HTMLメール

質問

私はＩＴ関連商品を扱う某企業の営業マンですが、今社内でHTMLメールを会社として禁止した方が良いかどうか議論が起こっています。
当社からメールを送った先の担当者が「ＩＴ商品を売っている会社のクセにHTML形式のメール送ってくるなんてレベルが低いな」ということを言っているらしいのです。
現在outloookExpressの初期設定ではHTML形式になっていますし、レベルが高い低いとか言うことではないと思うのですが、ご意見をいただけませんでしょうか？
会社的にHTML形式禁止している（初期設定を変更しなさいと社内ルールとして指示している）会社ってあるのでしょうか？
ちなみにうちの会社は全部で約８，０００人います。全員がパソコンを持っているわけではありませんが、１，０００から３，０００台はあると思われます。
宜しくお願いします。

回答No.10

toysmith · ベストアンサー

私がIT関連業の会社の方から“いきなり”HTMLでメールを送りつけられたら同様な感想を持つと思います。
決してHTMLメールを非難しているわけではなく、“完全禁止”を推奨するわけでもありません。

本当にHTMLである必要があればHTMLメールで良いのです。
しかし、全てのメールがHTML形式だと迷惑です。
通常、HTMLメールはテキストメールの3倍～5倍の容量となり、ネットワークトラフィックを増大させます。
また、ビジネスメールのほとんどはテキストメールで十分な内容です。

カタログや説明書などはPDFやワープロ文書を添付すれば良いだけですし、大量送信（CCやBCCで送信した場合でもPC→SMTPサーバは1通だけですがSMTPサーバ以降は受信者の数だけコピーされて別個に送信されます）の場合はWebに公開してURLをメールするなどの配慮があってしかるべきでしょう。

IT関連事業を行っていると言うことは最低でも国内の通信環境は御存知だと思います。
ITインフラの遅れている現状でイタズラにトラフィックを増やすような行為をする業者さんとIT関連の取引はしたくはありません。

現状では「HTML全面禁止」ではなく「HTMLメールの使いどころを考えて効果的に使う」という方向が正しいと思われます。

HTML非対応のメーラーの問題は“皆無”というわけではありませんが気にすることも無いでしょう、
HTMLメールは非対応メーラーの為にテキストメールが添付された状態で送信されます。
（これがHTMLメールの容量を増大させる原因の一つです）

「OutlookExpressの初期設定だから」と言うのは免罪符にはなりません。
IT関連事業を行っている限りプロとしてインターネットにかかわる義務があるでしょう。
素人臭いいいわけは通用しません。

少なくとも顧客には「必要な場合はHTMLメールを利用しても良いか？」という確認を行う必要があるでしょう。

IT関連事業を行っておられるならRFC1855（ネチケットガイドライン）を読んでください。
「頼まれてもいない大量の情報を他人に送ってはいけません。」
「電子メールメッセージを配達するのにかかるコストは、平均すると、その送り主とその受け取り人（あるいは、彼らの組織）がだいたい等しく負担します。これは、通常郵便や電話、テレビ、ラジオのような他の媒体とは異なっています。また、誰かにメールを送ることで、ネットワークバンド幅やディスク容量、CPU処理量のようなその他のコストを相手に負担させているかもしれません。これは、頼んでもいない広告電子メールが歓迎されない（そして、多くの状況において禁じられている）ことの基本的経済的な理由です。 」
これらの意味を理解されればネットワークバンド幅の無駄遣いが双方（ひいてはネットワーク全体）に迷惑な行為であることに気付かれると思います。
参考URLでお読みいただけます。
ネットワークを利用する全社員に周知されることをオススメします。

参考URL：

http://www.cgh.ed.jp/netiquette/

回答No.4

madman

HTML形式を表示できない、メールソフトを利用している人は沢山います。そういったところに、HTMLメールを送るのは大変失礼であり、タグが表示され非常に見にくい文章となります。メールを行うときのマナーとして最低限の事ではないでしょうか？ネットワークを利用するマナーが会社にはないと判断されてもし方のない事でしょう。
ルールとして指示しなくても、どういった事がマナーなのかを全員が理解すれば指示などしなくても良いはずです。

お礼

ご意見ありがとうございます。
＞全員が理解すれば指示などしなくても良いはず・・・
全員が自ら勉強し理解するに越したことはないのですが、
やはり個人差もありますし、きちんと通達しないと守られ
ないのが正直なところです。（中には通達があったことすら
気づかない人もいたりします）
一人の行動で会社が信用をなくすようなことは避けるべきだと
考えています。

回答No.3

nawoyuki

HTML形式のメールは社内での
使用には問題ないと思います。
特に社内行事のお知らせ等の
「一工夫」にはもってこいです。

しかし、社外となるとコンピュータの
環境も違ってくる訳ですし。
対応していないメーラーを使っていた
場合などは相当にツライと思います。
（それは無いとは思いますが）

テキスト形式のメールにたまに
HTML形式のメールが混ざっていて
その為だけにブラウザを起動するのは
個人的にちょっと嫌ですね…。

お礼

ご意見ありがとうございます。
うちの会社内の意見として、社員が多いうちのメールサーバー
はただでさえ負荷が高いので、社内メールもテキストにするべき
という意見もあります。
個人的には重要な部分は何らかのマーキングがあった方が伝わると
思っているのですが。

回答No.2

hokkainabe

ITも使いようです。

誰でもHTMLメールが受けられると考えるのは危険です。
「受けられない環境もある」ということを理解してこそのITです。

たぶんそれを指摘したのではないかと思われます。

お礼

ご意見ありがとうございます。
今回、回答いただいた方々のご意見をお聞きしても、やはり
相手方の環境に合わせる必要性は高いと感じました。

回答No.1

nobor3

ちゃんとした意図を持って、ＨＴＭＬ形式メールを受けることができる環境の相手に対して送るのなら、レベルが低いと言う事は無いと思います。
ＨＴＭＬ形式だと、デザイン等に工夫ができるし、ちゃんと使えば「送った先の担当者」のいうレベルとは別の意味でレベルが高いと言えると思います。
ただ、初期設定がそうなっているので、そのまま使っているっていうんであれば、レベルが低いと思う人も居るかもしれません。

お礼

ご意見ありがとうございます。
うちの場合は社員も多く、メールに関するルールもないので「知らずに」
ｈｔｍｌ形式を使っているケースも結構あると思います。
私の場合、「意図」は当然セールス（ＤＭ）になります。
コンサルティングだソリューションだといっても、最終的にはそれによって
契約を取りたい、売上を上げたいということになります。
（メールを勝手に送ること自体の問題性はここではひとまず置いておきます）
ｔｅｘｔ形式では効果は低いような気もしますし、かといっていきなり電話しても
断られてしまうケースがほとんどです。
一目で見た方の頭に残るものを送る。そして電話で興味のある方にアポイントを
取って詳細を説明に伺う。これが私の理想です。