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アクセス2007で子どものデータ管理を効率化する方法とは？
- アクセス2007を使って保育関係の仕事における子どものデータ管理を効率化できる方法を紹介します。
- テーブルデータの作成とリレーションシップの設定により、保育記録や配慮事項などを一元管理することができます。
- さらに、日誌のフォームや検索機能の活用により、情報の閲覧や検索が容易になります。
- masa8kazu3
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- オフィス系ソフト
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質問者が選んだベストアンサー
少し休憩しますか？ これも、あれも戸お伝えしなければといろいろ先走りしたようで反省しています。 あなたと同じ様にACCESSの初心者の方がいらっしゃいました。 今度は最小限のことを説明するよう気をつけています。 よろしかったら、かきURAをご覧下さい。 通常は回答の新しい順表示されますが、回答順の方が見やすいと思います。 最後の方で表示順をかえることができます。
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- shinkami
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カレンダー入力の件 ACCESS2007の通常のテキストボックスに用意されています。 いきなり難しくなりましたが、差し替え増すので無視してください。
- shinkami
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保育回答10 FRMメニュー フォームはデータの入力及び参照用と言いましたが、ここへコマンドボタン等を配置して 他のフォーム、レポートを開くことができます。 またファイル[保育管理システム]を開いたとき最初に開くフォームを設定出来ます。 １．フォームの新規作成 [作成タブ]→［空白のフォーム］ →［フォーム１ 右］→［デザイン］→［ボタン］→［アプリケーション］ →［アプリケーションの終了］→［次へ］→［文字列］→［次へ］→「終了」→［完了］ これと同じ流れのでフォームを開くボタンも作成します。 →［フォーム１ 右］ →［はい］→「FRMメニュー」→［OK］ ※ ［完了］の前の「終了」は手入力です、これがボタンの名称になります。 ※ ボタンは アプリケーションの終了 となりましたね、ここも［アプリケーションの終了］でなく「終了」かも ２．FRMメニューカレンダーを配置 日付の入力大変煩わしいので出来るだけ避けたいのでカレンダの日付をクリックしここで入力した日付を 他のフォーム、レポートで参照します。 ［FRMメニュー］→［FRMメニュー 右］→［デザインタグ］→[ActiveXコントロール] →［一番下まで スクロールダウン］→［カレンダーコントロール］→［ＯＫ］ メッセージが出て先へ進みませんね このコントロールは特別な環境下でしか動作しません。これからこの環境を作って再度ここへ戻ります。 保育管理システムの入っているフォルダーを確認しておいて下さい。 ［Officeボタン］→[accessのオプション]→[セキュリティーセンター] →[セキュルティーセンターの設定]→[信頼できる場所] ここへ先程のフォルダーを追加してください。 ！自分は別に無菌室というフォルダーを作って此処で処理しています。
お礼
毎日アドバイスありがとうございます。 段々難しくなってきましたね。 理解するのに時間がかかりますが何とかついていきます。 明日から出張になるので返信出来なかったらすいません。（電波があれば返信します） このカレンダーの機能は全てのフォームに挿入して良いのですか？ カレンダー機能は日付にリンクして項目を処理していくという風に考えていいのですか？
- shinkami
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保育回答09 ウィザード体験 レポートウィザード ナビゲーショウウィンドウ（添付参照）が住所録のテーブルが有りますね、 これにマウスカーソルを合わせてから作成コマンドタブをクリック ４つのリボンが表示されます。 レポートリボン内のレポートをクリックします。 表示されたレポートのタグ（レポート名）の左端のアイコンを右クリック印刷幅の調整等内容の変更をします。 ！・インデックス（ID)、ふりがなは削除 ・各項目の幅の調整 ・各項目の枠線を実線にして間隙を０にすると 票のように見えます。 フォームウィザード体験 フォームはデータ入力、参照のためのものです。 同じ要領ですが、こちらはウィザード以外に３つのパターンが用意されています。
