ワードの差し込み印刷の「住所３」が次行にコピーされてしまう異常について

質問

OSはwindows2000、ワードは2002、エクセルは2002です。
エクセルで作成された住所録を使って、ワードで住所シールを作成したところ、以下のような異常が発生しました。

エクセルの住所録は　番号、氏名、住所１(県市名)、住所２(町村番地)、住所３(マンション・アパート名)のデータが2,000件程あります。
ワードでエクセルの住所録から差し込み印刷をしたところ、住所３のデータがないところにも上行からのデータが差し込まれてしまいます。

ワードのバグなのか、それとも入力支援の設定にこのような機能があるのか解りません。
原因を調べてみましたが、マイクロソフトのHPでは該当するものを見つけることが出来ませんでした。

原因を上司に報告しなければなりませんので是非ご教授願います。

回答No.4

imogasi · ベストアンサー

今まで、差し込み印刷で空白のセルは直上（前）のセルの値を引きずるという質問・疑問はこのコーナーで出たことがないと思う。
まずはフィールドコードそのものを調べることだと思う。
ついでに元データも調べる（偶然上の行のセルの値が入っていたとか無いかな。セルを下に引っ張れば同じ値が入るから）
ーー
フリーのソフトもよいが、ハガキの印刷なら
職場に年賀状ソフトを買って、それを使うのはどうでしょう。
多数使用者による使っての鍛えられ方（酷使したチェック）が違うと思う。値段はご存知３－５千円。
エクセルのデータも（CSVなどテキストをとおさず）直接読み込めるソフトが多いのでは。
一例　筆まめ
http://fudemame-guide.com/fude18/faq/fm18232.html

お礼

ありがとうございます。

imogasiさんのご指摘のように、直上のセルの値を引きずることは検索することが出来ませんでしたので、投稿しました。
元データは確認しました。空白でした。
皆様のアドバイスどおりフィールドコードを確認します。
確認次第、内容を報告します。

補足

e46_2005です。

自己レスです。

問題のファイルはExcel 2007で住所データファイルを作成してありました。
問題となったファイルはOSはwin2000でword2000で作成していました。

word2007で同様の操作を行なってみたら、住所が上行からコピーされるようなエラーは発生しませんでした。

私が検証できたのはこのExcel2007とword2000の組合せでエラーが発生するかもしれない、という事迄です。

色々アドバイスをいただき大変感謝しています。
ありがとうございました。
とりあえず、この質問についての回答を締め切らせて頂きます。

回答No.3

sara_love

手順として、不具合のでるフィールドコードを確認し、どのような設定になっているのかを併せて書くと、レスがつきやすいと思います。
あと、解決方法としては、専用ソフトに切り替えるのもありだと思います。
http://www.vector.co.jp/soft/win95/writing/se417792.html

お礼

ありがとうござます。

まずはフィールドコートの確認が必要のようですので、確認します。

また、専用ソフトは良さそうですね。
我が職場ではこのような宛名書きを各々自分のやり方で行っています。
（ワードで差込印刷をする方法がみんな一番多く使っている方法です。）
こういうソフトがひとつあれば宛名書きの作業がはかどるように思います。

ご紹介ありがとうございます。

回答No.2

Wendy02

こんにちは。

単に、どうなっているかこちらで想像しても始まりませんので、まず、フィールドコードの中身を調べてください。

「右クリック--フィールドコードの表示」で出してください。

今、こちらは試してはいませんが、フィールドコードで、NextRecord　が入っているかもしれません。

正しい状態なら、
≪氏名≫ ≪住所1≫ ≪住所2≫ ≪住所3≫
となっているはずです。しかし、1つの文書で、複数の住所の場合、Excel側にダミーの空白(スペース)を入れなくてはならないかもしれません。（まだ、試していません)

お礼

ありがとうございます。

早速、フィールドコードの確認します。

また、Excelの≪住所３≫に空白(スペース)を入れて試してみたところ、下行にコピーされることはありませんでした。

回答No.1

kjtyn7

エクセルで作成された住所録を、必要なら、フォントなど変えて、印刷することを強くお勧めします。2000件もあるのでしたら、Excelの方が、行ズレも無く、確実です。Wordは不向きです。罫線をひく場合、「文字列中央揃え」にすると文字と罫線の重なりが無くすっきりします。

お礼

ありがとうございます。

エクセルから印刷、その方法もありますね。
実は差込印刷は同僚が行っており、住所３がコピーされてしまうというエラーが発生したため、上司が調べてほしいと依頼されました。

エクセルでの印刷の方法を同僚に伝えます。ありがとうございます。