電子データと紙書類での情報管理法について

質問

私の勤務している会社では、工場への指示書を電子データと紙書類の両方で管理しています。管理部門は業務のOA化が進んでおり、電子データでの情報管理が可能ですが、工場レベルではそこまで達していないため、どうしても指示は紙で配付する必要があります。
そのため電子データと書類との情報の齟齬が問題になっています。
現時点では管理部門で指示書を作成し印刷するとその内容でデータベースが更新されるようになっています。つまりデータベースに登録されていない指示書は発行できないようになっているのですが、次のようなトラブルが発生しています。

　指示書を印刷した後で内容の間違いに気付く
→指示書を修正して印刷する
　（データベースは修正後の内容に更新される）
→良く見たら修正前の方が良かった。
→修正前の指示書を配付する。
→データベースと指示書が一致しなくなる

この様な場合は、必ず配付する指示書に合わせてデータベースを修正し直すようにと業務手順書に記載されているのですが、以下の理由で実行されない事があります。

1.忙しいので忘れる。
2.修正したデータベース内容を元に戻そうとして、また間違える。
　→データベースは修正前でも後でもない第3の内容になる。

教育を徹底するというのが基本なのでしょうが、それ以外にこのようなトラブルを防ぐ良い方法はないでしょうか。

回答No.2

Zz_zZ · ベストアンサー

>>→修正前の指示書を配付する。

>>配付する指示書に合わせてデータベースを修正し直す

上のように、大々原則が２ヶ所で破られているので、「絶
対に訂正出来ない」現象(齟齬)が生じてしまいます。

上記のうち、どちらかの「反則」１つを絶対に犯さないよ
うにしなければ解決できません。(１つなら、後から修正が
出来る。)

後者の、本来正規品でない(配布する／した)ものに合わせ
て「修正する」は、修正では有りません。別バージョンの
(準)正規品を作ってしまっているので、結果として、都合、
正規品が２つ出来てしまっています。(有りえないし、有っ
てはならない。)

正規品は１つだけ(電子データ)ですので、

・既配布品(非正規品)は必ず破棄

・どんな事があっても、何度でも、最終の正規品を、必ず
　再度配布(既配布品が残っていても)

・何度修正が有っても、その都度(その時点では、最終の正
　規品であるので)必ず配布する。

当然、「通しのバージョン No.」と「日付け」は必須です。

要点は、「電子データの正規品」と同じ、正規「紙」が、
必ず同時に、この世の中(相手方)に存在させることです。
(紙をケチらない。モノグサをしない。)

(お分かりになっているのでしょうが、他に方法は有りません。)

お礼

ありがとうございました。大変参考になりました。
配布した書類にあわせて電子データを修正しなおす、という手順は問題であると私も思っていました。
ただ、忙しいという理由からこれがまかり通っており、手順書はそれを追認したものでした。
業務手順の見直しから取り掛かろうと思います。

回答No.1

kabaka99

こんにちは。OA機器をきちんと活用している様子が伺えますね。
紙資料が混在している以上は、人間の目に頼らざるを得ないところがありますね。質問の例の場合では、「指示書」を再発行した時点で旧の指示書が残っていることが問題なのだと思います。電子データと同様に、修正された時点で紙資料も廃棄すべきではないでしょうか。

あるいは、チェック担当者を設けて、定期的にデータベースと指示書のファイルとをチェックするとか。

はたまた、プリンターだけを工場に設置してプリントアウトは工場で行うとか。

難しい問題だとは思いますが、御社全体のIT化に向けて頑張ってください。

お礼

ありがとうございます。
＞電子データと同様に、修正された時点で紙資料も廃棄すべきではないでしょうか。
そうですね。これが原則でした。
アドバイスを参考にして手順書の見直しを行おうと思います。