- shinkami
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保育回答08 EXCEL展開からからACCESS展開へ EXCELの展開パターンをそのままACCESSへ移行しようとするのは大変難しいし移行する必要も無いでしょう。 ACCESSの特性(リレーショナルデータベース)に合わせて展開するのが得策でしょう。 ＜「習い事」の情報に関しては、出席した子ども（登録している曜日に参加する）に関して行う処理事項だと理解して下さい。＞ 保育実績でしたら TBL保育記録の保育日より[Weekday関数］で求めることができますのでフィールドを用意する必要はないでしょう ・TBL保育記録には児童単位で保育日－習い事 で登録しますので出欠項目も不要です。 ・参加件数、時間数は児童－習い事のレコード数をカウントして求めます。 、 TBL保育記録で次のフィールドを考えています。 ・保育記録ID ・保育日 ・児童ID ・習い事ID ・開始時刻 ・終了時刻 ・保育メモ ※ 保育メモ：データ型をメモ型にしてWordで記録している個人への記録に対応します。 ※ [Weekday関数］はご存知のEXCEL関数のようなばぃえーしょんはなく［月,火,水,目,金,土,日＝1,2,3,4,5,6,7］と単純です 以下は2回目のあなたからの返信です ＜縦に氏名。横に日付を指定し、yes/no方式のテェックボックスを作りました 横のラストに合計の項目を作り、個人別に月の出席日数をテェックの数を自動に入る様にしたい（countまたはsum）＞ 保育記録を期間内（月初～月末）児童－習い事単位でカウント＆集計 ＜同様に縦のラストにはその日ごとの出席児童数の合計を算出できるようにしたいと思っているのですが、上手くいきません＞。 保育記録を期間内 日－習い事単位でカウント＆集計 ＜この形式の場合は主キーはどうしたら良いのでしょうか？＞ 主キーはレコードをユニークなものとし他からの参照を確かなものにするためのもので、普通オートナンバー型とします。 児童名、習い事名等も主キーに設定することができますが、リレーションを組んでいると改名が出来ません テキスト型にしてインデックスを重複なしとします ＜完成した出席場は、日誌のテーブルと関連性を持たせて、日誌の日付と出席簿の日付とリンクするようにできたらいいな！＞ 対児童に対しては保育メモで対応できますね 会場単位の日誌は TBL会場とTBL会場記録を設計しますか TBL会場…会場ID・会場名・管理者・収容人数・使用料単価 TBL会場記録…会場記録ID・利用責任者・利用日・利用開始時刻・利用終了時刻
お礼
出席簿に関して、テェックボックスを作り、クリック一つで出席のカウントが出来るようにしました。 フィールドは左から氏名・1日・2日…31日・計、レコードには、児童氏名を記入し最終レコードに集計を作りました。 各日にちの出席人数は「レコード集計」でカウントできました。 しかし、フィールドの各児童の1か月間の出席日数の集計を作ることができなく四苦八苦しています。 氏名の右隣（1日）から31日までを対象に集計するにはどのように設定したらいいですか？ また、各月ごとに出席簿のテーブルを用意する必要があるので、1つ作成して12カ月分コピーし、3月末に年間の出席日数の合計欄も追加したいと思っています。 （ここまでするなら、やはりエクセルでしょうか？） 補足：習い事に関しては、出席した日に参加する子もいますが、必ず参加するわけではありません。 「会場単位の日誌は TBL会場とTBL会場記録を設計しますか」→これは管轄が違うのでこどもが何曜日・何時に何を習うかだけ分かればいいので、児童の登録の欄にこの3点を追加するだけでＯＫです。 TBL保育記録のメモに関しては、ＯＬＥオブジェクトを埋め込んで、そこにワードで記入していくことにしてみました。 主キーに関して、結局どのテーブルのどのフィールドが主キーになるかがいまいち良く分かりません。 とりあえずここまで出来ました。
- shinkami
