HTMLメール

質問

私はＩＴ関連商品を扱う某企業の営業マンですが、今社内でHTMLメールを会社として禁止した方が良いかどうか議論が起こっています。
当社からメールを送った先の担当者が「ＩＴ商品を売っている会社のクセにHTML形式のメール送ってくるなんてレベルが低いな」ということを言っているらしいのです。
現在outloookExpressの初期設定ではHTML形式になっていますし、レベルが高い低いとか言うことではないと思うのですが、ご意見をいただけませんでしょうか？
会社的にHTML形式禁止している（初期設定を変更しなさいと社内ルールとして指示している）会社ってあるのでしょうか？
ちなみにうちの会社は全部で約８，０００人います。全員がパソコンを持っているわけではありませんが、１，０００から３，０００台はあると思われます。
宜しくお願いします。

回答No.10

toysmith · ベストアンサー

私がIT関連業の会社の方から“いきなり”HTMLでメールを送りつけられたら同様な感想を持つと思います。
決してHTMLメールを非難しているわけではなく、“完全禁止”を推奨するわけでもありません。

本当にHTMLである必要があればHTMLメールで良いのです。
しかし、全てのメールがHTML形式だと迷惑です。
通常、HTMLメールはテキストメールの3倍～5倍の容量となり、ネットワークトラフィックを増大させます。
また、ビジネスメールのほとんどはテキストメールで十分な内容です。

カタログや説明書などはPDFやワープロ文書を添付すれば良いだけですし、大量送信（CCやBCCで送信した場合でもPC→SMTPサーバは1通だけですがSMTPサーバ以降は受信者の数だけコピーされて別個に送信されます）の場合はWebに公開してURLをメールするなどの配慮があってしかるべきでしょう。

IT関連事業を行っていると言うことは最低でも国内の通信環境は御存知だと思います。
ITインフラの遅れている現状でイタズラにトラフィックを増やすような行為をする業者さんとIT関連の取引はしたくはありません。

現状では「HTML全面禁止」ではなく「HTMLメールの使いどころを考えて効果的に使う」という方向が正しいと思われます。

HTML非対応のメーラーの問題は“皆無”というわけではありませんが気にすることも無いでしょう、
HTMLメールは非対応メーラーの為にテキストメールが添付された状態で送信されます。
（これがHTMLメールの容量を増大させる原因の一つです）

「OutlookExpressの初期設定だから」と言うのは免罪符にはなりません。
IT関連事業を行っている限りプロとしてインターネットにかかわる義務があるでしょう。
素人臭いいいわけは通用しません。

少なくとも顧客には「必要な場合はHTMLメールを利用しても良いか？」という確認を行う必要があるでしょう。

IT関連事業を行っておられるならRFC1855（ネチケットガイドライン）を読んでください。
「頼まれてもいない大量の情報を他人に送ってはいけません。」
「電子メールメッセージを配達するのにかかるコストは、平均すると、その送り主とその受け取り人（あるいは、彼らの組織）がだいたい等しく負担します。これは、通常郵便や電話、テレビ、ラジオのような他の媒体とは異なっています。また、誰かにメールを送ることで、ネットワークバンド幅やディスク容量、CPU処理量のようなその他のコストを相手に負担させているかもしれません。これは、頼んでもいない広告電子メールが歓迎されない（そして、多くの状況において禁じられている）ことの基本的経済的な理由です。 」
これらの意味を理解されればネットワークバンド幅の無駄遣いが双方（ひいてはネットワーク全体）に迷惑な行為であることに気付かれると思います。
参考URLでお読みいただけます。
ネットワークを利用する全社員に周知されることをオススメします。

参考URL：

http://www.cgh.ed.jp/netiquette/

回答No.15

yamagtsa

こんにちは。

会社でセキュリティーやＯＡ教育などを行っている部署にいるものです。

まず、
> 当社からメールを送った先の担当者が
> 「ＩＴ商品を売っている会社のクセに
> HTML形式のメール送ってくるなんてレベルが低いな」
> ということを言っているらしいのです。

