいれています）でリスト作成し、「名前を付けて保存」でCSV形式で保存し、年賀状ソフトに読み込めます。
（エクセルデータ形式で読み込めるソフトもありますが）

CSV形式で保存しておけば、メールソフト（アウトルックエクスプレス他）にも取り込めます。（アドレス帳のインポート）

エクセルのデータを使って（差込ファイル）、ワードの差込印刷が可能ですので、宛名ラベル、封筒の宛名書き等も可能です。

エクセルで作成すれば、必要な項目を追加（挿入）することも簡単ですのでマスター住所録には向いているのではないかと思います。

変更時は、マスターを必ず変更することと、バックアップをしておくことをお勧めします。

ご参考になれば幸いです。

お礼

回答を見るのが遅くなっていてすみませんでした。すごく詳しく参考になりました。やっぱり全くの初心者です。ありがとうございました。

回答No.2

blue_leo

＞項目数を増やせばいいという事ですか？

増やさないといけない場合と減らさないといけない場合、順番を入れ替えないといけない場合などさまざまです。

文字列で項目を抽出して各セルの情報を串刺しにするようなプログラムを自分で作れば解決するかも知れません。

探せばある程度のことをしてくれるソフトはありそうですけどね。

お礼

ありがとうございました。

回答No.1

blue_leo

CVS形式で保存するなら普通のテキストエディタで十分です。
所詮カンマで区切られたテキストですから。

まぁ普通に考えたらエクセルやデータベースソフトで
管理するのが一番だと思いますが、書かれている「すべて」というのはすべてのアプリケーションで、ということでしょうか？

それはアプリケーションごとにデータ構造が違うので無理です。
CVSが一番互換性が高いと思いますが項目数などをちゃんと合わせこんでやらないと「すべて」というわけにはいきません。

お礼

「すべて」というのはすべてのアプリケーションで、ということです。ガックリ↓　でも少しだけ？わかりました。ありがとうございました。
項目数を増やせばいいという事ですか？