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まだ何回か続きますので、回答No.を振ってみました。 保育回答07 保育園または幼稚園のお仕事かと早とちりしていました。 小学児童の学習塾、ボーイスカウト関連のお仕事と考えてよろしいでしょうか ACCESSのようなリレーショナルデータベースでは固定情報用のテーブルと変動情報用のテーブルを分けて設計します。 住所録用のテーブルは固定情報用のテーブルとしてTBL児童として、変動情報は保育記録の方で取り扱いましょう TBL児童のフィールド ・児童ID ・児童名 ・ふりがな ・学校ID・1年時日付・住所1 ・住所2 ・電話番号 ・緊急連絡 ここで学年をそのままにしておくと毎年変更が必要になりますので、1年になった時の日付としました。 登録曜日は習い事とは無関係？それとも習い事の予定曜日…実績であればTBL保育記録で対処できると思います 保育記録にない日は欠席 習い事は１人の児童が複数受けることに対応しなければなりません。 習い事のテーブルを作成し児童と習い事を１対Nで関連付ける(リレーションシップと呼ぶ）テーブルも必要になります。 ここで必然的にTBL学校 TBL習い事 TBL学習計画 が必要になります。 リレーションをご理解いただくためにTBL学習のフィールドを記入しておきます TBL学習計画のフィールド ・計画ID・児童ID・習い事ID・サイクル・曜日・開始時刻・終了時刻 ※サイクル 毎日、毎週（月曜日） 第１（月曜日） 次回は一息つくために、TBLデータを元にして出欠記録表を作成してみましょう レポートウィザード作成しますのでクリックだけでできてしまいます。
お礼
色々と作業していくうちに何となくアクセスの考え方が分かってきたような気がします。（たぶん…） システムを理解すれば結構使い勝手が良さそうですね！！ 補足ですが、「習い事」の情報に関しては、出席した子ども（登録している曜日に参加する）に関して行う処理事項だと理解して下さい。 貴重なお時間を私の為に使って頂き、ありがとうございます。 今後もお力貸して下さい。 出来そうなところは自分でドンドン作成していきますので。
- shinkami
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前回の補足要求で誤字がありましたので訂正します。 ・ID…インポートのときに負荷されたものですね を ・ID…インポートのときに付加されたものですね テーブル以外にフォーム、レポート、クエリを作成してゆきますのでこの区分を明示するため各名称の頭を次のような記号を付けてネーミングします。 ・テーブル TBL データの記憶 ・クェリー QRY 一つ以上のテーブルを連結して必要なフィールドを選択したもの ・フォーム FRM テーブルまたはクエリーに入力したり、参照する画面、メニュー画面にも利用 ・レポート RPT テーブルまたはクエリーの内容を作表印刷 インポートした住所録の名前を「TBL園児」に変更しておきましょう。 名前の変更はテーブル一覧のテーブル名アイコンを右クリックします（添付図参照） 保育に関してはあなたが専門で出来上がりはあなたのもの、あなたが使用します。 名称は一応こちらからの提案になりますが、これにしたいと云うのがあれば云ってください。 あなたに合わせます 保育記録はワードですかエクセルですか 表になっているのなら項目名を教えてください。
お礼
色々と細かくありがとうございます。 名称などは提案通りでOKです。 保育記録はワード２００３です。普通に文書として細かく記入してあるだけです。 宜しくお願いします。
- shinkami
- ベストアンサー率43% (179/411)
住所録の補足をお願いします ・ID…インポートのときに負荷されたものですね ・氏名 ・カナ ・学校名…一つの保育園(or保育所)と思っていましたが、複数の学校のデータ処理になるのですか ・学年…最長 何年ですか ・〒・住所１・住所2…この区分は住所1：都道府県&市区町村名 住所2：所番地及びマンション名、室番号 ・電話番号 ・登録曜日（月～金）…ここにはどのような内容が入っていますか ・登録曜日合計…件数ですか、数値の合計ですか
お礼
早速の回答ありがとうございます。 学校名→10か所あります。 学年→1~6年生までの6項目です。 住所は郵便番号から住所１に市町村名・区・町・（郵便番号から自動入力する設定は分かります。）住所2に枝番・マンション名など。 電話番号→2項目（自宅・緊急連絡先） 登録曜日→出席・欠席の2項目（出席のみテェック）その中に習い事（書道・プール・英語などの項目名と開始時間・終了時間の情報を組みこんでいる） 登録曜日合計→普通に登録している日数の合計なので数値で２～５で表しています。 こんな感じでわかりますか？