の部分ですが、とっても納得してしまいました。
だって、相手側がＨＴＭＬ形式か
どうかもわからない時点だったんですよね。
それって思いやりがないって、受け取られても
しかたないのではないでしょうか？

私のいる部署では、
ＨＴＭＬ形式とテキスト形式を使い分けています。
そして、基本的に、テキスト形式をデフォルトにしています。

では、どういった時に、ＨＴＭＬ形式のメールを送るかというと、
私の場合、ハイパーリンクを挿入する時だけですね。

ハイパーリンクだと、添付ファイルにする必要が無いわけですから、
メール自体重くならないし、もしファイルを訂正したとしても、
ハイパーリンクなので、送り直す事もないですし。

で、普段受け取る側から考えますと、
Outlook ExpressでＨＴＭＬ形式でも大丈夫でも、
まだ違和感があります。
（自宅では、ＨＴＭＬ形式未対応のメーラーを使っているってことも
大きな原因だと思いますが。）

私がそういう責任者になった場合には、
メーラーは、Outlook Expressにし、
デフォルトをテキスト形式にしますけどね。
そうすれば、ＨＴＭＬ形式を禁止しなくてもいいかと思いますが。。。。
というか、ＨＴＭＬ形式でなければいけない理由があるのでしょうか？

なんだか乱文になってしまってすみません。

お礼

ご意見ありがとうございます。
私の疑問は、（１）社員すべてのパソコンの設定を換える必要が
あるか、またそうするだけの価値があるのかということ、（２）
私のような営業マンが新規顧客の開拓のためにＤＭ的な使い方を
する場合ではどうか？というものでした。
（１）については納得できました。（２）については私個人の判断
ですが、ｔｅｘｔ形式では訴える力が弱く、ｈｔｍｌ形式ではマナー
の面で大きな問題があるということで、ただでさえ見ていただける確率
が低く、受け手に迷惑とも取られるメールによるＤＭは避けた方が良い
という結論にいたりました。
多くの方に回答いただき感謝しています。
みなさんがｔｅｘｔ形式を推奨（？）されていますので、当社の全ての
社員がマナー違反にならないように社内に持ち帰りたいと思います。
回答いただいたすべての方に返事を書きたいのですが、
予想を上回る数の回答を頂きましたので、大変失礼かとは
思いますが、この場でお礼を申し上げます。
どうもありがとうございました。

回答No.14

selenity

個人的に言えば、意味もなく「HTMLメールを送って
くるような相手と仕事はしたくない」と言うのが
本音です。
むしろ、そのことを忠告してくれたメールを送った
先の担当者に感謝すべきでしょう。

レベルが高い低いという観点から見れば、御社の
システム管理者のレベルが低かったということです。
まず、E-mailは皆さんが言っているとおり
「ネチケット」が存在します。個人的な(私的な)
メールのやりとりであればいざ知らず、ビジネスの
世界ではネチケットはいまだ根強く残っています。

OEの初期設定に関してはMicrosoft自身がネチケット
やマナーなどを知らないし気にしない会社なためです。

システム管理者としてはOE/Outlookを選択する以上、仕事の
メールではHTMLメールをつかわせないように
設定を変えるのは義務です。まっとうな(常識的な)
システム管理者のいる会社では、きちんと通告し、
設定していますよ。従業員が8000人いようとも
端末が5000台あろうとも大至急設定の変更を
すべきでしょう。
Netscape Mailerも同様です。

あなたの会社は既に相手の方からの信用を落として
いることを忘れないでさください。

回答No.13

tobruk

他の方が書かれている通り、「原則としてメールはテキスト形式で」ということは
「ネチケット」というか、ネット上での「常識」になっています。
ところが、k8810さんの書かれた通り「OutlookExpressの初期設定がHTML形式」
になっているために、深く考えずに「HTML形式」でメールを送っている初心者は
少なくありません。
しかし、企業、それも「ＩＴ関連商品を扱う企業」から送信されるメールが
「HTML形式」では、「そういうことが判っている人が1人もいないの？」
という誤解を受けることにもなりかねません。
会社名で出すメールはもちろん、社員個人で出す場合も、基本的には「テキスト形式」にして、
必要があって且つ相手も了解している場合だけ「HTML形式」にする、というように
決められた方がよいと思いますね。
変な例えですが、「魚の名前も知らない魚屋さんから魚を買う気はしない」ですよね(笑)

回答No.12

nuts

＞現在outloookExpressの初期設定ではHTML形式になっていますし、レベルが高い低いとか言うことではないと思うのですが

メニューをクリックするだけで簡単に設定できるものを「考えもせずに」初期設定そのままで使っているのなら、それはそう言われてもしかたのない面がありませんか。
ヒステリックにHTMLメールを否定することはもはやできない状況だとは思いますが、HTMLメールによって伝わってくる無神経さが非難されているのではないでしょうか。

回答No.11

pen2san

メールを使っている人の中で、HTMLメールが読めるツールの方が少ないのではないでしょうか？
LinuxやUNIXその他のOSを使っている人も多いし、WinやMACユーザーでもHTML非対応の人がたくさんいると思います。
不特定多数へのインターネットでのメール等は最低環境でも読める方法で送るのがマナーではないでしょうか？（フォントやフォーマットを含め）。
ましてや、ビジネスやメール配信で変なフォントを使われていたり、読みずらいメール（HTMLや文字に色を付けたりフォントやサイズを指定したメール）を受取ると、そのメールを読まないばかりか、その会社の信頼まで低下させます。
少なくとも、受信相手の環境を考えないでメール配信する様な自分勝手な会社と取引したいとは思いません。

受取り人が間違い無くHTMLを受信できる環境でない場合はテキストで送る事をお勧めします。
どうしても画像を送りたい場合は別にＨＰにアップするか添付書類で送る事をお勧めします。

HTMLで飾り絵やイラストを付けて送ってくるメールが結構ありますが、HTML非対応のメールで受信すると添付書類フォルダーにどんどん意味の無いファイルが溜まって行き、それらの不要ファイルを消去する際間違って必要なファイルまで消去した事もあります。
非HTML対応環境使用者にとってははなはだ迷惑です。

１日の受信メール数が１００通～３００通と言ったメール利用者、外出先からアナログモデムでメールサーバーにアクセスしている利用者にとっては１通20KByte以上のメールはイライラするケースもあります。（１日３００通来ると読んで返信するだけで半日かかります。）。
ましてや、その３分の１が英語の場合、HTML形式だと読まずに捨ててしまいます（必要だったらまた送って来るだろうと、、。）

相手に読んで貰おうと思ったらテキストをお勧めします。

回答No.9

acky

HTMLには対応していないメーラーも少なくありません。実際自分がメインで使用している環境ではテキストしかまともに表示しません。
また、もともとHTMLは相手がそれを受け取れる環境にあり、なおかつ相手がHTMLメールの受け取りを了承している場合にのみ送るのがマナーとも言えるでしょう。ですから自分は了承していないHTMLメールは、たとえそれが何であろうと読まずに破棄します。
会社として社外にメールを送るのであれば、やはりレベル云々の問題ではなく、インターネット利用上のマナーとしてテキストにすべきだと自分は思います。

# それにしてもネットスケープのネットセンターから届くメールがHTMLってのはウザいですね。まあ、メッセンジャーがHTMLに対応しているので仕方ないのかな。。。

というような感覚です。

お礼

ご意見ありがとうございます。
＞ネットセンターから届くメールがHTML・・・
そうなんですか。
やはりアメリカではｈｔｍｌ形式の方が主流なのでしょうか？
日本は遅れているのでしょうか？
通信環境の問題も絡んでくるのでしょうね。
写真（画像）の１枚2枚くらいパッと見れるようになって
欲しいです。今のままでは見たときの情報量はｆａｘ以下かもしれません。