- shinkami
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昨年暮れにACCESS2007を購入しましたが、ACCESS2000とは勝手が違い手つかずのままです。 これからあなたと共に取り組んでゆきたいと思います。 これからの説明の中でカッコ内に言葉が入りますが ［ ］内は変更不可 「 」は変更可とします。 「 」の言葉は変更されてもかまいませんがその旨お知らせ下さい。 →次へ進む多くの場合→ ［ ］で［ ］内をクリック →［……右］で［ ］内を右クリック 先ず内容区分テーブルの作成です。 テーブルを丁寧に設計することにより、後の作業が楽になりますので少し我慢してください。 ACCESS2007を立ち上げると、作業の開始画面が表示されます。 左上の［空のデータベース］をクリック ファイル名を「保育園管理システム」 →[作成] →［表示］→「TBL内容区分」→［ＯＫ］ →［1行目のキーマーク 右］→［主キー］→「フィールド名のIDを区分名に変更」→「オートナンバーをテキスト型」 これよりフィールドの詳細設定に入ります。 →「フィールドサイズ ８」→「値要求 はい」→「空文字の許可 いいえ」→「インデックス はい重複なし」 →「IME入力モード ひらがな」→［TBL内容区分を閉じる］→［はい］ これでテーブルの一つが完成しました。 TBL内容区分をクリックして 出席、入園申込、入園、卒園、退園、運動会、遠足 等区分名を登録してください。 次は園児マスターの設計ですが、EXCELで住所録があるのですね、このデータをインポートして各項目の詳細はこの後設定します。
お礼
またまた画像付きの分かりやすい回答ありがとうございます。 住所録のインポートまでは完了しました。 ちなみに項目はID・氏名・カナ・学校名・学年・〒・住所１・住所2・電話番号・登録曜日（月～金）・登録曜日合計・‥です。
- -00
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アクセスには検索機能がないので、検索するとなるとVBAの知識が必要になります。 もし分からないようであれば、ここにある回答でそのまま使えるものがあるので、それを流用するのが楽かと思います。 ただ、検索時の不具合が発生した場合、知識がないと対処できないかと思われます。 入力様式や出力様式が決まっている場合は、正規化を若干無視する形で作ったほうが管理がしやすい場合があります。 (場合によっては一時ファイルの作成、更新ファイル、追加ファイルの作成等面倒になることもしばしば) あくまでＡＣＣＥＳＳはデータベースなので表やグラフはＡＣＣＥＳＳではなくエクセルで作成することになります。 それとＮＵＬＬに関しては少し注意を払う必要があるので気をつけてください。
お礼
回答ありがとうございます。 vbaは何かはわかりませんが、ある程度の知識がないと出来ないのがわかり、無い頭を使って勉強中です！ NULLは結構くせ者ですね。既に何度もNULLが表示され、どこの場所もクリック出来ない状態が発生しておりました。 要は「つじつまをしっかりと合わせなさい」ということですよね。 また質問した際はお力貸して下さい。
- shinkami
- ベストアンサー率43% (179/411)
挑戦しますか EXCEL ・入力画面と出力画面ほぼ同一 ・データを縦 横の表形式に展開してから処理 ACCESS ・入力画面と出力画面を別々に定義する ・レコード単位（EXCELの1行）で処理 この違いを実感するにはもう少し後になると思いますが ACCESSは初体験のようですので一歩一歩ですね 出席簿ということですがこれは保育記録の出席データを抽出を作表します。 先ず次の3つのテーブルを定義してください。（ ）内はフィールド名ECCELLの先頭行の見出し項目 このフィールドは随時追加できますので必要最小限でスタートしましょう ・内容区分テーブル（内容区分名) ・園児テーブル(園児ID,園児名,園児フリガナ） ・保育記録テーブル（保育記録ID,日付,園児ID,内容区分名） 出かけますので今回ここまで。
お礼
参考URLありがとうございます。 今後もコツコツと勉強していきますね。また、疑問がでましたら質問したいと思いますのでお願いします。