回答No.8

asuca

一日に受け取るメールの数が多い場合
クリックしてすぐに表示されないメールは特に重要でない限り読み飛ばしてしまいます。
もちろん読める環境にはありますが読むまでに時間が掛かるメールなどまっていれないというのが現状です。
そういった人もいらっしゃると思いますので出来ればHTMLで送らない方が良いと思います。

outlookの初期設定がHTMLとなっていること自体が問題だと思っています。
だからそれが「初期設定」であっても、「標準的設定」ではないと思います。

お礼

ご意見ありがとうございます。
＞初期設定がHTMLとなっていること自体が問題・・・
全くそのとおりだと思います。
いずれ問題ではなくなるのかな？という気もしますが、
現在の状況では初期設定をｔｅｘｔ形式にしていないことは
大いに問題だと思います

回答No.7

y45u

HTML形式のメールを送ってくるからと言って即、レベルが低いと言い出す方もどうかと思いますけれども、特に指定されたり、カラーで文字を入れたり画像を入れたりしない場合（普通のビジネスメール）はHTML形式は使わないというのが、インターネットでのマナーとされています。会社で禁止するかしないかというレベルではありません。

HTML形式はでメールを送らないというのは常識と言ってもよいでしょう。確かにアウトルックの初期設定はHTMLかもしれません。けれども、その初期設定も笑われているのです。そういう意味ではマイクロソフトって笑われている会社ですよ。他のメールソフトでHTMLが初期設定になっているソフトなどありません。

営業の方でしたら素直にHTML形式のメールはやめにしましょう。HTMLメールとTEXTメールが送られてきて、同じ条件、同じ金額の見積もりがそのメールで来た場合、HTMLメールの方が却下される可能性はものすごく高いですよ。

お礼

ご意見ありがとうございます。
＞会社で禁止するかしないかというレベルではありません。
確かにそうだと思います。
でも、今回のみなさんの回答をお聞きしても、そのままにしておく
のも問題ですし。
＞却下される可能性はものすごく高いですよ。
それは困ります！やはり全社的に禁止する方が良いようですね。
個人的には少し残念ですが。

回答No.6

atlassw

うちの会社では全社的に禁止にしています。
これはHTMLの記述によってはいろいろ悪さが出来るので、そういった誤解を招きたくない為と展開当時はあまり対応したソフトがなかった為です。

感想は人によりけりだと思います。レベル云々は関係ないかと。

ただ対応していないソフトがある以上、営業的なメールはすべてのユーザが問題なく読めるよう配慮する必要はあると思います。
最近は減りましたが、まだHTMLは読めないとかサブジェクトに日本語は駄目などのソフトはありますから、お客への配慮に掛けていると判断されてしまうかもしれません。

お礼

ご意見ありがとうございます。
やはり禁止されている会社があるのですね。
貴重なご意見ありがとうございます。
「・・・いろいろ悪さが出来るので・・・」という話は
私も聞いたことがあります。やはりテキスト形式でないと
だめのようですね。

回答No.5

sesame

nawoyukiさんも書かれているように、社内での使用には問題ないと思いますし、また社外でも、「HTMLメールを送ってくれてかまわない」という承諾が得られている先方に対してなら全然問題ないと思います。

ですが、社外のお得意様などに、了解を得ないままHTMLメールを送りつけるのは迷惑になる場合があるし、そういう可能性を考慮していなかったということで「無神経だ」という誹りを受ける恐れもあるのではないでしょうか？
たとえば私なら、ある会社から初めて送られたDMなどのメールがHTML形式だったら、その会社の良識を疑ってしまいます。

HTMLメールの使用にあたっての配慮を呼びかけるページを掲げておきました。
参考にしていただければ幸いです。

http://wakusei.cplaza.ne.jp/twn/wwwxx050.htm

http://www.pcgaz.nikkeibp.co.jp/begin/007.shtml

お礼

ご意見ありがとうございます。
参考となるページも教えていただき感謝しています。
早速社内の掲示板に載せたいと思います。